Tôi là một đại diện của người làm việc không hiệu quả. Mỗi khi ngồi vào bàn làm việc, chỉ tập trung được 5 phút là tôi lại bật thêm tab Facebook và vài trang báo mạng. Thói quen xao nhãng này đã bắt đầu từ khi tôi còn là sinh viên và đến khi tôi ra trường, đi làm, tôi vẫn không khắc chế đươc. Tôi còn từng không có thời gian biểu cố định, không biết tập trung vào những việc quan trọng nhất, phung phí năng lượng vào những thứ linh tinh và không kiểm soát được ngày làm việc của mình.
Vì những thói quen đó, dù may mắn tìm được một công việc mình yêu thích ngay sau khi ra trường, tôi dần nhận ra mình không làm được việc bằng người khác: khối lượng công việc tôi hoàn thành trong ngày chỉ bằng một nửa đồng nghiệp. Điều đó có thể chấp nhận được khi tôi mới vào công ty, nhưng dần dần, 6 tháng, 1 năm, tình trạng của tôi vẫn không hề cải thiện. Những ngày làm việc không kiểm soát cứ nối tiếp nhau.
Khi nhận ra điểm yếu cần thay đổi của mình, tôi bắt đầu tìm đọc những bài viết về làm việc hiệu quả và kiểm soát thời gian. Nhưng có vẻ như những danh sách dài những bí kíp từ điều 1 đến điều thứ 10 không phù hợp với tất cả mọi người, bởi ai cũng có những tính cách và phong cách làm việc riêng.
May mắn thay, trong một bài viết kỳ công trên The New York Times mà tôi lược dịch dưới đây, tác giả Phyllis Korkki đã chỉ ra những principle - nguyên tắc làm việc năng suất - được cho là đúng với hầu hết mọi người, có cơ sở khoa học và ai cũng có thể áp dụng.
1. Làm một-thứ-một-lúc
Đây là nguyên tắc đầu tiên của làm việc hiệu quả. Không ai có thể làm việc năng suất khi vừa viết email cho sếp, vừa gọi điện thoại cho khách hàng và vừa lướt Facebook cả. Những lúc multitasking (làm nhiều thứ một lúc) như thế, chúng ta thường có cảm giác mình đang rất bận rộn, nhưng thực tế chẳng việc gì được làm cho ra hồn.
Khoa học đã chứng minh multitasking là chuyện không thể. Mỗi người có một lượng giới hạn số lượng thông tin, suy nghĩ có thể lưu giữ trong đầu vào mỗi thời điểm. Khi bạn làm nhiều việc một lúc, não đang phải làm việc cật lực để kiểm soát những suy nghĩ khác nhau khi bạn chuyển qua chuyển lại giữa những việc này việc kia.
Nói cách khác, trong quá khứ, khi tôi đang viết một báo cáo, và mở Facebook lướt trong 1 phút, rồi trở lại với báo cáo sau đó, tự tôi đang khiến não của mình "mệt" thêm một cách vô ích.
Ngoài ra, làm nhiều thứ một lúc làm trì trệ từng việc, tăng khả năng mắc lỗi và giảm đi tính sáng tạo có thể đạt được. Bởi, khi chúng ta chuyển qua chuyển lại giữa việc này và việc khác, hệ thống dây thần kinh trong não phải liên tục "trở đi trở lại" với mỗi việc, kiểm tra xem trong việc này đã làm đến đâu rồi, Phyllis Korkki dẫn ý kiến bác sĩ Earl K. Miller, giảng viên thần kinh học tại học viện Massachusetts.
Cố gắng làm nhiều thứ một lúc ngăn cản sự sáng tạo, Miller nói thêm. Theo vị giảng viên về thần kinh học này, những suy nghĩ đổi mới xuất hiện trong điều kiện trí não chúng ta chú tâm vào một "dòng" suy nghĩ và ý tưởng logic, tức khi chúng ta tập trung vào một việc riêng biệt. Vì thế, việc tập trung rất quan trọng.
Nhưng, làm thế nào để làm - một - việc - một - lúc?
Từng có vài năm trời gắn bó với thói quen lướt Facebook và đọc báo mạng khi đang làm việc, hơn ai hết, tôi hiểu được sự khó khăn của chuyện tập trung vào một thứ duy nhất. Phyllis Korkki đã đưa ra lời khuyên:
Thứ nhất, cần tạo ra một không gian làm việc "ủng hộ" sự tập trung, tức những cám dỗ xao nhãng phải được loại trừ hết mức. Bạn có thể thử các ứng dụng (hoàn toàn miễn phí), giúp ngăn chặn việc truy cập vào mạng xã hội và vài trang khác trong một thời gian cố định.
Thứ hai, biết cảm nhận lúc nào mình đang mất tập trung, khi đó hãy dừng lai và đi dạo một vòng quanh văn phòng. Từ khi tôi đọc được bí kíp này, mỗi khi thấy đầu óc mình đang bắt đầu "lang thang" tới chủ đề nào đó xa rời công việc, hay khi tôi cứ viết mãi một đoạn email mà không xong, tôi tự cho phép mình đứng dậy và đi pha một cốc trà hay cà phê, sau đó trở lại. Bác sĩ Miller còn khuyến khích việc đi dạo quanh văn phòng, vì một vòng dạo chơi như thế sẽ giúp cải thiện tâm trạng, giúp chúng ta tập trung hơn khi trở lại.
Thứ ba, đặt ra thời gian làm việc và thời gian giải lao. Bạn có nhớ những "giờ ra chơi" khi mình còn đang học cấp 1? Mặc dù đã lớn lên và trở thành những nhân viên văn phòng, theo Miller, con người vẫn cần những khoảng "break" xen kẽ trong buổi làm việc để cải thiện sự tập trung.
2. Lập to-do list
Theo Phyllis, to-do list (danh sách những việc cần làm) có hiệu quả trong việc giữ cam kết của bạn trong việc hoàn thành những việc quan trọng, với điều kiện to-do list của bạn được lập ra một cách hợp lý. Đây là điều tối cần thiết cho làm việc hiệu quả, bởi không ai có một ngày làm việc năng suất là trước đó không biết rằng mình cần làm gì và nên ưu tiên gì.
Trước khi bạn rời văn phòng vào cuối ngày, hãy viết một danh sách khoảng 5 điều bạn muốn hoàn thành trong ngày tiếp theo. Đó là lời khuyên từ Julie Morgestern - chuyên gia về quản lý thời gian tại New York. Vị chuyên gia này còn cho rằng chúng ta cần có một danh sách khác gồm những việc lặt vặt cá nhân - như đặt một chuyến bay, mua một món quà sinh nhật - và danh sách này không nên có nhiều hơn 3 việc.
Một điều nữa khác là chúng ta nên thực tế về điều có thể hoàn thành trong to-do list, bằng cách viết ra những nhiệm vụ thật cụ thể, thật đơn giản. Đừng nên ghi những thứ to tát như "hoàn thành dự án" hay "sắp xếp lại cuộc đời mình". Tách chúng ra và ghi thành nhiều nhiệm vụ thực tế hơn.
Một lời khuyên khác, là đừng tham lam lập to-do list cho cả một tuần, điều này vốn khó khăn hơn nhiều và dễ khiến bạn có cảm giác "quá tải".
Một điểm lưu ý khác là chúng ta không nên dành quá nhiều thời gian cho việc lập to-do list. Theo Phyllis, mỗi người chỉ nên dành cho mình ít hơn 5 phút để viết ra một to-do list, để còn có thời gian hoàn thành công việc của mình thay vì cứ ngồi viết về chúng. Tôi thì hiện đã có thói quen mỗi ngày là vạch nhanh 4, 5 gạch đầu dòng những việc cần làm vào sticky note (giấy ghi chú) và dán ngay trước bàn làm việc của mình!
3. Đi dạo và ngủ
Phyllis cho rằng để làm việc hiệu quả, chúng ta phải nghỉ ngơi hiệu quả, bằng việc đi dạo thường xuyên trong ngày làm việc (chứ không phải ngồi lì cả ngày trước máy tính và chỉ đứng lên khi đi… ăn trưa), đồng thời là nghỉ ngơi hiệu quả sau giờ làm việc (chứ không ngồi vò võ 10 - 12 tiếng ở công ty).
Làm việc liên tục trong nhiều giờ không có nghĩa là bạn đang làm được nhiều thứ. Thỉnh thoảng cách tốt nhất để hoàn thành một công việc là... không làm việc trong vài khoảng thời gian nhất định.
Cụ thể, Phyllis Korkki dẫn lời Alan Hedge, một giảng viên về làm việc hiệu quả tại Cornel, cho rằng việc tạm dừng công việc, đứng lên và di chuyển thường xuyên trong văn phòng giúp tăng lượng máu lên não, nhờ đó tăng nhận thức và hiệu quả suy nghĩ. Alan khuyến nghị nhân viên văn phòng nên kết hợp giữa: ngồi, đứng và đi dạo ngay trong văn phòng.
Bên cạnh đó, Phyllis nhấn mạnh về vai trò của những khoảng nghỉ dài giữa các ngày làm việc. Cụ thể, nếu bạn là người hay ở lại văn phòng đến 6, 7 giờ tối trong khi những người khác đã về nhà, tắm rửa, nghỉ ngơi, thì bạn có ít cơ hội sáng tạo trong công việc hơn họ. Phyllis Korkki cho hay làm việc 10 hay 12 tiếng một ngày không tốt cho sự sáng tạo. Bởi lúc bạn nghỉ ngơi, những ý tưởng mới có cơ hội được hình thành trong vô thức, khi tế bào thần kinh tạo nên những kết nối mới.
Hãy nhớ lại xem, lần cuối cùng bạn nảy ra một ý tưởng tuyệt vời là khi nào. Có phải là khi bạn đang ngồi vò võ trong văn phòng hay khi bạn đang ở trong phòng tắm, đang đi dạo quanh khu nhà mình hay khi đang lái xe đưa con đến trường?
Nghỉ ngơi và tách mình khỏi công việc khoảng 10 giờ hàng ngày là điều nên cân nhắc. Ngủ cũng là một trong những cách hiệu quả nhất để nghỉ ngơi, vì thế bạn đừng cố gắng tiết kiệm thời gian cho giấc ngủ nữa nhé. Những nghiên cứu chứng minh ngủ cho phép não bộ chúng ta tạo những liên kết mới, tạo tiền đề cho những ý tưởng đột phá - điều này giải thích tại sao nhiều người thường có những ý tưởng tuyệt vời trong khi tắm vào buổi sáng.
4. Dọn bàn làm việc trước khi rời văn phòng
Bí kíp tiếp theo nằm ở chiếc bàn làm việc của mỗi chúng ta. Không gian vật lý có thể có một tác động lớn đến hiệu quả công việc. Nó "có thể hoặc tiếp thêm năng lượng cho bạn hoặc làm bạn cạn kiệt", Morgenstern - chuyên gia quản lý thời gian nói.
Tôi cố gắng giữ cho bàn làm việc của mình ngăn nắp, trống trải, chỉ để những thứ có liên quan đến dự án, công việc hiện tại mà thôi, đó cũng là lời khuyên của Morgenstern.
Thêm nữa, một cách đơn giản để tăng hiệu quả công việc là dành 10 phút cuối cùng của ngày để… dọn bàn làm việc, để bàn của bạn hoàn toàn sẵn sàng cho ngày tiếp theo.
"Để bạn không cần phải bắt đầu ngày làm việc của bạn với đống lộn xộn của ngày hôm qua," Morgenstern nói. Bắt đầu với một chiếc bàn được chuẩn bị cho một ngày sắp tới có một hiệu quả mạnh mẽ đối với tâm trí và cảm hứng làm việc của bạn.
Tất nhiên, không ai có thể thay đổi cách làm việc của mình trong một sớm một chiều. Với những thói quen trên: tập trung, lập to-do list, đi dạo, ngủ đủ giấc và dọn dẹp bàn làm việc, tôi đang cố xây dựng cho bản thân nhưng thỉnh thoảng vẫn phá lệ và khiến mình có một ngày làm việc tồi tệ. Và cho đến bây giờ, tôi vẫn chưa thể vỗ ngực mình là người làm việc năng suất, cũng chưa thể khắc chế hoàn toàn chứng lướt Facebook và đọc báo mạng trong giờ làm việc của mình.
Nhưng tôi biết mình đang có những tiến bộ nhỏ, bằng những thói quen tôi đang cố gắng hình thành, mỗi ngày tôi nhận ra mình ít lãng phí thời gian thêm một chút, trân trọng và tận dụng những giờ làm việc quý giá của mình thêm một chút.
Tôi cũng không quá nôn nóng, bởi cũng có một lời khuyên cuối cùng mà Phyllis chỉ ra trong bài viết của cô, là chúng ta nên kiên nhẫn với sự thay đổi của bản thân. Những thói quen làm việc đã được duy trì trong hàng năm trời nên chúng ta không thể kỳ vọng một sự chuyển biến ngay tức thì. Điều chúng ta có thể trông đợi là những thay đổi nhỏ, ngày qua ngày, để dần dần những tiến bộ nhỏ kết hợp trở thành sự chuyển biến và chúng ta trở thành những người làm việc hiệu quả hơn hẳn trong tương lai.
