Tất cả chúng ta đều đã từng rơi vào tình trạng này. Chúng ta ngồi trước màn hình máy tính, đọc và trả lời rất nhiều email. Trong số đó còn có những email không cần thiết phải trả lời. Mỗi khi vừa trả lời xong một email, chúng ta có thể nhận được tới 3 email khác ngay lập tức. Tom Patterson, Giám đốc điều hành của công ty áo lót nam Tommy John, hoàn toàn có thể đồng cảm với những vấn đề khó chịu này của bạn.
Patterson, nhà sáng lập Radiate đã nói với Liu rằng, khi xây dựng một công ty với 50 nhân viên, anh sẽ phải suy nghĩ kỹ hơn về cách sử dụng thời gian của mình. Patterson chia sẻ: "Trong vài năm qua, tôi đã luôn băn khoăn về vấn đề kiểm soát thời gian, và tìm cách để sử dụng quỹ thời gian của mình một cách hiệu quả nhất. Việc thuê một người trợ lý để sắp xếp lịch làm việc đã gây ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc của tôi".
Patterson cũng đã chia sẻ với Liu về cách đối phó với tình trạng quá tải hộp thư đến mà anh đã từng gặp. Thủ thuật này đã được Liu chia sẻ trên trang LinkedIn, với nội dung như sau: "Từ cuối năm ngoái, Tom đã thiết lập một tin nhắn tự động để thông báo với mọi người rằng, anh sẽ không kiểm tra email từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều". Thông báo đó có nội dung: "Hiện tại, tôi chỉ kiểm tra email trước 9 giờ sáng và sau 5 giờ chiều, vì vậy việc phản hồi có thể bị chậm trễ. Nếu là việc khẩn cấp, vui lòng gọi điện hoặc nhắn tin cho tôi. Nếu tôi chưa trả lời trong vòng 2 ngày, vui lòng gửi lại tin nhắn".
Patterson nói với Liu rằng, việc anh ta không trả lời email ngay lập tức, đã giúp nhân viên dễ dàng kiểm soát và chủ động hơn trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh. Ngoài ra, nó cũng giúp cho mọi người cảm thấy yên tâm hơn về các vấn đề công việc. Họ không còn phải thắc mắc: "Không biết anh ta đã nhận được email hay chưa?" hay "Liệu email có bị chuyển sang hộp thư rác không?"...
Đây không phải là một giải pháp lý tưởng cho những người làm công việc có liên quan đến dịch vụ khách hàng, hoặc những công việc yêu cầu phải trả lời email nhanh chóng. Tuy nhiên, đây sẽ là một giải pháp để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, thay vì phải dành thời gian giải quyết mớ email hỗn độn.
Nếu bạn đang tìm kiếm thêm nhiều cách để sắp xếp hộp thư đến của mình, hãy xem xét đến 5 thủ thuật giúp bạn tiết kiệm thời gian cho việc kiểm tra email. Bạn cũng có thể học những mẹo nhỏ từ những người thành công như Tim Cook hoặc Jeff Weiner, những chuyên gia quản lý thời gian để kiểm soát email của họ.
Hoặc, bạn có thể học hỏi theo những người sáng lập công ty Life Is Good, John và Bert Jacobs. Họ đã tuyên bố sẽ hoàn toàn không sử dụng email. Họ nói với Business Insider rằng: "Việc không sử dụng email giúp chúng tôi có nhiều thời gian hơn để giải đáp các câu hỏi nâng cao, những câu đố hoặc dự án sáng tạo và cao cấp hơn. Bởi vì, chúng tôi có nhiều thời gian hơn để quan tâm đến những việc khác".
Trong cuốn sách của anh em nhà Jacobs, có viết rằng: "Chúng tôi cứ tự hỏi liệu mọi người có hay bực tức khi đọc email hay không? Hay liệu cảnh sát có gửi email thông báo đến bắt chúng tôi không? Tuy nhiên, chẳng có ai làm như vậy cả!".
