Mặc dù bạn đã cố gắng hết sức để điều hành một đội ngũ nhân viên nhưng lại có một người trong số đó không thể đáp ứng kỳ vọng, điều này khiến bạn băn khoăn về việc làm sao để sa thải người đó một cách dễ dàng.
Dưới đây là 7 điều quan trọng cần nhớ để quá trình sa thải nhân viên diễn ra suôn sẻ.
1. Cho nhân viên của bạn thời gian để thay đổi
Nếu bạn chỉ nhắc tới năng suất làm việc của nhân viên khi họ bị sa thải thì đây chắc chắn là một sai lầm (trừ khi đây là thay đổi từ phía công ty). Để nhân viên không cảm thấy bất ngờ khi bị sa thải với lý do làm việc không hiệu quả, trước đó bạn bạn nên có một cuộc nói chuyện để cố gắng thay đổi cách làm việc của họ.
Nếu như bạn chưa làm điều đó?
Thay vì lập tức sa thải, tốt hơn hết bạn nên cùng nhân viên ngồi xuống bàn bạc, chỉ ra điểm cần thay đổi và xác định một số điều cần thiết để họ có thể cải thiện năng suất làm việc.
Nếu bạn không thấy sự thay đổi sau 30 ngày?
Lúc này bạn có lý do để biện minh về việc phải đưa ra phương án cuối cùng.
Nói dễ hiểu hơn, những nhân viên bị sa thải sẽ tức giận và thất vọng vì cho rằng mình đang không có bất cứ cơ hội nào để thay đổi. Vì vậy bước đầu tiên để sa thải ai đó một cách lịch sự là bạn đừng nên đưa ra kết luận bất ngờ mà hãy cho họ thời gian thay đổi.
2. Lựa chọn thời gian và địa điểm thích hợp
Không nên sa thải nhân viên một cách công khai vì làm như vậy khiến họ mất mặt, mất tinh thần và cách này có vẻ thiếu chuyên nghiệp. Bạn cần tìm một nơi riêng tư, yên tĩnh và không gây sao nhãng để cả hai có thể tập trung vào cuộc trò chuyện.
Có rất nhiều ý kiến về thời điểm lý tưởng trong tuần và trong ngày để sa thải nhân viên nhưng nó phụ thuộc vào sở thích cá nhân và sự phù hợp với nhân viên của bạn.
Bạn muốn một thời điểm phù hợp nhất?
Chiều thứ sáu là lựa chọn không tồi, bởi vì lúc này nhân viên của bạn sẽ có thời gian dọn dẹp đồ đạc cá nhân và bạn cũng có thời gian cuối tuần để ổn định lại mọi thứ.
Nếu bạn muốn giải quyết vấn đề sớm để không ràng buộc nhân viên?
Sáng thứ ba là thời điểm hợp lý, họ sẽ có thời gian còn lại trong ngày nghỉ ngơi và có một tuần để tìm kiếm công việc mới.
Chắc chắn không thể tìm ra thời điểm thích hợp cho tất cả trường hợp vì thực ra không có thời điểm nào hoàn toàn lý tưởng để sa thải ai đó. Hãy tìm hiểu về nhân viên của bạn, về lịch trình của họ và văn hóa công ty và bạn sẽ tìm ra thời điểm thích hợp nhất.
3. Nêu quan điểm của bạn rõ ràng
Hãy đối mặt trực tiếp với cuộc trò chuyện khó xử này. Bạn có thể cho họ một vài lời đánh giá tốt trước khi nhắc đến vấn đề sa thải. Tuy nhiên điều đó chỉ khiến họ hiểu lầm về điều bạn muốn nói đến. Chắc chắn người đó sẽ cảm thấy bối rối nếu cứ nhận được những lời khen "Bạn làm việc rất tốt, cảm ơn bạn đã có những đóng góp tuyệt vời cho công ty nhưng rất tiếc bạn bị sa thải". Bạn nên đưa ra quan điểm rõ ràng ngay từ đầu rằng công việc của họ sắp kết thúc và họ cần tìm một công việc mới.
Tôi hiểu bạn đang nghĩ: Tại sao đó lại là cách tốt nhất để sa thải nhân viên? Nghe có vẻ tàn bạo một cách không cần thiết. Nên nhớ, đưa ra cho họ những lời khen không cần thiết (và nó có thể sai) sẽ chẳng giúp gì cho bạn và cả người nhân viên đó mà chỉ tạo ra thêm lo lắng và tổn thương cho cả hai bên.
Bạn nên rõ ràng nhất có thể, nhưng không có nghĩa là bạn sẽ tỏ ra thô lỗ. Bạn có thể nói nhẹ nhàng: Cảm ơn bạn đã tới, Tony. Mặc dù tôi đánh giá cao những điều bạn đã làm trong năm qua và những nỗ lực của bạn để cải thiện hiệu suất làm việc sau cuộc thảo luận của chúng ta lúc trước, nhưng những điều bạn làm không hiệu quả và công việc của bạn tại công ty XYZ đã kết thúc.
Tôi biết điều này sẽ gây nên tổn thương cho họ nhưng ít nhất nó giúp nhân viên của bạn không cảm thấy hoang mang và khó hiểu trước những thông tin bạn truyền đạt.
4. Tránh sử dụng các cụm từ gây ác cảm
Bạn cần làm điều gì khi muốn kết thúc cuộc trò chuyện? Nếu sử dụng các cụm từ phổ biến dưới đây sẽ chỉ khiến nhân viên của bạn khó chịu:
"Tôi hiểu bạn cảm thấy thế nào."
"Bạn nên biết rằng…"
"Tôi biết bây giờ bạn cảm thấy buồn nhưng sau này bạn sẽ nhận ra đây là điều tốt nhất từng xảy ra với bạn."
Những điều trên đây đều không phù hợp để nói trong thời điểm này. Hơn nữa chúng khiến người nghe có ác cảm khi họ đang trong trạng thái dễ tổn thương về mặt cảm xúc – điều này chỉ khiến họ thất vọng và tổn thương hơn.
Bạn cũng không nên đưa kinh nghiệm bản thân vào tình huống này, nó sẽ làm cho mọi thứ thêm tồi tệ. Nếu bạn cảm thấy mình nên nói gì đó? Hãy thử nói như sau " Tôi biết điều này không dễ dàng, nhưng tôi tin đây là quyết định tốt nhất cho chúng ta."
5. Đặt câu hỏi với nhân viên
Nếu bạn là sếp thì đây không phải tình huống mà nhân viên của bạn có thể đặt ra câu hỏi hoặc điều khiển cuộc trò chuyện. Để kết thúc một cách lịch sự và chuyên nghiệp bạn nên đặt ra những câu hỏi liên quan đến mong muốn của nhân viên.
Bạn có thể hỏi xem mình có thể làm gì để hỗ trợ trong quá trình họ nghỉ việc hoặc họ muốn thông báo với đồng nghiệp vào thời điểm nào.
Hãy hỏi xem nhân viên đó cần gì, và bạn có thể hỗ trợ điều gì trong quá trình người đó rời khỏi công ty. Tùy từng hoàn cảnh, một vài công ty cho phép nhân viên chọn thời gian nghỉ việc và thời điểm thông báo với các đồng nghiệp.
Bằng cách đặt ra những câu hỏi như vậy bạn đang trao cho nhân viên một chút quyền lực trong tình huống mà họ cảm thấy bất lực.
6. Ngăn chặn một cuộc tranh luận
Trong một vài trường hợp, dù bạn đã cố gắng để cuộc trò chuyện có kết quả tốt nhưng nhân viên vẫn trở nên tức giận. Nếu bạn không thể làm điều gì khác thì bạn cũng không nên tranh cãi, đừng cố tranh luận với họ rằng bạn đang đúng. Đây không phải là lúc chỉ ra những lỗi lầm của họ, điều này khiến họ tổn thương và tình hình sẽ càng khó kiểm soát.
Thậm chí khi nhân viên của bạn sẽ hét lên: "Bạn không thể làm điều này! Bạn không có lý do nào để sa thải tôi!" Bạn cho rằng đây là thời điểm thích hợp liệt kê ra rất nhiều lỗi lầm – từ việc cô ấy làm mất khách hàng đến việc cô ấy liên tục trễ deadline. Lúc này bạn nên trả lời thẳng thắn và đơn giản: "Tôi xin lỗi vì khiến bạn cảm thấy như vậy, nhưng đây là quyết định cuối cùng"
Nó có thể khiến bạn khó chịu vì bạn cảm thấy mình nên giữ vững lập trường, đáp trả lại và chứng minh quan điểm của mình. Vấn đề ở đây là hầu như các nhân viên đều không nghĩ mọi việc sẽ tồi tệ đến mức họ sẽ bị sa thải. Vì vậy dù cho bạn cố gắng thế nào đi chăng nữa, bạn cũng không thể thay đổi suy nghĩ của họ ngay lúc đó mà chỉ đang thêm dầu vào lửa.
7. Giữ vững lập trường của bạn
Một cách phản ứng khác của nhân viên là xin thêm một cơ hội để thay đổi. Hãy giữ vững quan điểm của mình đừng để bị thuyết phục. Nhân viên có thể làm việc tích cực và gắn bó như thế nào sau khi biết mình suýt bị sa thải? Nếu bạn đồng ý sẽ chỉ tăng thêm mâu thuẫn cho mối quan hệ này. Đồng thời việc này khiến bạn trở thành một nhà lãnh đạo yếu kém.
Dù cho rất khó để giữ lập trường của bạn khi nhân viên trở nên xúc động hoặc thậm chí cầu xin, bạn vẫn nên sa thải họ.
