Quy trình thực hiện công chứng điện tử
Theo điều 47 của Nghị định 104, Văn bản công chứng điện tử (CCĐT) được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo quy trình CCĐT trực tiếp, hoặc trực tuyến. Văn bản công chứng giấy được chuyển đổi thành văn bản điện tử có chữ ký số của công chứng viên, và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng, cũng được coi là văn bản CCĐT. Văn bản CCĐT phải có QR Code, hoặc đường link, hoặc mã số, hoặc hình thức ký hiệu riêng khác để thực hiện việc tham chiếu, kiểm tra tính xác thực.
Công chứng điện tử giúp người dân tránh được rủi ro trong các giao dịch
ẢNH: NGỌC DƯƠNG
Việc ký số của người tham gia giao dịch, người làm chứng, người phiên dịch vào văn bản CCĐT được thực hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp người có thẩm quyền đã đăng ký chữ ký mẫu theo quy định tại khoản 2 điều 50 luật Công chứng.
Theo điều 48 Nghị định 104, CCĐT trực tiếp được áp dụng đối với tất cả giao dịch dân sự. Còn CCĐT trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.
Nghị định 104 cũng quy định người tham gia giao dịch CCĐT sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của VN cung cấp theo quy định, hoặc chữ ký số, chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại VN.
Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch CCĐT có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ CCĐT trên nền tảng CCĐT, hoặc được xác thực cấp chứng thư chữ ký số qua ứng dụng VNeID, hoặc ứng dụng khác tại thời điểm tham gia giao dịch. Mục đích là để đồng bộ tài khoản và cấp chứng thư chữ ký số theo quy định. Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ hướng dẫn tổ chức, cá nhân đăng ký tài khoản.
Công chứng điện tử giúp hồ sơ tránh bị giả mạo
Trao đổi với PV Thanh Niên, bà Phan Thị Mỹ Dung, Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Long An, cho biết CCĐT là nội dung mới, rất tiến bộ trong luật Công chứng 2024. Việc này tạo điều kiện thuận lợi cho người dân có nhiều sự lựa chọn hơn về cách thức để thực hiện quyền của mình.
Công chứng điện tử giúp người dân tránh được rủi ro trong các giao dịch
ẢNH: NHẬT THỊNH
CCĐT là việc công chứng viên sử dụng chữ ký số để chứng nhận hợp đồng, giao dịch và tạo ra văn bản CCĐT, thay vì chứng nhận bằng con dấu, chữ ký tay của mình trên văn bản công chứng giấy. Quy trình CCĐT bao gồm việc số hóa hợp đồng, giao dịch thành dạng điện tử. Khi đó, công chứng viên sẽ sử dụng chữ ký số của mình để chứng nhận. Chữ ký số này không chỉ xác nhận tính chính xác của tài liệu mà còn đảm bảo an toàn và bảo mật.
Cũng theo bà Dung, CCĐT sử dụng các biện pháp bảo mật hiện đại như mã hóa dữ liệu, xác thực danh tính và chữ ký số. Điều này giảm thiểu rủi ro bị giả mạo và gian lận, đồng thời nâng cao độ tin cậy của các giao dịch. Người yêu cầu công chứng có thể yên tâm rằng các tài liệu công chứng và thông tin của mình được bảo vệ một cách an toàn.
"Áp dụng CCĐT cũng giúp các bên tiết kiệm chi phí liên quan đến việc in ấn, tiết kiệm không gian lưu trữ và dễ dàng tra cứu, quản lý và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả", bà Phan Thị Mỹ Dung nhấn mạnh.
Ông Nguyễn Thành Băng, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp TP.HCM, cho biết thêm hiện TP.HCM đã có cơ sở dữ liệu CCĐT được triển khai tại tất cả 117 tổ chức hành nghề công chứng. Cơ sở dữ liệu CCĐT tại TP.HCM cũng đã kết nối, chia sẻ với cơ sở dữ liệu địa chính. Việc này phục vụ hiệu quả cho hoạt động công chứng, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất.
Cũng theo ông Băng, điểm khác biệt cơ bản giữa CCĐT với cách làm hiện hành (công chứng truyền thống) là được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản CCĐT (điều 62 luật Công chứng 2024).
Trong tương lai, văn bản CCĐT có thể liên thông trực tiếp đến các cơ quan thực hiện thủ tục hành chính, góp phần đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của tài liệu, giảm thiểu rủi ro giả mạo văn bản công chứng để lừa đảo, thực hiện hành vi trái pháp luật.
Về phía cơ quan nhà nước, tăng cường hiệu quả cải cách thủ tục hành chính thông qua liên thông các thủ tục, tăng cường chất lượng và hiệu quả quản lý nhà nước thông qua tăng cường an toàn trong giao dịch dân sự của người dân, quản lý cơ sở dữ liệu…
Còn nhiều vấn đề đáng quan tâm
Bà Phan Thị Mỹ Dung cho rằng bên cạnh những thuận lợi, việc triển khai thực hiện CCĐT có thể phát sinh một số thử thách. Chẳng hạn như đòi hỏi công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng phải có tài khoản CCĐT do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, có chữ ký số và có sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian, có đủ trang thiết bị kỹ thuật để công chứng. Ngoài ra, người yêu cầu công chứng phải có chữ ký số hợp lệ theo quy định. Đồng thời áp dụng và khai thác hiệu quả các cơ sở dữ liệu có liên quan, đặc biệt là dữ liệu về dân cư, hộ tịch, đất đai, nhà ở…
Những người tham gia vào quá trình công chứng hợp đồng giao dịch bằng hình thức CCĐT phải có kiến thức, mức độ hiểu biết về công nghệ, an toàn, bảo mật thông tin ở mức độ nhất định mới có thể tự mình sử dụng hình thức này. Tổ chức hành nghề công chứng phải có hạ tầng công nghệ thông tin mạnh và ổn định, nâng cao các biện pháp bảo mật dữ liệu.
Theo ông Nguyễn Thành Băng, Sở Tư pháp TP.HCM đã hoàn thành về kỹ thuật nền tảng để chuyển đổi hồ sơ giấy sang lưu trữ điện tử, đang thử nghiệm tại một số tổ chức hành nghề công chứng. Đối với nền tảng CCĐT, Sở Tư pháp dự kiến sẽ hoàn tất về kỹ thuật trong tháng 6. Ngoài ra, Sở Tư pháp đã hướng dẫn việc trang bị chữ ký số cho tổ chức hành nghề công chứng và chữ ký số cho công chứng viên để sẵn sàng cung cấp dịch vụ CCĐT.
"Để CCĐT hiệu quả, công chứng viên cần được tra cứu thông tin của các cơ sở dữ liệu có liên quan như cơ sở dữ liệu hộ tịch, địa chính. Tuy nhiên, hiện nay cơ sở dữ liệu công chứng tại TP.HCM mới chỉ có thể chia sẻ, kết nối được với cơ sở dữ liệu địa chính", ông Băng nói.
Văn bản CCĐT sẽ phục vụ cho các hoạt động, thủ tục trực tuyến khác như cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, đăng ký giao dịch bảo đảm... Tuy nhiên, các quy định pháp luật hiện nay về thủ tục có liên quan đều yêu cầu người dân nộp hồ sơ có hợp đồng công chứng bản giấy, chưa cho phép chia sẻ dữ liệu điện tử đã có để thay thế hồ sơ giấy. Việc này gây lãng phí, tốn kém cho người dân và chưa thật sự cải cách trong thủ tục hành chính.
