Cách Tasco Auto giảm một nửa thời gian chờ phụ tùng ôtô

Tasco Auto chủ động dự báo nhu cầu, tổ chức lại nguồn cung nhằm giảm thời gian chờ phụ tùng trong bối cảnh doanh số và mẫu xe tăng, theo Giám đốc hậu mãi Nguyễn Trung Kiên.

Đại diện Tasco Auto cho biết, rút ngắn thời gian chờ phụ tùng ôtô là một trong những ưu tiên trọng tâm của doanh nghiệp này, khi hai thương hiệu Geely và Lynk & Co ghi nhận đà tăng trưởng vượt bậc ở Việt Nam.

Hai hãng xe Trung Quốc được phân phối bởi Tasco Auto hiện có gần 100 showroom toàn quốc, tăng gấp đôi so với tháng 7/2025 và doanh số 7 tháng đầu năm nay đã tăng gấp 4 lần cùng kỳ năm ngoái, theo Tasco Auto.

Trong bối cảnh trên, ông Nguyễn Trung Kiên, Giám đốc hậu mãi Tasco Auto cho biết doanh nghiệp đang điều chỉnh hoạt động cung ứng phụ tùng, đặt mục tiêu nâng khả năng đáp ứng, rút ngắn thời gian chờ đợi ở mảng hậu mãi.

- Tasco Auto đã chuẩn bị nguồn cung phụ tùng thế nào trong bối cảnh doanh số Geely và Lynk & Co tăng trưởng?

- Hiện nay, khoảng 90% nhu cầu với nhóm phụ tùng luân chuyển nhanh có thể được đáp ứng ngay tại nguồn hàng dự trữ ở tổng kho của chúng tôi. Danh mục này gồm các nhóm như: nhóm phụ tùng bảo dưỡng, sửa chữa thân vỏ (kính chắn gió, đèn pha...), hệ thống lái (rotuyn lái, cụm giảm xóc...), hệ thống điện, điều hòa, an toàn (túi khí, cảm biến va chạm...).

Để đảm bảo năng lực đáp ứng, Tasco Auto đã tổ chức nguồn cung theo mô hình tổng kho kết nối hệ thống đại lý toàn quốc. Chúng tôi đang vận hành tổng kho lớn ở Hà Nội, diện tích khoảng 2.500 m2 và dự kiến cuối năm sẽ có thêm tổng kho 1.000 m2 vận hành ở TP HCM. Với các mã phụ tùng có sẵn, thời gian vận chuyển nội địa đến xưởng dịch vụ là 1-3 ngày, tùy khu vực.

Tuy nhiên, quy mô kho và lượng hàng dự trữ chỉ là một phần của bài toán. Hiện, chúng tôi liên tục theo dõi nhu cầu ở các xưởng, đánh giá tốc độ luân chuyển phụ tùng và phản hồi của khách hàng để điều chỉnh danh mục hàng dự trữ, cách phân bổ và cung ứng.

- Với nhóm phụ tùng chưa có sẵn, Tasco Auto đã làm gì để rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng?

- Thực tế không hệ thống kho nào có thể dự trữ 100% mã phụ tùng, đặc biệt những linh kiện có tần suất sử dụng thấp, hoặc cấu hình đặc thù. Với nhóm phụ tùng này, chúng tôi nâng chất lượng dự báo, theo dõi dữ liệu thực tế và lên phương án cung ứng phù hợp theo từng mức độ ưu tiên.

Trước đây, có khách hàng phải chờ đến 30 ngày để có phụ tùng thay thế, nhưng hiện nay đã giảm một nửa thời gian. Với các đơn hàng khẩn, chúng tôi vận chuyển bằng đường hàng không và rút xuống còn 15-18 ngày tùy trường hợp.

Kết quả trên đến từ việc Tasco Auto rà soát toàn bộ chuỗi cung ứng, phối hợp với hãng ở Trung Quốc, thực hiện thanh toán, thủ tục xuất nhập khẩu đến tiếp nhận, phân phối phụ tùng đến xưởng dịch vụ. Thay vì tối ưu riêng lẻ từng công đoạn, chúng tôi đã tháo gỡ các điểm nghẽn xuyên suốt chuỗi. Tasco Auto và đối tác Geely cũng chú trọng quy trình đặt hàng khẩn, hướng đến rút thời gian chờ đợi còn 10-15 ngày.

- Trong quy trình trên, phản hồi của khách hàng được đưa vào thế nào?

- Chúng tôi tiếp nhận thông tin qua nhiều kênh, từ xưởng dịch vụ, bộ phận chăm sóc khách hàng, hotline, các nền tảng trực tuyến... Thống kê trong tháng 7 của Tasco Auto cho thấy, 99% cuộc gọi từ chủ xe đến các kênh 24/7 được tiếp nhận thành công. Trong đó, 95% yêu cầu được xử lý ngay tại thời điểm tiếp nhận.

Với trường hợp phức tạp, xưởng dịch vụ sẽ nhận hỗ trợ trực tiếp từ đội ngũ kỹ thuật ở văn phòng điều hành. Các chuyên gia phối hợp đại lý phân tích dữ liệu, xác định nguyên nhân và đưa ra phương án xử lý tối ưu. Tỷ lệ xử lý thành công đạt khoảng 99% lỗi phát sinh.

Hệ thống Carpla Service và mạng lưới VETC Cứu hộ 24/7 cũng là nguồn lực quan trọng, được chúng tôi phối hợp nhằm hỗ trợ khách hàng khi phát sinh nhu cầu hoặc cần trợ giúp trên đường.

- Việc dự báo nhu cầu phụ tùng diễn ra như thế nào, đặc biệt khi Geely và Lynk & Co là những thương hiệu mới?

- Thách thức lớn nhất của chúng tôi là dữ liệu lịch sử chưa đủ dài. Khi doanh số và các mẫu xe tăng trưởng nhanh, Tasco Auto vừa vận hành hệ thống, vừa liên tục tích lũy và chuẩn hóa dữ liệu.

Tốc độ luân chuyển phụ tùng, nhu cầu thực tế tại hơn 80 điểm xưởng dịch vụ, cùng phản hồi của kỹ thuật viên và khách hàng là cơ sở để chúng tôi điều chỉnh kế hoạch cung ứng. Bài toán phụ tùng không chỉ nằm ở việc mở rộng khi hay tăng lượng hàng nhập, mà sau mỗi mã hàng là chuỗi vận hành gồm: dự báo nhu cầu, đặt hàng, quản trị tồn kho, phân bổ, vận chuyển và phối hợp với hãng mẹ. Trong mắt xích trên, một bước chậm nhịp sẽ khiến thời gian chờ đợi của khách hàng bị kéo dài.

- Ba ưu tiên hàng đầu của khối hậu mãi Tasco Auto thời gian tới là gì?

- Chúng tôi đặt mục tiêu nâng khả năng sẵn sàng cung ứng của phụ tùng lên mức 97%. Hiện, Tasco Auto đang mở rộng danh mục dự trữ, tập trung vào các nhóm phụ tùng bảo dưỡng, sửa chữa thông thường và các mã có tần suất sử dụng cao. Đồng thời, chúng tôi chủ động bổ sung hàng khi tồn kho để tăng khả năng đáp ứng ngay khi cần.

Thứ hai, chúng tôi muốn rút ngắn thời gian chờ với các mã hàng chưa có sẵn xuống 10-15 ngày. Hiện, Tasco Auto đã phối hợp chặt chẽ hơn với hãng để rút ngắn chu kỳ đặt hàng, ưu tiên trường hợp xe đang nằm xưởng.

Cuối cùng, Tasco Auto tiếp tục tinh gọn quy trình và cải tiến dựa trên phản hồi thực tế. Chúng tôi sẽ tiếp nhận ý kiến khách hàng từ nhiều kênh, theo dõi các tình huống có tính lặp lại để tìm nguyên nhân và cải thiện ở cấp hệ thống,

Khi số lượng xe, danh mục sản phẩm và kỳ vọng của khách hàng thay đổi, hệ thống hậu mãi cũng phải liên tục thích ứng. Mục tiêu cuối cùng của Tasco Auto là giảm thời gian chờ đợi, tăng tính sẵn sàng của dịch vụ nhằm mang đến trải nghiệm thuận tiện, an tâm hơn cho người dùng.