Nhiều người nghĩ rằng cách duy nhất để hoàn thành nhiều công việc là dành cả ngày tại nơi làm việc. Nhưng nếu có một cách để làm được nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn thì sao?
Hãy làm theo các mẹo này để tăng tốc quá trình làm việc và nâng cao năng suất chỉ trong 90 phút.
1. Chuẩn bị khu vực làm việc
Tất cả chúng ta đều sẽ có những ngày dường như không thể tập trung vào bất cứ điều gì. Tâm trí lúc này mù mịt và năng suất lao động suy giảm mạnh mẽ. Nếu đúng như vậy, có lẽ đã đến lúc kiểm tra lại khu vực làm việc.
Xét cho cùng, sẽ rất khó để làm việc hiệu quả trong một môi trường không cho phép ta tập trung. Dưới đây là một số mẹo để khắc phục hạn chế đó:
1) Đảm bảo khu vực làm việc đủ ánh sáng. Ánh sáng tự nhiên là tốt nhất, nhưng nếu không thể bảo đảm, hãy dùng ánh sáng nhân tạo thật đầy đủ.
2) Giữ cho không gian làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Bàn làm việc lộn xộn là một yếu tố gây mất tập trung hàng đầu.
3) Loại bỏ mọi yếu tố gây xao lãng. Tắt điện thoại, đóng cửa phòng làm việc và cất đi bất cứ thứ gì có thể khiến ta không tập trung vào công việc.
4) Đầu tư vào sự tiện nghi. Hiển nhiên mỗi chúng ta sẽ dành nhiều thời gian trong khu vực làm việc, vì vậy hãy đảm bảo rằng khu vực đó thật thoải mái!
2. Đặt ra các nhiệm vụ ưu tiên
Biết quản lý công việc là yêu cầu thiết yếu đối với bất kỳ ai muốn làm việc hiệu quả. Rõ ràng rằng sẽ thật khó để hoàn thành bất cứ việc gì nếu ta thậm chí không biết mình cần phải làm gì.
Một trong những cách tốt nhất để quản lý công việc là tạo một danh sách ưu tiên. Danh sách này sẽ giúp ta tập trung vào những mục quan trọng nhất trước tiên, từ đó đảm bảo việc sử dụng thời gian hiệu quả.
Tạo danh sách ưu tiên rất đơn giản, hãy viết ra tất cả các công việc cần hoàn thành, sau đó xếp chúng theo thứ tự quan trọng. Hãy nhớ cân nhắc mức độ cấp bách của từng nhiệm vụ.
Khi đã có danh sách cụ thể, hãy thường xuyên xem lại và cập nhật nếu cần. Điều này sẽ giúp ta đi đúng hướng và luôn xử lí được những công việc cấp bách nhất.
3. Làm việc trong chu kì 90 phút nước rút
Bộ não là một thứ tuyệt vời. Nó có khả năng tính toán phức tạp, giải quyết các vấn đề sáng tạo và suy nghĩ sâu sắc. Nhưng nó không được thiết kế để làm việc không ngừng nghỉ.
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng bộ não tỏ ra hiệu quả nhất khi hoạt động trong từng chu kì ngắn, sau đó là thời gian nghỉ ngơi. Đó là lý do tại sao những người làm việc hiệu quả nhất luôn tuân theo một lịch trình làm việc được gọi là 90 phút nước rút.
Hiểu đơn giản, điều này có nghĩa là làm việc trong 90 phút, sau đó nghỉ ngơi. Trong thời gian làm việc, hãy tập trung toàn bộ sự chú ý vào một nhiệm vụ duy nhất. Đặt hẹn giờ và làm việc đủ thời gian. Sau đó, nghỉ ngơi ít nhất 10 phút.
Ta có thể đi dạo, ăn nhẹ hoặc rời khỏi bàn làm việc. Điều quan trọng là cho não cơ hội nghỉ ngơi và nạp năng lượng. Việc tuân theo lịch trình này thoạt đầu có vẻ khó khăn, nhưng có rất nhiều cách để biến nó phù hợp với từng người. Nếu cảm thấy khó tập trung trong 90 phút liên tục, hãy thử bắt đầu với 60 phút và dần dần tăng mức thời gian lên.Và nếu cần một số hỗ trợ để duy trì hoạt động, rất nhiều ứng dụng giúp tăng năng suất có thể giúp ta luôn đúng tiến độ.
4. Nhóm các nhiệm vụ tương tự với nhau
Đây là một giải pháp tăng năng suất đơn giản có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Hãy nhóm các nhiệm vụ tương tự với nhau để thực hiện cùng một lúc.
Ví dụ, nếu cần gọi nhiều cuộc điện thoại, hãy gọi tất cả trong một lần thay vì trải dài cả ngày. Hoặc nếu đang viết một loạt các bài đăng trên blog, hãy viết tất cả cùng một lúc thay vì bắt đầu để rồi dừng lại mỗi khi hết ý tưởng.
Nhóm các nhiệm vụ có thể là một thay đổi nhỏ, nhưng có thể tác động đáng kể đến năng suất làm việc. Ngay từ bây giờ, hãy thử và xem công việc được hoàn thành dễ dàng hơn như thế nào.
5. Loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung
Rõ ràng ta đang sống trong một thế giới đầy những tác nhân gây xao lãng, và tất cả những yếu tố đó đều dễ dàng cuốn ta ra khỏi công việc đang làm.
Một chút mất tập trung có thể cho phép ta tạm nghỉ làm, nhưng quá nhiều có thể nhanh chóng dẫn đến giảm năng suất làm việc. Vậy làm cách nào ta có thể loại bỏ tất cả và trở lại đúng hướng?
Hãy đặt ra giới hạn cho bản thân. Ví dụ: Đặt cam kết chỉ kiểm tra email 3 lần một ngày hoặc đặt điện thoại ở chế độ im lặng khi đang làm việc.
Ngoài ra, hãy cố gắng tạo ra một môi trường làm việc có lợi cho sự tập trung. Có thể là thiết kế một không gian chuyên dành để làm việc ngay tại nhà, hoặc đầu tư vào tai nghe chống ồn.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng loại bỏ tất cả các yếu tố gây xao nhãng là điều không thể. Thay vì để bản thân bị những yếu tố không cần thiết làm mất tập trung, hãy dồn tâm trí vào bức tranh toàn cảnh. Giữ năng suất làm việc là một cuộc hành trình, không phải là một đích đến.
6. Không được quên thư giãn
Bạn có biết rằng năng suất làm việc tăng lên sau khi nghỉ ngơi? Điều này đã được khoa học chứng minh. Khi ta thư giãn, bộ não còn năng động hơn cả khi làm việc.
Một nghiên cứu chỉ ra rằng những người nghỉ ngơi sau khi hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn sẽ có thể đưa ra nhiều giải pháp sáng tạo hơn những người tiếp tục vùi đầu vào công việc khác. Điều này được giải thích rằng khi nghỉ ngơi, ta để tâm trí đi lang thang, và tạo cơ hội cho những ý tưởng mới nảy nở.
Một nghiên cứu khác cũng cho thấy rằng những sinh viên dành thời gian thư giãn sau khi học bài cho một kỳ thi thường có kết quả tốt hơn những người không làm như vậy. Vì vậy, nếu đang muốn tăng năng suất học tập hay làm việc, hãy dành một chút thời gian để thư giãn sau đó. Bạn sẽ không phải hối hận đâu!
