Một nhân viên đến từ Google đã hướng dẫn cho các đồng nghiệp của mình những phương pháp, để loại bỏ những sự trì hoãn và sắp xếp thời gian hiệu quả cho các loại công việc khác nhau.
Nội dung của bức email được tác giả chia sẻ như sau:
Gần đây, tôi đã soạn một email và gửi nó cho những thành viên trong nhóm của tôi. Trong đó, tôi đã đặt ra một thách thức khá đơn giản về "việc quản lý thời gian" cho họ.
Kết quả là, những phản hồi mà tôi nhận được từ bức email này thật sự khiến tôi rất bất ngờ và tôi đã được khuyến khích để chia sẻ nó với nhiều người hơn.
Một số nhân viên Google của tôi thậm chí đã nhiệt tình đến mức, họ biên tập nó thành một đoạn video để khiến cho nội dung của bức thư trở nên trực quan và sinh động hơn.
Sau đây là nội dung gốc của đoạn email:
Gửi đến: ░░░░░░░░░░
Chủ đề: Nếu bạn không sắp xếp được thời gian để đọc bức email này thì…..hãy đọc nó 2 lần.
Hãy tạm dừng lại và hít thở một chút. Và bây giờ, hãy nghĩ về cách mà bạn đang quản lý quỹ thời gian của mình.
Hãy tự nhủ với bản thân mình rằng, tôi vẫn còn có một số điểm yếu cần phải được cải thiện.
Theo một nghiên cứu đã được thực hiện, thì thường sẽ có 2 mô hình để có thể giúp cho chúng ta thiết lập lịch trình đó là: "Mô hình Nhà Quản Lý và mô hình Nhà Sản Xuất".
Một ngày làm việc của một Nhà Quản Lý sẽ được chia thành những khoảng thời gian nhỏ khác nhau và họ sẽ thay đổi công việc làm của mình sau mỗi 30 phút. Việc này cũng giống như quy tắc của trò chơi xếp hình Tetris vậy. Bạn sẽ phải dịch chuyển các khối hình xung quanh theo cách nào đó, để lấp đầy các khoảng trống.
Tuy nhiên, một ngày của một Nhà Sản Xuất thì lại khác hoàn toàn. Họ cần phải suy nghĩ, sáng tạo và xây dựng nên những thứ mới mẻ hơn. Tuy vậy trước đó, họ cần phải có đủ thời gian để suy nghĩ một cách cẩn thận và chu đáo nhất. Chính vì thế, lịch trình của một Nhà Sáng Tạo sẽ được tạo thành từ những khoảng thời gian dài hơn, rơi vào khoảng nửa ngày hoặc cả một ngày, để tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể nào đó. Ngay cả một cuộc họp kéo dài khoảng 30 phút cũng sẽ gây bất lợi và làm gián đoạn lịch trình của một Nhà Sản Xuất..
Có ý kiến cho rằng, chúng ta nên áp dụng mô hình của một Nhà Sản Xuất để lên lịch trình cho một ngày làm việc của bản thân!
Vâng. Đúng là một ý tưởng tuyệt vời. Tôi sẽ làm theo cách đó. . . nhưng hậu quả, bạn biết đấy. . . là tôi thường sẽ bị trễ giờ khi phải tham dự các cuộc họp.
Không! Tôi sẽ chẳng bao giờ sử dụng mô hình này để sắp xếp lịch trình làm việc của mình đâu.
Cách duy nhất để bạn có thể sắp xếp quỹ thời gian của mình một cách hiệu quả nhất chính là, hãy sống và làm việc có mục đích. Hãy thiết lập rõ các mục tiêu hoạt động của mình, sau đó, xác định chính xác lượng thời gian và địa điểm mà bạn sẽ cần để thực hiện và hoàn thành các dự án của mình.
Tôi sẽ kể cho bạn nghe một câu chuyện về một nghiên cứu đã được thực hiện, để chứng minh cho các bạn thấy hiệu quả của phương pháp này:
● Một nhóm đối tượng gốc (Control Group) đã được yêu cầu tập thể dục 1 lần mỗi tuần và bắt đầu thực hiện vào tuần sau. Kết quả nhận được là, chỉ có khoảng 29% trong số họ đã tập thể dục.
● Một nhóm đối tượng thí nghiệm khác, tạm gọi là Nhóm thí nghiệm số 1, cũng đã nhận được một yêu cầu tương tự, cùng với thông tin chi tiết về lý do tại sao, việc tập thể dục lại trở nên vô cùng quan trọng đối với sức khỏe của họ. Kết quả thu được sau đó chính là, có khoảng 39% trong số họ đã bắt đầu tập thể dục.
● Thêm một nhóm đối tượng thí nghiệm nữa, tạm gọi là Nhóm thí nghiệm 2, đã được yêu cầu phải cam kết tập thể dục tại một địa điểm cụ thể, vào một ngày cụ thể và tại một thời điểm cụ thể mà họ chọn. Và kết quả thu được từ thí nghiệm này đó là, có đến 91% trong số họ đã bắt đầu tập thể dục.
Khi bạn tạo nên một sự cam kết về thời gian, địa điểm và các công việc cần làm có liên quan đến các mục tiêu mà bạn đã đặt ra, thì khả năng mà bạn có thể hoàn thành được các mục tiêu đó là rất cao.
Vâng, vậy thì tôi sẽ có thể thực hiện xong nhiệm vụ này vào cuối ngày thứ Sáu…. ngay sau khi tôi kết thúc các cuộc họp của mình có được không?
Thực ra là không đâu các bạn!
Như các bạn cũng biết, trong một ngày làm việc, chúng ta sẽ có thể có nhiều cuộc họp khác nhau. Tuy nhiên, một số cuộc họp có thể được diễn ra trong một khoảng thời gian khá ngắn hoặc bao gồm khá ít thành viên. Thậm chí, có những cuộc họp còn không cần thiết và chúng ta hoàn toàn có thể bỏ qua chúng. Thay vào đó, hãy dành những khoảng thời gian trống này để lên lịch cho những hoạt động khác cần thiết hơn.
Bên cạnh đó, bạn cũng không nên trì hoãn và để dành lại bất kỳ công việc nào, để có thể thực hiện chúng vào thời điểm cuối các ngày thứ Sáu trong tuần.
Các bạn biết không? Thời điểm mà bạn chọn để thực hiện các nhiệm vụ, với những đặc điểm khác nhau, thực sự rất quan trọng. Mức năng lượng của bạn trong suốt cả tuần cũng hoạt động theo một chu kỳ giống như cấu tạo của một đợt sóng vậy. Vì thế, hãy cố gắng để lập kế hoạch cho những nhiệm vụ và công việc khác nhau, theo một cách nào đó phù hợp nhất:
Hãy lên lịch trình cho từng nhiệm vụ cụ thể theo cách như sau:
Thứ Hai: Vào thời điểm này, mức năng lượng của bạn gần như đã cạn kiệt vì bạn đã dốc hết cho các hoạt động cuối tuần. Vì vậy, hãy dành ra ngày này để thực hiện những công việc có nhu cầu năng lượng thấp như việc đặt mục tiêu, tổ chức và lập kế hoạch.
Thứ Ba, Thứ Tư: Đây là khoảng thời gian đỉnh cao của năng lượng mà cơ thể bạn có được. Vì thế, hãy dành thời gian này để giải quyết những vấn đề khó khăn nhất như việc viết lách, động não, và lên kế hoạch cho các hoạt động khác của bạn.
Thứ Năm: Thời điểm này, nguồn năng lượng bắt đầu giảm. Vì thế hãy dành ra ngày này để lên lịch cho các cuộc họp, đặc biệt là khi bạn cần nhiều sự đồng thuận từ các thành viên trong nhóm.
Thứ Sáu: Đây là thời điểm mà cơ thể của bạn có mức năng lượng thấp nhất trong tuần. Vì vậy, hãy dành ra ngày này để hoàn thành nốt những công việc còn dang dở, thiết lập các kế hoạch dài hạn và mở rộng các mối quan hệ xung quanh bạn.
Hãy thực hiện việc "Lên lịch trình" cho mọi thứ vào buổi sáng, trước khi bạn trải qua tình trạng "Mệt mỏi vì phải ra các quyết định" vào buổi chiều. Sau đó, hãy dành ra khoảng thời gian sau buổi chiều để thực hiện các nhiệm vụ có tính chất đơn giản hơn.
Sau đây là thử thách mới mà tôi dành cho bạn: Hãy tạo ra một bảng "Lịch trình công việc" cho riêng mình và trước khi bạn cần "xin chút thời gian" của người khác, thì hãy cân nhắc xem, thời gian mà mình sắp xếp có đang làm gián đoạn bảng "Lịch trình công việc" của người khác hay không?
Tôi đã tạo ra một bảng "Lịch trình công việc" riêng cho bản thân mình. Vì thế, vui lòng sắp xếp thời gian của bạn để không làm gián đoạn lịch trình công việc của tôi, và tôi hứa sẽ cố gắng hết sức để không làm gián đoạn kế hoạch công việc của bạn!
