Tôi từng để nhiều tập tin khắp màn hình máy tính, việc này giúp tôi dễ dàng tìm ra tập tin ngay lập tức. Ít nhất là tôi nghĩ vậy. Trong lúc chạy đua với deadline, tôi dần nhận ra rằng việc phải tìm một tập tin quan trọng giữa đống lộn xộn trên màn hình thật khó khăn, vất vả. Nhưng chẳng phải màn hình máy tính là nơi chứa những thư mục và tập tin giúp người dùng dễ tìm kiếm hay sao?
Không hề. Cách quản lý tập tin thiếu hiệu quả kìm hãm khả năng làm việc của bạn và tôi. Chúng ta đều cần phương pháp quản lí mới. Nhưng phương pháp đó là gì?
Phương pháp làm trống màn hình
Giống như khi bạn mở hộp thư ra và không thấy những email lộn xộn, màn hình trống cho bạn cảm giác gọn gàng và có kiểm soát hơn. Lưu tập tin và thư mục một cách khoa học giúp bạn tìm ra cái mình cần vào đúng lúc.
Phương pháp này không chỉ hữu ích trong việc tìm kiếm tập tin. Các nghiên cứu cho thấy những người làm việc trong môi trường gọn gàng, ít lộn xộn sẽ hạnh phúc và có hiệu suất cao hơn. Màn hình trống cũng giúp bạn chuẩn bị cho các công việc trong tương lai, khi thường xuyên phải thuyết trình cho khách hàng.
Cách Thực Hiện
1. Tạo một thư mục "Desktop archive" trên màn hình.
2. Chuyển mọi thứ từ màn hình vào thư mục trên
3. Chắc chắn trong vòng 5 ngày, bạn sẽ nhận ra mình chỉ thực sự cần vài tập tin trong số này. Khi đó, hãy đưa chúng trở lại màn hình.
4. Sau 5 ngày đó, hãy sắp xếp những tập tin còn lại trong "Desktop archive" vào những nơi mà bạn cho là thích hợp nhất.
Lặp lại cách này mỗi khi màn hình máy tính bắt đầu có vẻ quá lộn xộn.
Cách tổ chức các tập tin còn lại
Cách tổ chức các tập tin còn lại
Sắp xếp theo khách hàng
Hãy tạo thư mục riêng cho từng dự án, từng khách hàng. Bạn sẽ dễ dàng theo dõi và cập nhật khi có thông tin bổ sung.
Ví dụ:
• Khách hàng - Dự án - Phiên bản - Tập tin
Sắp xếp theo loại
Ví dụ:
• Hình ảnh - Không gian và thiên văn học - Tập tin
• Tài liệu - Giấy tờ ngân hàng - Tập tin
• Phim ảnh - Thể loại - Tập tin
Sắp xếp theo ngày
Nếu không có thời gian áp dụng các phương pháp khác, hãy thử sắp xếp tập theo ngày. Hãy tạo thư mục kèm theo ngày tháng, như "Lưu trữ 10 10 2017" và "Lưu trữ 07 01 2018".
Sắp xếp theo chủ đề
Ngày nay nhiều người đảm nhiệm nhiều vai trò trong một nghề: kinh doanh, viết lách, lập trình, thuyết trình, thiết kế, quản lý và cố vấn,... Bạn nên thử tạo thư mục cho mỗi vai trò, được chia nhỏ theo dự án và có kèm ngày tháng.
Ví dụ:
• Hướng dẫn -> Cách làm trống màn hình 01 2018 - Tập tin
• Làm video - Giới thiệu sản phẩm 02 2018 - Tập tin
• Viết email - Phản hồi khách hàng 03 2018 - Tập tin
Sắp xếp theo mục tiêu
Bạn đang cố hoàn thành việc gì? Bạn làm điều đó vì mục đích gì? Bạn có thể nhắc nhở bản thân nhớ điều quan trọng nhất bằng cách phân loại các tập tin theo các mục tiêu như:
• Hỗ trợ khách hàng -> Phân tích -> Tập tin 06 2017
• Cải thiện giao tiếp -. Phương pháp -> Tập tin 07 2017
• Du lịch -> Mùa hè -> Singapore 08 2017
