Theo khảo sát toàn cầu PwC 2021, trong hơn một năm từ khi đại dịch bùng phát tại Việt Nam, có tới 60% doanh nghiệp chưa hình thành được kế hoạch kinh doanh theo hướng độc lập. Còn theo số liệu của Tổng cục Thống kê, trong suốt 6 tháng đầu năm, trung bình mỗi tháng có gần 11.700 doanh nghiệp phải rút lui khỏi thị trường. Chuẩn bị sẵn sàng một kế hoạch để duy trì hoạt động kinh doanh liên tục trở thành bài toán mà tổ chức nào cũng cần phải giải.
Kinh doanh không gián đoạn: Yêu cầu bức thiết của SMEs trong Covid
Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) là một phần rất quan trọng trong chiến lược hoạt động của đa số các doanh nghiệp và tập đoàn lớn sau nhiều năm "nằm gai nếm mật" và đối mặt với thị trường luôn biến động và đầy rủi ro. Trong khi đó, đối với các SME, đây dường như vẫn là một bài toán chưa có lời giải.
Và rồi đại dịch Covid-19 bùng phát, kéo theo tất cả những hệ lụy chưa từng có trong tiền lệ, bất ngờ trở thành một cuộc thanh lọc, đã và đang loại bỏ các doanh nghiệp có sức đề kháng yếu ớt ra khỏi cuộc đua. Lúc này, mối quan tâm hàng đầu của các SME chính là làm sao để hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, sống sót vượt khủng hoảng và sau đó là chủ động, linh hoạt xây dựng các kịch bản ứng phó để tìm cơ trong nguy.
Sự bị động của nhiều doanh nghiệp trước mỗi lần bị Covid-19 "điểm danh" đã cho thấy một số tổ chức vẫn còn mắc kẹt trong những bài toán về quản trị, kinh doanh, hay làm thế nào để tăng năng suất lao động và tối ưu nguồn nhân lực khi phải vận hành từ xa.
Đã đến lúc Kinh doanh liên tục không chỉ là câu chuyện của những "ông lớn" nhiều trải nghiệm và đủ nguồn lực, mà còn là bài toán cần phải giải đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bởi lẽ, không ai có thể biết được rằng Covid-19 sẽ đến "thăm" Việt Nam bao nhiêu lần nữa, và nếu cứ tiếp tục "ngủ đông" để chờ thời, thì có thể khách hàng, đối tác và chính đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp đã rẽ sang một hướng khác từ lâu.
Xây dựng kế hoạch Kinh doanh không gián đoạn: Dễ hay khó?
"Kinh nghiệm" là một từ dường như không thể thay thế, cần phải đủ thời gian và bài học mới có thể đúc kết được. Thế nhưng trong kinh doanh, không phải SME nào cũng may mắn sống sót sau ngần ấy "thời gian và bài học" để trưởng thành, khi mà những thách thức, khủng hoảng là quá lớn, bất ngờ và kéo dài.
Quy trình xây dựng Kế hoạch Kinh doanh liên tục có thể được xem là quy trình sản xuất "máy thở" cho SMEs, sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị một kịch bản tối ưu để duy trì hoạt động kinh doanh trong mọi tình huống. Tài liệu này được kỳ vọng sẽ giúp doanh nghiệp Việt có thêm góc nhìn khách quan và chân thực hơn về sức đề kháng của mình, từ đó xây dựng chiến lược hành động phù hợp và linh hoạt.
Trước hết, doanh nghiệp cần Xác định bối cảnh. Trong đó, những yếu tố đầu tiên cần được phân tích là tính chất của sản phẩm mà đơn vị cung cấp, sơ đồ tổ chức, cách thức thực hiện quy trình giữa các phòng ban và các yếu tố ngoại cảnh có thể ảnh hưởng đến công việc kinh doanh.
Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ tình hình chung về mức độ rủi ro của tổ chức. Mức độ này được xác định dựa trên 2 tiêu chí: Nguy cơ lây nhiễm dịch bệnh trong nội bộ (N) và Mức độ tổn thương của doanh nghiệp trước các rủi ro liên quan đến Covid-19 (X).
Bộ chỉ số Đánh giá nguy cơ lây nhiễm Covid-19 và Sức đề kháng của doanh nghiệp sẽ giúp các SMEs xác định được N và X. Trong đó, tất cả các tiêu chí từ cơ sở vật chất, trang thiết bị vệ sinh, khử khuẩn… cho tới yếu tố nhân sự, vận hành, kinh doanh và cả bối cảnh chính trị, kinh tế, xã hội đều được đưa ra để phân tích.
Ở bước 2, doanh nghiệp cần tiến hành Xây dựng hồ sơ rủi ro, trong đó phải xác định rõ các quy trình phòng ban có nguy cơ bị gián đoạn, đồng thời phân tích khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng của nó đối với hoạt động kinh doanh. Từ đó, chủ doanh nghiệp có thể xác định và ưu tiên xử lý tình huống tiêu cực có nguy cơ xảy ra cao hơn.
Sau khi hồ sơ rủi ro được thiết lập, doanh nghiệp có thể bắt tay thực hiện bước 3: Xây dựng kế hoạch hành động để ứng phó khi khủng hoảng ập tới, trong đó cần xác định cụ thể Biện pháp được áp dụng, Người chịu trách nhiệm và công bố Văn bản, quy trình hướng dẫn tới toàn bộ nhân sự.
Kế hoạch hành động đã được nghiên cứu và phát triển khá chi tiết, từ cách thức nhận biết tình huống có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh, đến phân loại rủi ro và mức độ ảnh hưởng của từng nhóm. Từ đó, thiết lập danh sách các giải pháp tham khảo cho từng bài toán cụ thể, đồng thời đưa ra một số gợi ý về chiến lược hành động.
Để một Kế hoạch kinh doanh liên tục được triển khai hiệu quả, doanh nghiệp sẽ cần thêm bước 4, chính là Kiểm soát và đánh giá các yếu tố như Mức độ phù hợp, Khả năng tuân thủ, Người phụ trách... Cuối cùng, Cải tiến liên tục chính là bước còn lại trong quy trình, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quá trình triển khai và chủ động điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Công nghệ là chìa khóa quyết định
Kế hoạch Kinh doanh liên tục đạt hiệu quả là khi có thể triển khai thành hành động cụ thể ở tất cả các bước. Để quy trình này diễn ra trơn tru và tối ưu nhất, doanh nghiệp sẽ cần đến một số yếu tố quyết định, trong đó có nguồn lực công nghệ.
Việc áp dụng các giải pháp công nghệ một cách bài bản và phù hợp đã giúp nhiều doanh nghiệp duy trì thành công việc gắn kết nhân sự của mình trong mùa dịch, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục ngay trong giai đoạn giãn cách xã hội, giúp tối ưu nguồn lực, thời gian và tài nguyên. Thậm chí, các thủ tục ký kết từ xa giờ đây cũng không còn là rào cản.
Về khía cạnh kinh doanh, ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp tận dụng triệt để những ưu điểm của "thế giới phẳng" đang ngày càng được mở rộng trong thời kỳ 4.0, thúc đẩy hình thành thói quen và văn hóa chăm sóc khách hàng thông qua các kênh giao tiếp trực tuyến. Hơn nữa, khi mọi hoạt động của doanh nghiệp được số hóa, lãnh đạo sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát bức tranh tổng thể từ nhiều góc nhìn khác nhau. Đặc biệt, một số sản phẩm công nghệ còn cho phép khách hàng có thể tham gia trực tiếp vào dự án của doanh nghiệp nếu được phân quyền.
Ngoài Quy trình xây dựng Kế hoạch Kinh doanh liên tục, Bộ giải pháp Kinh doanh không gián đoạn cũng là tài liệu hỗ trợ các doanh nghiệp SMEs trong giai đoạn đối phó với các tình huống bất ổn do dịch bệnh gây ra.
(*) Quy trình xây dựng Kế hoạch Kinh doanh liên tục và Bộ giải pháp Kinh doanh không gián đoạn được xây dựng dựa trên kinh nghiệm chuyển đổi số cho hơn 5000 doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau của Base.vn và từ hơn 30 năm hoạt động trong lĩnh vực Công nghệ thông tin của FPT.
