Nếu là một người coi trọng năng suất, có thể bạn đã và đang liên tục cập nhật những ứng dụng giúp cải thiện hiệu suất làm việc. Nhưng cứ như thế, lâu dần bạn sẽ cảm thấy chán nản và mệt mỏi vì bạn còn phải xử lý liên tục những công việc thường ngày của mình nữa. Thậm chí bạn nghĩ rằng, những ứng dụng đó không hiệu quả như quảng cáo.
Bạn muốn tìm các ứng dụng cải thiện hiệu suất hiệu quả hơn cho công việc và có thể sử dụng lâu dài. Bạn muốn dùng một cách thành thạo và không cần loay hoay như trước nữa.
Tôi cũng đã từng như thế trong quá khứ đấy. Dùng ứng dụng giúp cải thiện năng suất nào thời gian đầu cũng có hiệu quả, nhưng chỉ sau vài tuần hoặc vài tháng, tôi lại phải cập nhật những ứng dụng mới. Điều đó đã tiêu hao rất nhiều thời gian của tôi.
Vài năm trở lại đây, tôi đã chuyển sang sử dụng một số ứng dụng giúp cải thiện năng suất có tính năng tương tự những ứng dụng tôi đã dùng trong quá khứ, nhưng giờ đây tôi không cần phải thay đổi hay cập nhật ứng dụng mới liên tục như trước nữa. Những ứng dụng mà tôi đang dùng đây vừa rẻ, vừa không cần bảo trì thường xuyên và chúng là "trụ cột" giúp tôi hoàn thành tốt các dự án trong những năm qua.
#1: TickTick
Tôi kén chọn các ứng dụng tạo lập danh sách công việc để dùng lắm. Thật dễ dàng để tạo ra được một ứng dụng tệ, chắc đó là lý do vì sao lại có nhiều ứng dụng tệ đến thế. Nhưng ngược lại, tạo ra một ứng dụng tốt, đáng tin dùng thì lại rất khó, và cũng không có nhiều ứng dụng đáp ứng được yêu cầu đó.
Một ứng dụng tạo danh sách công việc nằm cuối phần tìm kiếm mà tôi muốn giới thiệu đến bạn: TickTick.
TickTick là ứng dụng giúp cải thiện năng suất làm việc tốt nhất. Nó đáp ứng được mọi yêu cầu của bạn với vai trò là ứng dụng tạo lập danh sách công việc.
● Bạn muốn lồng ghép sáu mục lại với nhau, mục lớn bao hàm mục nhỏ? TickTick làm được điều đó.
● Bạn muốn lập biểu đồ nhiệm vụ của mình lên bảng kanban để sử dụng cho thuận tiện hay phân loại kế hoạch công việc theo từng đề mục khác nhau? TickTick làm được điều đó.
● Bạn muốn tạo nhiệm vụ và muốn được nhắc nhở ngày cần hoàn thành, ngày đến hạn của nhiệm vụ đó? TickTick làm được điều đó.
● Bạn muốn lên lịch trình cụ thể cho từng nhiệm vụ và lên lịch trước cho khối lượng công việc sắp tới? TickTick làm được điều đó.
Những ứng dụng tạo danh sách công việc mà trước đây tôi dùng đều có khuyết điểm, được cái này thì mất cái kia, sử dụng chúng thì tôi phải thỏa hiệp với điều đó thôi. Ngay cả với Things, một ứng dụng yêu thích của tôi trong gần một thập kỷ qua, tôi cũng phải thỏa hiệp với những hạn chế của nó. Nhưng TickTick thì không như thế, nó là ứng dụng tạo lập danh sách việc cần làm đầu tiên tôi sử dụng mà không cần sự thỏa hiệp nào cả.
#2: Ulysses
Là một nhà văn, các ứng dụng ghi chú rất quan trọng đối với tôi. Nhiều người có thể sử dụng ứng dụng ghi chú có sẵn trên điện thoại, nhưng đối với một nhà văn chuyên nghiệp, điều đó là không thể.
Evernote là một ứng dụng ghi chú phổ biến mà nhiều người chọn dùng. Tôi cũng từng sử dụng Evernote một thời gian, nhưng nhiều vấn đề như độ ổn định hay tốc độ của ứng dụng này khiến tôi rất thất vọng, vì vậy nên tôi không tiếp tục dùng nữa. Nhiều người khác thì thích ứng dụng OneNote, nhưng OneNote phù hợp để sử dụng đối với những tài liệu nghệ thuật, nâng cao hơn là xử lý lượng lớn văn bản và xây dựng ý tưởng như mục đích sử dụng của tôi.
Có một số ứng dụng viết được tạo ra chỉ nhằm mục đích viết sách xuất bản, như là Scrivener và Atticus. Và đương nhiên chúng chỉ hiệu quả khi sử dụng cho việc viết sách. Tôi cũng viết sách, nhưng ngoài sách, tôi còn viết báo cho blog, viết các kịch bản bài học, làm việc với khách hàng và viết fanfic. Tôi muốn một ứng dụng có thể xử lý được hết tất cả những điều này. Và ứng dụng duy nhất có thể đáp ứng được điều đó là Ulysses.
Ulysses là một ứng dụng cực kỳ tuyệt vời. Tôi thực sự không biết mình sẽ ra sao nếu không có nó nữa. Ulysses cung cấp trình chỉnh sửa Markdown đẹp và tối giản. Ngoài ra nó còn cung cấp các công cụ để tạo tài liệu rất tuyệt vời. Một điểm cộng nữa của Ulysses là khi chồng nhiều tài liệu lên nhau và xuất ra theo quy trình, việc thay đổi định dạng của 100 trang tài liệu cũng chỉ kéo dài có 3 phút. Tôi cài đặt ứng dụng này vào tất cả các thiết bị thông minh của mình: máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại. Trong lúc xếp hàng mua bánh tacos, tôi có thể ghi nhanh một số ý tưởng trên điện thoại và tiếp tục làm việc với ý tưởng đó trên máy tính một cách liền mạch.
Sau đây là một điểm tốt nữa của Ulysses. Tôi luôn luôn dùng Mac mà Ulysses lại là một ứng dụng dành riêng cho hệ điều hành này. Năm 2017, khi máy tính xách tay Dell XPS 16 "ra mắt, tôi đã chuyển từ Mac sang dùng Windows, nhưng chỉ sau 6 tháng, tôi đã phải bán chiếc XPS đẹp đẽ đó đi và quay lại với Mac.
Nguyên nhân là gì sao? Không phải do hệ điều hành, trò chơi có sẵn hay khả năng tương thích với phần mềm công việc đâu. Mà là do thiếu Ulysses. Cũng có các ứng dụng ghi chú, ứng dụng viết và xuất bản tài liệu dành cho Windows, nhưng không có ứng dụng nào đạt được chất lượng tốt như Ulysses. (Tin tôi đi, tôi đã mua và thử tất cả rồi).
Tôi mua Macbook chỉ để sử dụng Ulysses. Và nó hoàn toàn xứng đáng.
#3: Lịch Mac OS
Bạn cho rằng một nhà văn năng suất sẽ làm việc trên một ứng dụng hoàn hảo, vượt trội về mọi tính năng, có cả những chương trình thiết kế hợp mốt kết hợp với hệ thống nhắc nhở thời gian chính xác do AI thực hiện sao?
Có thể những nhà văn khác sẽ dùng những ứng dụng như thế đấy, nhưng trong số đó không có tôi đâu. Ứng dụng thứ 3 giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà tôi muốn giới thiệu đơn giản chỉ là lịch Mac OS.
Tôi chắc chắn rằng các ứng dụng lịch khác cũng làm được nhiều điều hay ho. Giống như các ứng dụng tạo lập danh sách việc cần làm, ứng dụng lịch cũng thường bị quá tải với một số tính năng vô dụng. Nhưng tôi vẫn cần ứng dụng lịch để làm 3 việc sau:
1. Ghi lại các sự kiện (tốt nhất là bằng ngôn ngữ tự nhiên)
2. Theo dõi các sự kiện sắp tới
3. Đồng bộ hóa với lịch Google
Hầu như mọi ứng dụng lịch trên thị trường đều có những tính năng này. Lịch Mac OS mặc định cũng vậy. Tại sao tôi phải trả tiền để dùng những ứng dụng lịch khác rồi phải thất vọng khi chúng không đáp ứng được mong muốn của tôi, trong khi lịch mà Apple cung cấp cho tôi đã quá đủ tốt?
Tóm lại
Có thể bạn luôn nghĩ rằng mình cần một ứng dụng thật tinh vi, tận dụng được tối đa chúng mới nâng cao hiệu suất làm việc. Nhưng trên thực tế, bạn vẫn có thể làm việc hiệu quả mà không cần dùng quá nhiều ứng dụng giúp đỡ. Cái bạn cần là một ứng dụng ít tính năng hơn, ít hình ảnh lộn xộn hơn và ít phức tạp hơn.
Nếu bạn vẫn đang tìm kiếm ứng dụng tạo danh sách công việc, ứng dụng ghi chú hay ứng dụng lịch, bạn có thể tham khảo những ứng dụng đơn giản mà tôi giới thiệu ở trên để không cần mất nhiều thời gian tìm kiếm thêm nữa.
