Ông Cao Hoàng Anh - Phó tổng giám đốc FSI cho biết, cùng với sự phát triển của xã hội, quy cách vận hành doanh nghiệp cũng có nhiều biến đổi so với ngày xưa. Việc ứng dụng các công nghệ vào quản lý và vận hành giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động kinh doanh. Thách thức dành cho doanh nghiệp lúc này là làm thế nào để chọn lựa công nghệ phù hợp và tối ưu nó trong bài toán quản lý vận hành.
"Nếu không chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp, nhất là khối nhỏ và vừa sẽ thua thiệt khi phải đối mặt với sự cạnh tranh cùng đơn vị lớn trong và ngoài nước. Để tiếp tục tăng trưởng về quy mô, ưu tiên then chốt gồm tối ưu hóa hệ thống vận hành và tốc độ triển khai công việc. Lúc này phần mềm công nghệ chính là những lời giải tốt nhất", ông Hoàng Anh nói.
Cũng theo ông, hơn 80% doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của đầu tư công nghệ và chuyển đổi số. Nhưng để biết bắt đầu từ đâu và làm như thế nào thì phần lớn vẫn còn loay hoay do đặc thù quy mô và ngành nghề. Để giải bài toán quản lý và vận hành trong thời đại số, doanh nghiệp rất cần sự tư vấn từ các đơn vị chuyển đổi số uy tín.
Đáp ứng nhu cầu này, FSI phát triển WEONE - hệ thống tự động hóa doanh nghiệp. Nền tảng này giúp tối ưu hiệu suất vận hành và giảm chi phí cho các công việc thủ công, kém quan trọng nhưng lặp đi lặp lại trong quy trình thủ tục, quản trị công việc, kho tài liệu. Giải pháp này được xếp hạng 5 sao (xếp hạng dành cho các sản phẩm xuất sắc nổi trội tại hạng mục đăng ký dự thi) tại giải thưởng Sao Khuê 2022.
Hệ thống có nhiều tính năng tự động giúp tối ưu hóa khả năng vận hành, tiết kiệm chi phí. Ảnh: FSI
Nhờ khả năng tạo lập các quy trình số linh hoạt theo đường thẳng hay rẽ nhánh, hệ thống cho phép thiết lập và quản lý toàn bộ quy trình theo nhu cầu thực tế. Các quy trình được chuẩn hóa và vận hành trên môi trường Internet giúp nhân sự nắm rõ: ai được giao công việc gì, phải hoàn thành trong bao lâu, liên quan đến bộ phận - cá nhân nào, các bước triển khai ra sao. Nhờ vậy nhân viên tránh tình trạng loay hoay không biết bắt đầu từ đâu, thiếu thông tin, tài liệu hay gặp phải sự bất hợp tác của các bên liên quan.
Hệ thống tích hợp chữ ký số nội bộ giúp nhà quản lý phê duyệt công văn, giấy tờ ở mọi nơi chỉ với thiết bị di động. Hình thức này giúp giải phóng nhân sự khỏi những tác vụ thủ công trong xử lý quy trình thủ tục như trình ký, in ấn, chuyển phát giấy tờ thông thường mà không lo những trở ngại địa lý.
WEONE số hóa 100% quy trình của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả phối hợp làm việc. Ảnh: FSI
Với tính năng đặt điều kiện xử lý công việc theo nhu cầu, các công việc sẽ phê duyệt tự động mà không cần sự có mặt của nhà quản lý. Hạng mục đạt điều kiện sẽ chuyển tiếp tự động sang các bước xử lý tiếp theo, giữ công việc triển khai liền mạch, thông suốt, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất. Doanh nghiệp chỉ cần thiết lập thông tin một lần duy nhất và quy trình sẽ chạy tự động, liên tục, tránh sai sót.
Với phân hệ quản lý công việc, WEONE cho phép giao việc theo quy trình linh hoạt. Các công việc cá nhân, phòng ban hay theo dự án sẽ được hệ thống hóa thành quy trình tự động. Nhà quản lý chỉ cần tạo quy trình, WEONE sẽ giúp phân bổ, chuyển tiếp các công việc đến các thành viên của dự án theo đúng quy trình đã tạo.
Nhờ quản lý công việc khoa học theo mô hình kanban, gantt, bảng biểu, lịch và đồng nhất trên hệ thống, nhà quản lý có thể nắm rõ ai đang làm gì, khối lượng công việc nhiều ít ra sao, tiến độ và chất lượng công việc như nào để từ đó có kế hoạch giao việc hợp lý.
Chủ doanh nghiệp cũng nắm bắt kịp thời tiến độ làm việc với giao diện quản lý trực quan, tất cả công việc đã làm, đang làm, quá hạn, trễ tiến độ có thể dễ dàng theo dõi trên một hệ thống, tạo cái nhìn tổng quát và nắm bắt nhanh tiến độ. Các tính năng báo cáo tự động theo thời gian thực, cảnh báo quá hạn, nhắc việc trễ hạn giúp nhà quản lý và nhân viên xử lý công việc chủ động, kịp thời.
Hệ thống giúp nắm bắt chi tiết mọi tiến độ công việc. Ảnh: FSI
Hiệu suất công việc đo lường chính xác nhờ hệ thống báo cáo và công cụ đánh giá dựa trên lịch sử, kết quả đầu việc của mỗi cá nhân, phòng ban. Từ đây nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định khen thưởng, giao việc tiếp theo phù hợp.
Phân hệ quản trị tài liệu giúp quản lý và sắp xếp văn bản khoa học, an toàn với độ bảo mật cao; tạo không gian lưu trữ chung cho phép chia sẻ và khai thác thông tin dễ dàng theo phân quyền định sẵn. WEONE có khả năng tìm kiếm theo từ khóa linh hoạt, giúp dễ dàng tra cứu hồ sơ, công văn, giấy tờ mọi thời điểm.
Khác với các phần mềm trên thị trường, hệ thống tạo giải pháp mở với khả năng tùy biến linh hoạt theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Sản phẩm liên tục cập nhật, phát triển để có thể đồng bộ với hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp, vận hành dài lâu, tiết kiệm chi phí.
Với kinh nghiệm chuyển đổi số cho hơn 5.500 đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp, tập đoàn lớn, FSI hiểu rằng nhu cầu các phần mềm, công nghệ phục vụ chuyển đổi số luôn lớn dần lên theo quá trình phát triển. Chính vì vậy, đơn vị liên tục cập nhật tính năng, công nghệ mới nhất cho các sản phẩm của mình, tích hợp linh hoạt với các phần mềm hiện có của doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu phát sinh.
