Theo quy định mới nhất tại Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025 của Chính phủ, trừ các khoản chi bị loại, doanh nghiệp chỉ được tính chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế nếu khoản chi đó có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và được thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt theo quy định, trừ những trường hợp đặc thù do Chính phủ cho phép.
Cụ thể hơn, các khoản chi chỉ được khấu trừ khi thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Riêng với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các khoản thanh toán khác có giá trị từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, phù hợp với quy định về thuế giá trị gia tăng.
Doanh nghiệp lúng túng với quy định mới
Các khoản chi tiền lương, tiền công trả cho người lao động có giá trị từng lần từ 5 triệu đồng trở lên chỉ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.
Điều này đồng nghĩa là việc trả lương bằng tiền mặt dù đúng, đủ cho người lao động nhưng không đúng hình thức vẫn có thể bị cơ quan thuế loại toàn bộ chi phí khi quyết toán.
Kiểm tra giao dịch tiền tại ngân hàng (Ảnh: Mạnh Quân).
Chị Nguyễn Thị Tuyết, chủ một công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ xuất nhập khẩu, cho biết doanh nghiệp đang gặp vướng mắc trong quá trình thực hiện.
Cụ thể, công ty làm thủ tục hải quan và thuê bên thứ 3 vận chuyển cho khách hàng. Khi phát sinh chi phí nâng, hạ container tại cảng vào ban đêm, đối với các lô hàng từ 3 container trở lên thực hiện tại cùng một cảng và trong cùng một ngày, tổng giá trị hóa đơn thường vượt mức 5 triệu đồng.
Trong khi đó, do thời điểm phát sinh chi phí vào ban đêm, khách hàng không thể thực hiện chuyển khoản ngay, buộc doanh nghiệp phải thanh toán tiền mặt. Chị thắc mắc trong trường hợp này doanh nghiệp cần xử lý theo hướng nào để hóa đơn do cảng xuất cho khách hàng vẫn đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo quy định.
Trên các diễn đàn về thuế và kế toán, vấn đề tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên có bắt buộc phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản hay không liên tục được đưa ra bàn luận.
Tài khoản Minh Anh Bùi cho biết nhiều doanh nghiệp vẫn trả lương tiền mặt cho lao động thời vụ, nên khi nghe quy định này không khỏi lo lắng vì chỉ cần sai hình thức thanh toán là toàn bộ chi phí lương có thể bị loại.
Trong khi đó, tài khoản Quỳnh Vũ chia sẻ không ít trường hợp doanh nghiệp đã chi trả đầy đủ, người lao động ký nhận rõ ràng nhưng vẫn đứng trước nguy cơ bị truy thu thuế chỉ vì không có chứng từ chuyển khoản hợp lệ cho khoản lương trên 5 triệu đồng.
Công ty TNHH Kiểm toán ES, Công ty TNHH MTV LN Trầm Hương, Công ty Luật TNHH Nghiệp Thành mới đây cũng có công văn gửi đến Cục Thuế (Bộ Tài chính) đề nghị hướng dẫn việc áp dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thanh toán tiền lương, tiền công cho người lao động để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải chuyển khoản mới được trừ chi phí khi tính thuế
Trả lời nội dung này, Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí (Bộ Tài chính) cho biết, pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp đã quy định rõ điều kiện để các khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Kiểm tra giao dịch tiền tại ngân hàng (Ảnh: Mạnh Quân).
Theo đó, ngoài các khoản chi bị loại theo quy định, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ chi phí nếu khoản chi thực tế phát sinh phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; đồng thời, đối với các khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật.
Về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, Bộ Tài chính dẫn quy định tại Nghị định số 181/2025, theo đó đây là các chứng từ chứng minh việc thanh toán qua các phương thức không dùng tiền mặt theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán, đồng thời có hướng dẫn cụ thể đối với một số trường hợp đặc thù.
Cơ quan thuế cũng nhấn mạnh, các khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động đã hạch toán vào chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp lệ sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Liên quan thời điểm áp dụng, quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên được áp dụng kể từ ngày Nghị định số 320/2025 có hiệu lực thi hành, tức ngày 15/12/2025, và áp dụng cho kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025.
Trên cơ sở các quy định nêu trên, Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí khẳng định, trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định và không thuộc các khoản chi bị loại, thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tuy nhiên, Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí nhấn mạnh, đối với các khoản chi trả từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phát sinh kể từ ngày 15/12/2025, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định để được khấu trừ.
