Tại biên bản họp ĐHĐCĐ ngày 26/6/2025, HĐQT ghi nhận trong khoảng thời gian từ 01/11/2021 đến 31/12/2024, hệ thống gồm 14 tài khoản tại 5 ngân hàng đã tiếp nhận tổng cộng hơn 6.007 tỷ đồng và chi ra gần 5.939 tỷ đồng.
Các giao dịch này không được hạch toán trên sổ sách kế toán, trong khi tại ngày 30/6/2022, số dư tiền và tương đương tiền là 227 tỷ đồng. Báo cáo của Ban Kiểm soát bị đánh giá là không phản ánh đúng tình hình thực tế, thiếu thông tin, không đầy đủ và không đảm bảo tính độc lập, khách quan. Đại hội đã thông qua việc kiểm toán lại toàn bộ báo cáo tài chính từ năm 2022 đến hết 2024.
Cùng với đó, đại hội cũng thông qua đề nghị của Tập đoàn Dược phẩm Vimedimex (VMG) về việc thu hồi 5,8 triệu cổ phiếu HBS từ ông Nguyễn Anh Đức, tương đương 17,58% vốn điều lệ, và hủy bỏ tư cách cổ đông kể từ ngày 01/01/2025.
Lý do được nêu là ông Đức có thể không còn đáp ứng tiêu chuẩn đại diện phần vốn góp sau khi VMG thay đổi cơ cấu quản lý. VMG đồng thời đề nghị ĐHĐCĐ xác nhận việc công ty sở hữu hợp pháp số cổ phiếu này kể từ thời điểm nêu trên.
Theo biên bản họp HĐQT số 10 ngày 29/7/2025, HĐQT đã yêu cầu Tổ Kiểm soát nội bộ tiến hành kiểm tra, đối chiếu các nội dung nêu trong đại hội. Tổ Kiểm soát được giao rà soát toàn bộ giao dịch từ năm 2021 đến hết 2024 bằng cách so sánh số phụ sao kê ngân hàng với dữ liệu trên báo cáo tài chính, phần mềm kế toán Oracle Netsuite và hệ thống HOS, từ đó phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, chênh lệch nếu có. Việc này nhằm đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán, đồng thời nâng cao sự minh bạch trong hoạt động của công ty.
Căn cứ theo báo cáo nêu tại cuộc họp này, HĐQT cho biết các cá nhân từng giữ vị trí lãnh đạo gồm Nguyễn Ngọc Dung, Trịnh Ngọc Duyên, Trần Kiên Cường và Phan Sỹ Hải đã lợi dụng sự cố xảy ra tại HBS ngày 29/10/2021, thông qua việc được phân công, ủy quyền để phối hợp với ngân hàng và các cá nhân liên quan xử lý dòng tiền ngoài hệ thống.
Tổng giá trị dòng tiền có dấu hiệu bị chiếm đoạt được cho là 5.854 tỷ đồng. HĐQT cho rằng hoạt động này sử dụng công ty như một trung gian để giao dịch mua bán chứng khoán, từ đó hợp thức hóa, biến tài sản của người khác thành tài sản riêng.
Biên bản HĐQT số 13 ngày 31/07/2025 cho biết, HĐQT đã thống nhất nghiêm cấm Tổng Giám đốc và Kế toán trưởng thực hiện thanh toán cho các giao dịch liên quan đến 08 tài khoản nằm ngoài hệ thống kế toán, không được phản ánh trên bảng cân đối phát sinh.
Các giao dịch liên quan đến số tiền gần 78 tỷ đồng nộp vào và hơn 114 tỷ đồng rút ra khỏi 03 tài khoản tổng, với tổng cộng 608 mã chứng khoán thuộc 1.220 tài khoản cá nhân. Các tài khoản này đã bị yêu cầu phong tỏa toàn bộ số dư kể từ ngày 12/7/2025 cho đến khi có kết luận từ cơ quan bảo vệ pháp luật.
