Theo nhận định của ông Hoàng Minh Châu - cố vấn cao cấp của Tập đoàn FPT, hiện nay, năng suất lao động cá nhân, trong mọi ngành nghề, đều tương đối thấp. Vì thế, rất cần có các khoá đạo tạo giúp nhân viên nâng cao năng suất lao động. Mỗi tổ chức, mỗi ngành nghề cần chủ động tiến hành việc này. Ông cho rằng, đây là nội dung không khó đào tạo.
Từ thực tế kinh nghiệm trong việc giúp một thư ký nâng cao năng suất lao động như thế nào, ông Hoàng Minh Châu nhớ lại: "Vào khoảng năm 1997, FPT HCM tuyển một thư ký mới, thay cho thư ký cũ xin nghỉ để tự lập doanh nghiệp gia đình. Khi mới vào làm việc, cô rất chăm chỉ. Hàng ngày 9 giờ tối vẫn thấy cô vẫn cặm cụi ở công ty.
Tôi đoán, không phải công việc quá nhiều mà là do cô làm quá chậm. Thư ký cũ chỉ làm đến 4-5 giờ chiều là xong hết mọi việc.
Tôi hỏi cô:
- Việc gì trong ngày chiếm nhiều thời gian nhất?
- Nhập số liệu vào máy tính. Có rất nhiều biên bản, công văn phải nhập vào máy tính ạ!
- Thời gian nhập số liệu mất bao lâu?
- Khoảng 3 tiếng ạ!
- Cô gõ 1 phút được bao nhiêu từ?
- Tôi không biết.
- Tôi đoán là cô gõ chậm. Những người gõ chuyên nghiệp đều biết rõ một phút mình gõ được bao nhiêu từ.
Tôi khuyên cô đi học lớp ghi tốc ký và gõ số liệu bằng 10 ngón tay. Sau một tháng, từ chỗ một phút cô chỉ gõ được khoảng 10 từ, bây giờ cô đã gõ được 50 từ. Nhờ kỹ năng được nâng cao, cô đã tiết kiệm được 2 tiếng cho riêng việc vào số liệu.
Nhưng 7 giờ tối vẫn thấy cô lúi húi ở công ty. Tôi hỏi cô:
- Soạn một công văn cỡ trang A4 hết bao lâu?
- Khoảng 30 phút.
- Nếu tuần sau, cũng soạn một công văn tương tự như thế thì hết bao nhiêu phút.
- Cũng khoảng 30 phút.
Tôi nói như thế là không ổn và khuyên cô phân công văn thành các loại: Gửi chính quyền/ Gửi đối tác/ Gửi khách hàng/,… đồng thời làm sẵn templates cho từng loại công văn này. Nhờ có những templates này, thời gian trung bình để soạn một công văn giảm xuống còn một nửa.
Tôi thấy cô ghi biên bản ra sổ tay rồi sau đó mới gõ vào máy tính, vì hồi đó thư ký chưa được trang bị laptop. Tôi khuyên cô nên mua laptop và công ty sẽ hỗ trợ một phần. Nhờ có công cụ mới, một khối lượng công việc khá lớn đã không phải làm lại hai lần.
Nhờ sự cải thiện về năng suất như thế, cô có thể hoàn thành tốt mọi công việc lúc 4-5 giờ. Cô có thêm nhiều thời gian cho gia đình, bạn bè và học hành để tiến bộ.
Từ ví dụ này, có thể thấy 3 phương pháp nâng cao năng suất cá nhân:
1. Việc gì hàng ngày chiếm nhiều thời gian của bạn nhiều nhất thì phải rèn luyện kỹ năng thuần thục để làm việc đó nhanh nhất. Nếu bạn phải làm một việc tương tự như việc đã từng làm, thì cần sử dụng thành quả của những lần trước đó, để khỏi phải lặp lại công việc từ đầu.
2. Nên đầu tư công cụ nếu nó giúp bạn nâng cao năng suất.
3. Với mỗi công việc cụ thể khác, nếu chúng ta để tâm tìm cách nâng cao năng suất lao động, chắc chắn sẽ đạt hiệu quả tương tự.
Thực tế, không chỉ trong công việc, mà trong cuộc sống, những việc như đi lại, đọc sách, ăn uống, nghỉ ngơi,… chiếm của bạn rất nhiều thời gian. Vì thế chúng ta cũng nên nghĩ cách cải thiện năng suất ở những chuyện này.
Ví dụ như việc đọc sách. Bạn muốn biết nhiều thì phải đọc nhiều. Nếu bạn biết cách đọc nhanh hơn, bạn sẽ đọc được nhiều hơn. Trừ tiểu thuyết là sách cần đọc từ đầu tới cuối, còn đối với các loại sách khác, tôi đều đọc nhảy cóc: nhiều chương tôi không đọc, nhưng cũng có chương tôi đọc lại nhiều lần.
Có thể bạn không để ý rằng việc đi ngủ thông thường lấy đi 1/3 thời gian cuộc đời của mỗi người! Nhưng không phải cứ ngủ nhiều là khỏe. Có người lên giường là trằn trọc thao thức rồi mộng mị hoảng loạn, tối đi nằm sớm, sáng dậy trễ, nhưng cơ thể vẫn mệt mỏi. Nhưng nếu bạn biết cách ngủ thật sâu, thì 4-5 tiếng là quá đủ để con người bắt đầu một ngày mới đầy sảng khoái.
Cuối cùng, ông Hoàng Minh Châu nhắn nhủ: "Ai cũng có 24 tiếng một ngày, tạo sao người này thì luôn bận rộn, người khác thì lại thong dong? Và một người luôn bận rộn thì làm sao có thời gian dành cho bố mẹ vợ con, thời gian dành cho bạn bè và thời gian học tập để tiến bộ?
Các cụ nói không sai, thời gian là vàng bạc. Hơn nữa, quỹ thời gian của mỗi người có hạn. Đừng lãng phí thời gian!"
