Amy Jen Su là một chuyên gia về tư vấn doanh nghiệp và phát triển lãnh đạo, đồng thời là tác giả một cuốn sách về lãnh đạo. Trong bài viết mới đây trên tạp chí Harvard Business Review, cô đã trình bày phương pháp giúp những nhân viên công sở - khách hàng thường xuyên của cô - đặt thứ tự ưu tiên công việc của chính họ .
Trước tiên, Amy cho rằng trong chốn công sở, tự biết ưu tiên các nhiệm vụ và làm chủ công việc là việc của mỗi người chứ không phải ai khác. Bạn phải tự biết nên ưu tiên những công việc nào là tốt nhất cho sở thích và sự thăng tiến của chính bạn thân, chứ không chỉ chăm chăm chờ vào cấp trên. Đừng nhìn bản thân mình đơn thuần là một con ong thợ. Cũng đừng để đến khi bạn rơi vào tình trạng stress vì khối lượng công việc thì lại đổ lỗi cho quản lý.
2 tiêu chí chọn công việc ưu tiên: sự đóng góp và đam mê
Hai tiêu chí tác giả bài viết sử dụng để lọc những công việc ưu tiên gồm: Sự đóng góp và đam mê. Trước tiên bạn cần trả lời những câu hỏi sau:
Đâu là sự đóng góp quan trọng nhất của bạn trong công ty? Nhìn lại sự đóng góp tức nhìn vào nhu cầu của tổ chức và cách cá nhân bạn dùng thế mạnh, kinh nghiệm và khả năng của mình để phục vụ nhu cầu đó..
Bạn đam mê điều gì? Động lực và năng lượng vốn là “nhiên liệu” cho chúng ta làm việc, vì thế bạn cần rõ ràng về việc điều gì mang lại cảm hứng trong công việc hàng ngày của bạn.
Phân loại mức độ ưu tiên các công việc chốn công sở vào 4 góc phần tư
Sau khi đã trả lời 2 câu hỏi trên, Amy chỉ ra sơ đồ gồm 4 góc phần tư như sau như một chỉ dẫn về phân chia nhiệm vụ theo 4 nhóm: những việc ưu tiên trên hết, những việc ‘chịu đựng’, việc cần đánh giá lại hay ủy quyền.
Góc phần tư số I (QI): Ưu tiên trên hết
Ưu tiên những công việc của bạn mà có “sự giao nhau ngọt ngào” giữa sự đóng góp và đam mê. Cụ thể, hãy dựa vào 2 câu trả lời trên về 2 tiêu chí rồi nhìn vào công việc hiện tại và xác định: dự án nào, nhiệm vụ nào mà bạn vừa cống hiến tốt nhất cho công ty, vừa thỏa mãn tốt nhất đam mê của bạn. Đặt chúng vào ưu tiên trên hết.
Góc phần tư số II (QII): Chịu đựng
Chịu đựng những công việc cần có bạn dù chúng lấy đi năng lượng của bạn. Nhưng chịu đựng như thế nào?
Chịu đựng và chấp nhận rằng bạn không thể thích công việc của mình 100%. Chẳng hạn bạn là một leader và team của bạn tăng thêm người, bạn có thể không mấy hào hứng với việc tăng thêm các nhiệm vụ quản lý, nhưng đó là điều không thể tránh khỏi.
Khi gặp một công việc khó chịu, hãy nghĩ tới khả năng rằng bạn đang trong quá trình phát triển năng lực cá nhân. Có thể công việc cần kỹ năng nào đó chưa phải là thế mạnh của bạn. Hãy giữ một tư duy cởi mở, liên tục học hỏi và vượt khỏi vùng an toàn.
Cuối cùng, nhớ rằng khi tỷ lệ công việc trong góc phần tư này trở nên quá nhiều, tức phần bạn phải “chịu đựng” nhiều hơn phần mang lại cho bạn sự yêu thích, hãy cân nhắc “nhảy việc” bởi đây có thể không còn là công việc phù hợp với bạn nữa.
Góc phần tư số III (QIII): Đánh giá lại
Đánh giá lại những công việc, ý tưởng mà bạn rất hào hứng làm nhưng sếp và đồng nghiệp lại không cho rằng bạn nên tập trung vào đó.
Đầu tiên, có thể người khác chưa nhìn thấy những gì bạn thấy. Chia sẻ với mọi người lý do bạn say mê những công việc và ý tưởng trên, giải thích vì sao những việc đó có thể đóng góp cho công ty trong hiện tại và cả tương lai.
Đánh giá lại bản thân bạn. Có thể những việc bạn yêu thích chỉ đơn thuần là việc bạn quen làm và nó không còn phù hợp với tình hình hiện tại của công ty, cũng có thể công việc đó đã được giao cho người khác trước bạn.
Cuối cùng, nếu sự mất kết nối tăng lên giữa những việc bạn yêu thích và những gì tổ chức bạn trân trọng, đó có lẽ là thời điểm bạn cân nhắc chọn một công việc khác.
Góc phần tư số IV (QIV): Ủy quyền
Ủy quyền cho người khác những nhiệm vụ có ít giá trị và không mang lại cho bạn năng lượng, như xử lý email và sắp xếp các cuộc họp chẳng hạn. Nếu không ai để ủy quyền, hãy nghĩ đến việc thuê ai đó (nếu có thể). Bạn cũng có thể cân nhắc loại bỏ hoàn toàn những công việc đó ra khỏi các nhiệm vụ của mình. Nên nhớ, khi bạn thăng tiến trong sự nghiệp, những việc một thời từng trong góc phần tư thứ I sẽ dần thuộc về góc phần tư thứ IV.
Bây giờ, hãy nhìn lại vào lịch của bạn trong tháng qua, xem xem bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho từng công việc ở mỗi góc phần tư, rằng những gì bạn dành thời gian nhiều nhất có thuộc vào phần ưu tiên trên hết hay không. Riêng tác giả bài viết, để lên kế hoạch cho tuần mới, cô dùng một hệ thống các màu để nhận biết các nhiệm vụ, chẳng hạn: màu vàng cho QI, màu tím cho QII, màu xanh cho QIII và QIV thì không màu. Vào mỗi thứ 2, Amy Jen Su đánh dấu tất cả những công việc thuộc góc phần tư thứ nhất để nhắc nhở mình ưu tiên dành thời gian cho chúng.
Hãy nhớ nếu bạn không đặt ưu tiên cho công việc của bạn, người khác sẽ làm việc đấy. Và đôi khi cách họ làm sẽ không phù hợp với mối quan tâm hay trạng thái làm việc lý tưởng của bạn. Vì vậy, hãy có tư duy làm chủ. Có năng lực quyết định phân bố thời gian và năng lượng của mình vào đâu cũng là một trong những tư duy cần có của một lãnh đạo trong tương lai.
