Theo Savills Việt Nam, cơ cấu của một văn phòng số gồm 4 yếu tố cốt lõi.
Thứ nhất, giá trị cốt lõi của công ty: mỗi một môi trường làm việc đều phải cung cấp được cho nhân viên sự hợp tác, cộng tác làm việc với nhau bởi vì hầu hết các công việc kinh doanh đều chia sẻ theo dự án hoặc theo nhóm.
Thứ hai, nền tảng công nghệ: dẫn chứng tại Văn phòng của Savills Việt Nam tại Tp.HCM, với việc áp dụng mô hình làm việc kết hợp, tất cả các server room- hệ thống quản lý dữ liệu đã được chuyển lên cloud- điện toán đám mây để mọi nhân viên có thể truy cập được ở bất kì đâu. Các tác vụ cũng được thực hiện thông qua các ứng dụng được công ty lựa chọn sử dụng. Có thể nói, công nghệ cũng là một điều kiện tiên quyết để áp dụng mô hình này.
Thứ ba, bộ quản trị nhân viên: bộ công cụ để quản lý nhân viên cũng khá quan trọng để đảm bảo mô hình làm việc kết hợp sẽ thành công và sẽ được quyết định bởi ban điều hành. Tuy nhiên, chúng cũng có thể được cá nhân hóa cho từng hoạt động của từng bộ phận.
Thứ tư, bộ ghi nhận hiệu suất làm việc của nhân viên: Yếu tố này cũng rất quan trọng để xác định được liệu rằng khi nhân viên ở bên ngoài thì họ có làm việc hiệu quả như khi ở trên văn phòng hay không. Nhân viên cũng sẽ được ghi nhận như đang thực sự xuất hiện tại văn phòng, trước mặt sếp thay vì làm việc tại nhà và lo ngại rằng thành tích, công việc của mình không được ghi nhận. Đây cũng là điều rất quan trọng trong hệ thống đánh giá nhân viên để bảo đảm mô hình này được triển khai hiệu quả nhất.
Theo đơn vị này, đối với chủ doanh nghiệp, mô hình văn phòng kết hợp sẽ giúp tiết kiệm diện tích thuê, thời gian làm việc... Còn đối với các nhân viên, mô hình này cũng mang đến rất nhiều lợi ích cho họ, cụ thể như: Tiết kiệm thời gian di chuyển; Nâng cao tính chủ động của nhân viên trong công việc; Cân bằng giữa làm việc và chăm sóc gia đình; Giảm nguy cơ lây nhiễm. Khi mọi người bớt xuất hiện ở nơi công cộng, đông người thì cũng giảm nguy cơ bị lây nhiễm.
Theo một khảo sát toàn cầu của Savills vào tháng 5/2021 tại các nước khác nhau, mức độ thích ứng với mô hình này cũng tương đối khác nhau, điển hình là tại 3 nước Trung Quốc, Mỹ và Pháp như sau:
Xét trên khía cạnh các công ty, tập đoàn hàng đầu trên thế giới, báo cáo này cũng cho thấy rằng nhóm các công ty truyền thống như ngân hàng, dầu khí, các công ty sản xuất ô tô hầu hết đều muốn nhân viên quay trở lại làm việc ở văn phòng, đặc biệt là Goldman Sachs - một đế chế tài chính lớn – họ thậm chí cực đoan đến mức muốn mọi người quay lại làm việc 100%. Trong khi đó, các công ty mới nổi và các công ty hoạt động dựa trên công nghệ như Google, Facebook hay Amazon đều ủng hộ và triển khai mô hình làm việc từ xa.
Trên thực tế, có nhiều yếu tố khác nhau thúc đẩy mô hình làm việc kết hợp sẽ được áp dụng ở nơi nào diễn ra nhanh hơn, nơi nào chuyển đổi chậm hơn. Bà An cho biết thêm "Đối với nhân viên, khi nhà ở của họ rộng rãi hơn, họ sẽ muốn ở nhà làm việc. Có thể so sánh nhanh ở TP.HCM và Hà Nội khi nhà ở Hà Nội thường có xu hướng nhỏ hơn.
Khi nhà nhỏ hơn, mọi người sẽ muốn ra ngoài nhiều hơn vì rất khó tập trung. Vì vậy, ở Hà Nội, xu hướng làm việc kết hợp sẽ bị kéo chậm lại vì nhân viên muốn ra khỏi nhà chứ không muốn làm việc tại nhà. Yếu tố thứ hai là dân số. Khu vực có dân số già hơn sẽ muốn ở nhà chăm sóc gia đình, muốn có sự cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân nhiều hơn. Còn đối với người trẻ, họ sẽ thích cộng tác và tiếp xúc nhiều hơn. Về thời gian đi làm, nếu đường đến công ty xa quá, nhân viên sẽ muốn ở nhà. Đối với những ai ở gần văn phòng, đặc biệt là những người trẻ thường thuê nhà ngay gần công ty thì họ sẽ thích đến công ty hơn. Bên cạnh đó, nền tảng công nghệ, tốc độ internet và thời gian phong tỏa/giãn cách xã hội cũng là những yếu tố có tác động.
Thời gian phong tỏa càng lâu, tốc độ chuyển đổi văn phòng càng nhanh vì mọi người không có sự lựa chọn nào khác ngoài việc phải thay đổi. Nếu thời gian phong tỏa ngắn, ví dụ như ở Hà Nội (2-3 tuần), thời gian quay lại văn phòng nhanh khiến mọi người không bị thúc đẩy phải chuyển đổi như ở Tp.HCM (4-5 tháng phong tỏa).
Yếu tố cuối cùng và rất quan trọng, theo quan điểm ở phía Savills, đó là giá văn phòng cao và nguồn cung hạn chế cũng là một chất xúc tác rất mạnh đối với các công ty đang tìm kiếm mở rộng nhưng lại không tìm được nơi để mua, trong khi chi phí ngày càng tăng cao. Khi áp dụng văn phòng kết hợp, bài toán sẽ được giải quyết trong khoản thời gian tương đối lâu dài. Những nơi có văn phòng phù hợp, nguồn cung dồi dào, mọi người sẽ thoải mái hơn trong việc cung cấp cho nhân viên những chỗ ngồi riêng tư như trước đây, và tốc độ chuyển đổi ở những nơi này cũng giảm bớt rất nhiều.
Có thể thấy tốc độ chuyển đổi tại Tp.HCM chắc chắn sẽ nhanh hơn rất nhiều so với Hà Nội. Ngoài ra, các xu hướng giảm ô nhiễm, giảm carbon trong văn phòng, các sáng kiến ủng hộ bảo vệ môi trường và các cam kết với xã hội cũng là một động lực lớn đối với các công ty, tập đoàn đa quốc gia khi cắt giảm diện tích văn phòng."
Tóm lại, theo Savills, đại dịch là chất xúc tác cho quá trình chuyển đổi từ mô hình làm việc truyền thống sang mô hình kết hợp. Có những yếu tố khiến mô hình này đạt được thành công, ngoài việc chuyển đổi sang mô hình kỹ thuật số thì cần có bộ quản trị phù hợp để quản lý chất lượng công việc. Và một vấn đề vĩ mô hơn – bảo vệ môi trường – điều này thúc đẩy các sáng kiến sao cho giảm bớt các chi phí về năng lượng và bảo vệ môi trường. Đây là một yếu tố bên ngoài khiến các công ty ngày càng tích cực tìm kiếm giải pháp, và họ có thể tìm đến mô hình kết hợp vì mô hình này góp một lớn để họ đạt được mục tiêu của mình. Chính vì vậy, dự đoán rằng mô hình làm việc kết hợp này chắc chắn sẽ là một xu hướng tuy mới mẻ nhưng tất yếu trong thời gian tới.
