THD Event tự hào được Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng lựa chọn là đơn vị đồng hành tổ chức sự kiện này. Để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, THD Event đã có khoảng thời gian chuẩn bị vô cùng gấp rút cùng đại diện Ban quản lý dự án 9, Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng trong khoảng nửa tháng trước ngày diễn ra sự kiện.
Quy trình tổ chức Lễ động thổ Dự án “Di dời và đầu tư xây dựng nhà máy Z127 mới”
Lễ động thổ là một sự kiện quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu cho dự án nhà máy được hoàn thành xây dựng một cách thuận lợi và đi vào hoạt động thành công. Tham gia lễ động thổ là những nhân vật cấp cao trong Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng và các bên liên quan, vì thế đòi hỏi chúng tôi phải chuẩn bị rất cẩn trọng và chi tiết.
Dưới đây THD Event bật mí quy trình chuẩn bị tổ chức cho sự kiện này:
1. Lập kế hoạch tổ chức
Đội ngũ tổ chức cần lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm, chương trình, và danh sách khách mời. Cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong đội ngũ tổ chức, để đảm bảo việc chuẩn bị và thực hiện diễn ra suôn sẻ.
2. Khảo sát địa điểm tổ chức
Đây là khâu đầu tiên vô cùng quan trọng. THD Event cùng với Ban quản lý dự án 9 tiến hành khảo sát địa điểm khu vực sẽ được định sẵn để xây dựng nhà máy mới tại phường Hồng Tiến, lựa chọn khu đất trống, rộng rãi, đảm bảo yêu cầu của ban tổ chức đưa ra. Các yếu tố cần lưu ý như lối vào khu vực tổ chức, không gian toàn cảnh, diện tích khu vực,... Tất cả sẽ được đo đạc kỹ lưỡng nhằm đưa ra phương án cải tạo không gian, xây dựng sân khấu và nhà giàn không gian sao cho vững chãi và quy mô nhất.
3. Thiết kế, in ấn
Sau khi khảo sát thực địa, chúng tôi đã có các số liệu cơ bản về không gian dự kiến tổ chức. THD Event bắt tay vào thiết kế không gian theo yêu cầu chi tiết từ phía khách hàng.
Thiết kế tạo ra không gian đẹp mắt, thu hút và còn mang đến những trải nghiệm đặc biệt cho khách mời. THD Event lên bố cục/ layout cho sự kiện, kết hợp màu sắc, ánh sáng để mang lại một không gian độc đáo, phù hợp với mục tiêu của sự kiện, thiết kế sân khấu và thiết kế khu vực đón tiếp khách.
Ngoài ra, THD Event sử dụng hình ảnh, bảng hiệu và banner để truyền tải thông điệp và tạo điểm nhấn cho sự kiện.
Hình ảnh thiết kế 3D khu vực sân khấu
4. Chuẩn bị không gian
Đảm bảo không gian được chuẩn bị sẵn sàng để tiếp đón khách mời. Điều này bao gồm việc thiết kế sân khấu, sắp xếp ghế ngồi, bố trí âm thanh và ánh sáng phù hợp. Trang trí không gian theo phong cách và tông màu phù hợp với sự kiện và nhãn hiệu của nhà máy Z127 mới.
Sân khấu chính tổ chức lễ động thổ
5. Kịch bản chương trình
Lên kịch bản chương trình chi tiết cho Lễ động thổ, bao gồm các hoạt động, phát biểu, và diễn biến chính. Chương trình nên được thiết kế sao cho trang trọng, nhấn mạnh vào ý nghĩa và mục tiêu của sự kiện.
6. Mời và tiếp đón khách mời
Xác định danh sách khách mời và gửi lời mời đến các cá nhân, tổ chức, và đối tác quan trọng. Đảm bảo có đội ngũ tiếp đón sẵn sàng để đón tiếp và hướng dẫn khách mời khi đến tham dự.
Không gian tiếp khách VIP
7. Tổ chức sự kiện
Thực hiện các hoạt động theo chương trình đã lên kế hoạch trước đó, như chào mừng khách mời, phát biểu của lãnh đạo, lễ động thổ chính thức, và các hoạt động khác. Đảm bảo sự suôn sẻ và trang trọng của sự kiện, hỗ trợ các diễn giả và những người tham gia sự kiện.
Cổng chào sự kiện
8. Công tác sau sự kiện
Sau khi Lễ động thổ kết thúc, cần xử lý các công việc hậu trường như thu dọn không gian, lưu trữ thông tin và hình ảnh liên quan đến sự kiện, và gửi lời cảm ơn đến tất cả các khách mời đã tham dự. Đánh giá và đối chiếu kết quả với mục tiêu ban đầu của Lễ động thổ, rút ra bài học và kế hoạch cho các sự kiện tương lai.
Đơn vị thực hiện:
Công ty TNHH du lịch và sự kiện THD
Địa chỉ: Tòa Sun, HDI Tây Hồ, 158 Võ Chí Công, Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội
Website: thdevents.com.vn
Hotline: 0901564567 - 0968342020
THD Event là đơn vị có chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Với vai trò là đơn vị thực hiện, THD Event đảm nhận trách nhiệm tổ chức sự kiện, trang thiết bị và các hoạt động liên quan đến sự kiện. Bên cạnh tổ chức các sự kiện động thổ, khai trương, khánh thành, THD Event còn tổ chức các sự kiện doanh nghiệp như du lịch hè, teambuilding, hội nghị khách hàng, lễ kỷ niệm,...
