Đây là quy định mới cán bộ, công chức cần lưu ý, được quy định tại Nghị định 27/2026/NĐ-CP về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, có hiệu lực từ 1.7.2026.
Mỗi cán bộ, công chức, viên chức chỉ có một hồ sơ điện tử duy nhất
ẢNH: SỸ ĐÔNG
Nghị định quy định về xây dựng, thu thập, cập nhật, quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức; tạo lập, cập nhật, sử dụng, lưu trữ hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan nhà nước từ Trung ương đến xã, phường, đặc khu.
Thay thế hồ sơ giấy của cán bộ, công chức bằng hồ sơ điện tử
Một trong những điểm mới được quy định tại nghị định là các thành phần hồ sơ điện tử được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức có giá trị thay thế hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức.
Trường hợp phát sinh yêu cầu nghiệp vụ cần sử dụng hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hoặc cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức được khai thác hồ sơ điện tử từ Cơ sở dữ liệu quốc gia để chuyển đổi sang bản giấy phục vụ công việc.
Việc chuyển đổi hồ sơ điện tử sang bản giấy phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Trong trường hợp này, cán bộ, công chức, viên chức không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có trong hồ sơ điện tử.
Nghị định cũng quy định, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức là cơ sở dữ liệu dùng chung quốc gia, được lưu trữ tập trung, kết nối và đồng bộ với các hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức trong toàn bộ hệ thống cơ quan nhà nước từ Trung ương đến cấp xã.
Cơ sở dữ liệu này phục vụ trực tiếp công tác quản lý nhà nước, hoạch định chính sách, lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức.
Mỗi cán bộ, công chức, viên chức chỉ có một hồ sơ điện tử duy nhất
Nghị định 27 cũng quy định, từ ngày 1.7.2026 là việc thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức.
Theo đó, mỗi cán bộ, công chức, viên chức chỉ có một hồ sơ điện tử duy nhất, được gắn với một mã định danh thống nhất là số định danh cá nhân và được sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ quá trình quản lý, tra cứu, khai thác và sử dụng hồ sơ trên môi trường điện tử.
Về thời hạn trong việc tạo lập, cập nhật hồ sơ điện tử, nghị định nêu rõ trong thời hạn 3 ngày kể từ ngày công bố hoặc ban hành quyết định bầu cử, tuyển dụng, bổ nhiệm, tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền phải hoàn thành việc tạo lập hồ sơ điện tử cho cán bộ, công chức, viên chức.
Sau khi hồ sơ điện tử được tạo lập, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ thông tin trong thời hạn 3 ngày làm việc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của thông tin đã kê khai...
Cán bộ, công chức, viên chức có thể tra cứu tiền lương, khen thưởng
Đáng chú ý, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức bao gồm đầy đủ các nhóm dữ liệu, từ thông tin định danh, quan hệ gia đình, lịch sử bản thân đến thông tin tuyển dụng, bổ nhiệm, vị trí việc làm, tiền lương, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, tài sản, thu nhập và sức khỏe.
Theo đó, từ 1.7, cán bộ, công chức, viên chức có quyền tra cứu, trích xuất hồ sơ điện tử của mình; được cung cấp thông tin về quá trình công tác, diễn biến tiền lương, kết quả đánh giá, khen thưởng, kỷ luật và được thông báo các mốc quan trọng như nâng lương, hết thời hạn bổ nhiệm, cập nhật hồ sơ điện tử.
Cùng với quyền lợi, cán bộ, công chức, viên chức có nghĩa vụ cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin phát sinh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của dữ liệu đã kê khai và cập nhật trong hồ sơ điện tử.
