Năm 2023, chị Thu Hà (nhân viên kinh doanh tại Hà Nội) mở một quán cà phê tại Cầu Giấy. Chỉ sau gần 1 năm vận hành, quán đạt doanh thu ổn định, lượng khách quen chiếm tỷ trọng đáng kể. Chị Hà trực tiếp tham gia điều hành hầu hết các khâu, từ lựa chọn nguyên liệu, kiểm soát pha chế đến đào tạo đội ngũ nhân viên, qua đó đảm bảo sự đồng nhất trong trải nghiệm khách hàng.
Năm 2024, chị quyết định mở rộng sang một cơ sở mới tại Hà Đông, kỳ vọng tận dụng lợi thế khu dân cư đông đúc và tốc độ đô thị hóa nhanh của khu vực. Tại đây, chị giữ nguyên công thức đồ uống, cấu trúc thực đơn, thiết kế không gian cũng như mức giá tương đương cơ sở tại Cầu Giấy.
Sau 7 tháng hoạt động, quán tại Hà Đông không đạt doanh thu như kỳ vọng, chi phí thuê mặt bằng và nhân sự cao hơn so với dự toán ban đầu. Áp lực dòng tiền buộc hoạt động kinh doanh phải liên tục điều chỉnh. Cuối cùng, chị quyết định đóng cửa cơ sở này, dù đã dành không ít thời gian và tâm huyết cho dự án.
Từ trải nghiệm thực tế, chị nhận ra sự khác biệt rõ rệt giữa hai khu vực. Cầu Giấy là nơi tập trung nhiều văn phòng, sinh viên và khách trẻ có xu hướng ngồi làm việc hoặc gặp gỡ trong thời gian dài. Hà Đông có mật độ dân cư cao, khách hàng chủ yếu mua mang đi hoặc sử dụng dịch vụ trong thời gian ngắn.
Việc giữ nguyên cấu trúc menu và mức giá như tại Cầu Giấy khiến cơ sở mới chưa tối ưu được nhu cầu địa phương. Một số khung giờ thấp điểm kéo dài hơn dự kiến, làm giảm hiệu suất khai thác mặt bằng.
Trong quá trình vận hành, cơ sở Hà Đông cũng phát sinh nhiều điều chỉnh như thay đổi nhà cung cấp, sắp xếp lại ca làm việc và tinh chỉnh công thức để phù hợp khẩu vị khách hàng. Việc giao quyền điều hành cho quản lý mới cũng khiến phong cách phục vụ và cảm nhận không gian có sự khác biệt, dù hình thức cửa hàng vẫn tương đồng.
Sai lầm khi copy nguyên xi mô hình cũ
Theo chuyên gia tư vấn Trần Khánh Minh Sơn, suy nghĩ “chỉ cần copy nguyên xi mô hình cũ là sẽ thành công” là một ngộ nhận khá phổ biến của các chủ quán khi mở rộng. Nhiều người nhầm lẫn giữa mô hình kinh doanh và kết quả kinh doanh. Menu, thiết kế hay bảng giá có thể giống nhau, nhưng kết quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như vị trí, tệp khách hàng, đội ngũ vận hành và khả năng kiểm soát chất lượng.
Ông Sơn nhấn mạnh, mở rộng không phải là sao chép, mà là nâng cấp lên cấp độ quản trị hệ thống. Khi chủ quán còn vận hành theo kiểu “tôi làm tốt nên quán tốt”, mô hình đó chưa sẵn sàng để nhân rộng. Chỉ khi mọi tiêu chuẩn được chuẩn hóa, có cơ chế kiểm soát và khả năng thích ứng linh hoạt theo thị trường, việc mở thêm cơ sở mới mới có cơ hội thành công bền vững.
Trước khi mở thêm quán, chủ quán cần tự trả lời một câu hỏi quan trọng: cửa hàng hiện tại thành công nhờ hệ thống hay nhờ chính mình? Nếu mọi hoạt động vẫn phụ thuộc lớn vào sự có mặt của chủ quán, mô hình đó chưa đủ điều kiện để nhân rộng.
Chuyên gia khuyến nghị chỉ nên mở rộng khi đã chuẩn hóa được quy trình vận hành, xây dựng được đội ngũ quản lý độc lập và có dữ liệu tài chính đủ ổn định. Đồng thời, mỗi địa điểm mới cần được nghiên cứu lại từ đầu về khách hàng, mức chi tiêu và thói quen tiêu dùng, thay vì giữ nguyên mọi yếu tố của cửa hàng cũ. Mở thêm quán không phải là sao chép thành công, mà là bước chuyển sang một cấp độ quản trị cao hơn.
