Trong bối cảnh hiện nay, số hóa quy trình làm việc và loại bỏ giấy tờ thủ công đã trở thành yêu cầu đối với các doanh nghiệp hiện đại. Quy trình ký kết và quản lý hợp đồng cũng đang chuyển đổi mạnh mẽ sang nền tảng số. Trong đó, hợp đồng điện tử mang lại lợi thế cạnh tranh rõ rệt, đẩy nhanh tiến độ, bảo mật thông tin, có thể tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.
Việc ký kết hợp đồng theo phương thức truyền thống đòi hỏi nhiều bước rườm rà như in ấn, chuyển phát và ký tay... Trung bình, một hợp đồng có thể mất từ vài ngày đến hàng tuần để hoàn thiện. Chi phí in ấn cho mỗi bộ hồ sơ từ 4 đến 10 trang trong khoảng 6.000 - 10.000 đồng. Đối với các doanh nghiệp lớn, họ cần xử lý hàng trăm đến hàng nghìn hợp đồng mỗi năm, khiến đây trở thành một trong những khoản chi đáng kể.
Ngoài ra, hợp đồng giấy còn tiềm ẩn nhiều rủi ro trong lưu trữ và quản lý như thất lạc hồ sơ, khó tra cứu và thiếu bằng chứng trong các tranh chấp pháp lý.
Một phòng giao dịch của MobiFone. Ảnh: MobiFone
Để giải quyết bất cập của hợp đồng truyền thống, MobiFone triển khai giải pháp MobiFone eContract nhằm đáp ứng yêu cầu pháp lý trong vòng đời hợp đồng, từ tạo lập, ký kết đến lưu trữ và quản lý. Tích hợp hệ thống chữ ký số đạt chuẩn, MobiFone eContract đảm bảo tính pháp lý vững chắc và bảo mật cao cho các giao dịch điện tử.
Theo MobiFone, giải pháp này giúp quy trình ký kết rút gọn còn 5 phút, là các bên có thể hoàn tất thủ tục ký kết từ xa, cần gặp mặt trực tiếp hay sử dụng giấy tờ thủ công, phù hợp với bối cảnh làm việc trực tuyến phổ biến hiện nay. MobiFone eContract sở hữu nhiều tính năng nổi bật, như cho phép ký hợp đồng ở nhiều định dạng (pdf, word...) và nhiều thiết bị (máy tính, smartphone, tablet); người dùng có thể tạo luồng hợp đồng linh hoạt; dùng nhiều phương thức ký số (USB Token, Remote Signing...).
Ngoài ra, giải pháp này tích hợp hệ sinh thái chuyển đổi số của MobiFone, giúp doanh nghiệp khai thác lợi ích công nghệ như quản lý nhân sự, CRM... Theo MobiFone, giải pháp MobiFone eContract tiết kiệm đến 80% chi phí vận hành nhờ đáp ứng 7 tiêu chí tối ưu: không chi phí in ấn, không phí chuyển phát, không giới hạn không gian, không rủi ro thất lạc, không gián đoạn thời gian, không phụ thuộc địa điểm và không tốn chi phí lưu kho. Giải pháp cũng sử dụng công nghệ chữ ký số hợp pháp, tuân thủ quy định Việt Nam, với dữ liệu được mã hóa và bảo vệ bởi lớp xác thực đa tầng.
MobiFone eContract được áp dụng cho hầu hết các loại hợp đồng: lao động, thuê khoán, trao đổi, mua bán...
