Bộ Tư pháp đang chủ trì soạn thảo nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015 quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính.
Bộ Tư pháp đề xuất sửa đổi Nghị định 23/2015 để giải quyết tình trạng quá tải chứng thực tại UBND cấp xã (ảnh minh họa)
ẢNH: T.N
Quá tải hồ sơ chứng thực tại cấp xã
Theo quy định tại Nghị định 23/2015, phòng tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực ở các địa phương.
Thống kê của Bộ Tư pháp cho thấy, trong 6 tháng đầu năm 2025, các phòng tư pháp trên cả nước thực hiện chứng thực bản sao đối với 886.445 bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với 672.708 việc.
Trong khi đó, các UBND cấp xã trên cả nước chứng thực bản sao đối với hơn 20,3 triệu bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với hơn 3,1 triệu việc.
Thực hiện việc sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp, thẩm quyền trong lĩnh vực chứng thực được chuyển giao từ cấp huyện sang cấp xã.
Hiện nay, cả nước có 3.321 đơn vị hành chính cấp xã, đa số có quy mô lớn hơn trước đây, dẫn đến khối lượng công việc chứng thực ngày càng tăng, nhiều đơn vị bị quá tải.
Công chức "san sẻ" với chủ tịch xã
Để khắc phục tình trạng quá tải, Bộ Tư pháp đề xuất mở rộng đối tượng thực hiện chứng thực ở cấp xã, gồm: chủ tịch, phó chủ tịch UBND; chánh văn phòng, phó chánh văn phòng HĐND; giám đốc, phó giám đốc trung tâm phục vụ hành chính công; công chức được chủ tịch UBND ủy quyền.
Ngoài ra, còn có công chứng viên của phòng công chứng, văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Dự thảo cũng quy định cụ thể việc thực hiện chứng thực, sử dụng con dấu và việc ủy quyền ở cấp xã. Theo đó, chủ tịch, phó chủ tịch UBND, công chức được chủ tịch UBND ủy quyền thực hiện chứng thực và sử dụng con dấu của UBND.
Công chức được ủy quyền phải có bằng cử nhân luật và có từ 2 năm công tác trở lên trong lĩnh vực tư pháp.
Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền toàn bộ hoặc một số nhiệm vụ chứng thực theo quy định nêu trên.
Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng HĐND và UBND thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của văn phòng HĐND và UBND.
Giám đốc, phó giám đốc trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của trung tâm.
Bộ Tư pháp đánh giá, sửa đổi quy định như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực, đồng thời giảm tải công việc cho chủ tịch UBND cấp xã.
Cấm lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực
Tại dự thảo, Bộ Tư pháp còn đề xuất sửa đổi, bổ sung quy định theo hướng: nếu pháp luật quy định nộp bản sao, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực nhưng có thể yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.
Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm đối chiếu bản sao với bản chính và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao.
Trường hợp thông tin, giấy tờ có thể khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật, người tiếp nhận hồ sơ phải khai thác thông tin, giấy tờ từ cơ sở dữ liệu, không được yêu cầu cá nhân, tổ chức xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực.
Bộ Tư pháp cho hay, việc sửa đổi, bổ sung như trên nhằm hạn chế tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính.
