Trong bối cảnh thuế khoán dự kiến từng bước được thay thế bằng cơ chế thuế kê khai, yêu cầu về quản lý hóa đơn, sổ sách và dữ liệu tài chính đang trở thành thách thức với hàng triệu hộ kinh doanh cá thể. Trước áp lực đó, các giải pháp phần mềm tích hợp, vận hành đơn giản góp phần hỗ trợ hộ kinh doanh thích ứng quy định mới.
Một trong những hướng tiếp cận hiệu quả mô hình hệ sinh thái phần mềm "tất cả trong một", trong đó hoạt động bán hàng, phát hành hóa đơn điện tử và tổng hợp dữ liệu kê khai được kết nối trên cùng một nền tảng. Aibat là nền tảng theo hướng này.
Giao diện hộ kinh doanh sử dụng phần mềm Aibat và phát hành hóa đơn điện tử. Ảnh: Aibat
Khác với các phần mềm bán hàng chỉ dừng ở quản lý giao dịch, Aibat phát triển đồng thời giải pháp hóa đơn điện tử Aibat Invoice, cho phép hộ kinh doanh xuất hóa đơn ngay tại thời điểm bán hàng, không cần liên kết qua bên thứ ba. Hóa đơn có thể phát hành trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại hay iPad, đáp ứng yêu cầu hóa đơn điện tử máy tính tiền theo quy định.
Song song, toàn bộ dữ liệu bán hàng, thu - chi, tồn kho được hệ thống tự động ghi nhận và tổng hợp theo đúng biểu mẫu của Bộ Tài chính. Cuối kỳ, người dùng có thể trích xuất báo cáo phục vụ kê khai thuế. Cách làm này giúp giảm khối lượng ghi chép thủ công - nguyên nhân phổ biến dẫn đến sai sót và chênh lệch số liệu.
Thực tế, nhiều hộ kinh doanh hiện nhầm lẫn giữa việc xuất hóa đơn và kê khai thuế. Nếu hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc tại từng giao dịch, thì kê khai thuế là bước tổng hợp dữ liệu theo kỳ. Việc sử dụng nhiều công cụ rời rạc - một phần mềm để bán hàng, một phần mềm khác để xuất hóa đơn, kèm theo ghi chép thủ công khiến quá trình quản lý trở nên phức tạp, dễ sai lệch và tốn thời gian.
Theo đại diện Aibat, lợi thế của mô hình hệ sinh thái là tính đồng bộ dữ liệu. Do phần mềm bán hàng và hóa đơn điện tử được phát triển bởi cùng một đơn vị, dữ liệu từ hóa đơn tự động kết nối sang báo cáo kê khai, hạn chế việc nhập liệu lại và giảm rủi ro sai sót. Ngoài ra, việc vận hành trên một nền tảng cũng giúp người dùng chỉ cần một đầu mối hỗ trợ kỹ thuật và nghiệp vụ, thay vì làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau.
Bên cạnh yếu tố kỹ thuật, giao diện cũng được xem là rào cản đối với hộ kinh doanh nhỏ, đặc biệt là nhóm lớn tuổi hoặc ít tiếp xúc công nghệ. Aibat thiết kế giao diện thuần Việt, tối giản thao tác, với mục tiêu người dùng có thể làm quen trong thời gian ngắn. Theo đơn vị này, nhiều hộ kinh doanh có thể sử dụng thành thạo phần mềm sau khoảng 15 phút.
Trong lộ trình chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai, giới chuyên gia cho rằng những giải pháp công nghệ đơn giản, chi phí hợp lý và phù hợp thực tế vận hành sẽ đóng vai trò quan trọng, giúp hộ kinh doanh chuyển đổi số nhẹ nhàng, thay vì trở thành gánh nặng mới.
