GIẢM TẢI CHO LÃNH ĐẠO PHƯỜNG, XÃ
10 ngày qua, ông Trần Hải Đăng, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công P.Bình Phú, TP.HCM, được Chủ tịch UBND phường ủy quyền ký trả kết quả 5 thủ tục, chủ yếu là chứng thực bản sao từ bản chính (còn gọi là sao y) và chứng thực chữ ký một số giấy tờ. P.Bình Phú là một trong những phường, xã đầu tiên ở TP.HCM triển khai Nghị quyết 29/2025 của HĐND TP.HCM nhằm trao thêm quyền cho công chức để giải quyết hồ sơ của người dân và doanh nghiệp nhanh hơn.
Chủ tịch UBND P.Gò Vấp, TP.HCM, ủy quyền cho 3 công chức ký hồ sơ sao y, chứng thực chữ ký
Ảnh: Sỹ Đông
Theo quy trình trước đây, công chức thụ lý hồ sơ rồi kiểm tra, đối chiếu, trình lãnh đạo UBND phường (gồm chủ tịch và 2 phó chủ tịch) ký trả kết quả. Sau khi sắp xếp lại địa giới hành chính và thực hiện chính quyền 2 cấp, phường xã mới có diện tích rộng, dân cư đông, khối lượng công việc dồn về khiến lãnh đạo phường bị "chôn chân" ngồi ký hồ sơ, ảnh hưởng đến những công việc khác. Như P.Bình Phú, trung bình mỗi ngày nhận 200 - 250 hồ sơ, cao điểm hơn 300 hồ sơ, trong đó đến 70% là hồ sơ sao y, chứng thực.
Ông Nguyễn Chí Thanh, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công P.Gò Vấp, cho biết trung tâm trung bình nhận 195 hồ sơ/ngày, trong đó 160 hồ sơ chứng thực, tỷ lệ 87%. Số lượng hồ sơ chứng thực, hộ tịch của P.Gò Vấp chiếm tỷ lệ lớn do hồ sơ đất đai của 6 phường thuộc Q.Gò Vấp cũ dồn về chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai đặt tại trung tâm nên phát sinh các hồ sơ kèm theo như sao y, chứng thực, xác nhận tình trạng hôn nhân nhiều hơn các phường khác.
Sao y, chứng thực chữ ký thuộc loại thủ tục đơn giản, trước đây TP.HCM đã giao về cho công chức phường trực tiếp ký, nhưng khi vận hành mô hình chính quyền 2 cấp, việc ủy quyền này tạm dừng. Đến cuối tháng 8.2025, HĐND TP.HCM ban hành nghị quyết cho phép chủ tịch UBND phường, xã ủy quyền 14 nội dung cho công chức, chia thành 2 nhóm: chứng thực bản sao, chữ ký và chứng thực giao dịch, hợp đồng.
Ông Trần Hải Đăng, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công P.Bình Phú, TP.HCM, được ủy quyền ký trả kết quả hồ sơ
Ảnh: Sỹ Đông
Theo khảo sát, chủ tịch UBND các phường, xã đã bắt đầu ủy quyền nhưng số lượng nội dung ủy quyền khác nhau, như xã Hóc Môn ủy quyền toàn bộ 14 nội dung, còn P.Bình Phú thì chỉ 5 nội dung về chứng thực bản sao, chữ ký. Mặt khác, có nơi chỉ ủy quyền cho trưởng phòng, phó trưởng phòng, có nơi ủy quyền cho cả công chức không giữ chức danh lãnh đạo như P.Gò Vấp, P.Bình Thạnh. Trong khi đó, lãnh đạo các phường, xã chưa ủy quyền thì lý giải rằng số lượng hồ sơ không nhiều và còn chờ Sở Tư pháp hướng dẫn kỹ hơn về những nội dung ủy quyền.
RÚT NGẮN THỜI GIAN XỬ LÝ
Từ ngày 15.9, Chủ tịch UBND P.Gò Vấp ủy quyền cho 3 công chức ký hồ sơ sao y, chứng thực chữ ký gồm Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công, Phó chánh văn phòng HĐND và UBND phường và 1 công chức tư pháp thuộc Trung tâm Phục vụ hành chính công. Ông Nguyễn Chí Thanh cho hay sau khi nhận ủy quyền, 3 nhân sự ngồi lại trao đổi, phân công lịch trực mỗi người 2 ngày trong tuần. Đối với công chức tư pháp, việc được ủy quyền ký luôn hồ sơ sao y, chứng thực giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hồ sơ. Thay vì phải trình lãnh đạo UBND phường ký thì công chức trực tiếp ký luôn, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
Ông Phan Quang Khánh, Chủ tịch UBND P.Bình Thạnh, cho biết đã quyết định ủy quyền cho 2 công chức đang công tác tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của phường dựa trên tình hình thực tế và năng lực của đội ngũ. Việc lựa chọn nhân sự được cân nhắc rất kỹ lưỡng. Một người là công chức giữ vai trò lãnh đạo, quản lý tại trung tâm, có kinh nghiệm nhiều năm trong công tác tư pháp cấp quận, đảm bảo sự am hiểu sâu sắc về pháp lý và quy trình. Người còn lại là công chức có thâm niên trực tiếp xử lý hồ sơ chứng thực tại phường, rất vững về nghiệp vụ và giàu kinh nghiệm thực tế. "Sự kết hợp này đảm bảo các công việc được giải quyết vừa nhanh chóng, vừa chặt chẽ, đúng quy định", ông Khánh nhận định.
Trong giai đoạn đầu, Chủ tịch UBND P.Bình Thạnh ủy quyền đối với 7 nhóm nhiệm vụ có tần suất người dân thực hiện cao và mang tính thủ tục phổ biến, chủ yếu là chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực di chúc và cấp bản sao có chứng thực từ các hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực trước đó. Việc lựa chọn các nhiệm vụ này nhằm giải quyết ngay lập tức nhu cầu lớn nhất của người dân, rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi đối với các thủ tục hành chính thông dụng.
Ông Khánh cho biết ghi nhận bước đầu, công tác ủy quyền diễn ra tương đối ổn định và thông suốt, chưa phát sinh trường hợp sai sót nào. Hiệu quả rõ rệt nhất là lãnh đạo UBND phường đã được giải phóng đáng kể khỏi áp lực phải ký các hồ sơ chứng thực mang tính sự vụ, lặp đi lặp lại. Lượng thời gian tiết kiệm là một nguồn lực quý giá để tập trung giải quyết những vấn đề chiến lược và các điểm nóng dân sinh trên địa bàn.
Vì sao nơi chứng thực hợp đồng, nơi không?
Hiện đa số UBND phường, xã khu vực TP.HCM cũ chưa ủy quyền cho công chức ký hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản mà chuyển ra phòng công chứng thực hiện.
Theo tìm hiểu của PV Báo Thanh Niên, trong quá trình góp ý xây dựng dự thảo nghị quyết và thảo luận trực tiếp tại kỳ họp HĐND TP.HCM, nhiều ý kiến cho rằng UBND phường, xã không nên ủy quyền việc chứng thực hợp đồng, giao dịch tài sản, nhất là bất động sản. Ông Trần Văn Bảy, Chánh thanh tra TP.HCM, cho biết từ năm 2011, TP.HCM đã chuyển giao toàn bộ việc chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến bất động sản cho các tổ chức hành nghề công chứng. Hiện văn phòng công chứng đã được xã hội hóa, tiến tới không còn văn phòng công chứng của nhà nước. Riêng TP.HCM có 196 tổ chức hành nghề công chứng.
Ông Bảy cho biết để chứng thực các hợp đồng giao dịch bất động sản thì phải có dữ liệu nhưng UBND phường, xã hiện chưa có dữ liệu đầy đủ về lĩnh vực này, nhất là dữ liệu đất đai và dữ liệu ngăn chặn giao dịch. Nếu phải gửi văn bản đi hỏi cơ quan khác sẽ không đảm bảo thời hạn giải quyết thủ tục hành chính.
Sở Tư pháp cũng lý giải trên địa bàn TP.HCM vẫn còn một số địa phương chưa có tổ chức hành nghề công chứng nên một số UBND cấp xã phải thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở để phục vụ người dân.
Lãnh đạo một số trung tâm phục vụ hành chính công cho biết các văn phòng công chứng không trải đều mỗi phường mà tập trung ở phường đặt trụ sở UBND quận, huyện cũ. Mặt khác, việc chứng thực hợp đồng, giao dịch các hồ sơ về nhà đất cần có dữ liệu về đất đai, thế chấp, ngăn chặn giao dịch, nhưng UBND cấp xã chưa có những dữ liệu này. Nếu không có dữ liệu, công chức UBND phường chứng thực sẽ tiềm ẩn sai sót rất cao.
Hướng tới phân quyền tối ưu hơn
Lãnh đạo một số phường đánh giá việc ủy quyền là bước tháo gỡ rất lớn của TP.HCM nhưng vẫn chưa được tối ưu. Lý do là hiện Trung tâm Phục vụ hành chính công phường, xã có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng nhưng chưa được sử dụng con dấu để đóng dấu hồ sơ chứng thực đã được ủy quyền mà phải sử dụng dấu của UBND phường, xã. Hệ quả, hồ sơ ký xong vẫn phải chuyển xuống văn thư đóng dấu. Nếu Trung tâm Phục vụ hành chính công nằm cách xa văn thư thì tốn thời gian đi lại. Một số lãnh đạo phường còn so sánh việc các công chứng viên tư nhân có thể ký và đóng dấu, giải quyết hồ sơ rất nhanh trong khi công chức nhà nước thì lại không được sử dụng con dấu của Trung tâm Phục vụ hành chính công.
Từ đó, họ đề xuất nếu công chức giữ chức danh lãnh đạo đủ tiêu chuẩn được giao nhiệm vụ ký và đóng dấu của đơn vị, hoàn tất toàn bộ quy trình ngay tại quầy giao dịch, tạo ra một quy trình khép kín, nhanh chóng, thực sự là "một cửa tại chỗ". Điều này không chỉ nâng cao sự hài lòng của người dân mà còn giúp cá thể hóa trách nhiệm một cách rõ ràng, minh bạch hơn.
