6 năm sau khi gia nhập Microsoft, Chris Capossela đã nhận một lời đề nghị bất thường, từ một trong những ông chủ của mình. Đó là trở thành người viết bài phát biểu cho Giám đốc điều hành lúc bấy giờ - Bill Gates.
Chia sẻ với CNBC Make It, Capossela (hiện 53 tuổi) cho biết: "Bill đã gửi email cho nhóm điều hành và mô tả những gì anh ấy đang tìm kiếm. Ai đó đã chuyển tiếp tin nhắn ấy cho tôi và nói 'Trên này có tên của bạn, bạn nên ứng tuyển vào đó'. Mọi thứ đến rất tình cờ, tôi không hề lên kế hoạch chuẩn bị trước".
Capossela đã dành những năm 1997-1999 để đi khắp thế giới cùng Gates, theo dõi cuộc cách mạnh công nghệ diễn ra cùng với một trong những CEO quyền lực, giàu có nhất của làng công nghệ. Capossela đã cùng biên tập những bài phát biểu và hỗ trợ Gates thuyết trình về sản phẩm Windows trực tiếp.
Ngày nay, Capossela là Giám đốc tiếp thị của Microsoft, làm việc dưới quyền Satya Nadella - người đã trở thành Giám đốc điều hành vào năm 2014. Gần đây, Capossela đã tổ chức lễ kỷ niệm 31 năm làm việc tại gã khổng lồ công nghệ.
Chris Capossela. Ảnh: Wikipedia.
Một trong những bài học quý giá nhất mà Capossela học được từ Gates, đồng thời cũng là một trong những bí quyết thành công của ông, là tầm quan trọng của việc quản lý thời gian. Capossela giải thích rằng Gates rất tỉ mỉ trong việc lên kế hoạch cho lịch trình của mình. "Anh ấy thật tuyệt vời. Các kỹ thuật quản lý thời gian tôi học được từ Bill đã giúp tôi đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tôi luôn mong muốn".
Đây là hai trong số các kỹ thuật quản lý thời gian mà Capossela nói rằng ông đã học được từ Gates.
Lên kế hoạch trước một năm
Thay vì chỉ nghĩ về lịch trình trong tuần và tháng, điều quan trọng là phải vạch ra kế hoạch cho năm sau.
Capossela theo dõi Gates lên kế hoạch lịch trình trước một năm, chủ yếu là vào năm tài chính của Microsoft, diễn ra từ tháng 7 năm trước đến tháng 6 năm sau.
Việc lập kế hoạch càng nhiều càng tốt, giúp bạn tạo ra nhịp điệu theo lịch trình, tăng năng suất và hoàn thành các mục tiêu đúng hạn. Đồng thời kỹ năng này giúp cải thiện sự cân bằng trong cuộc sống và công việc.
Bạn không nhất thiết phải có mọi mục tiêu hoặc dự án trong 12 tháng tới để thực hiện kỹ năng này. Tuy nhiên, thật hữu ích khi bạn phác thảo sơ bộ về các mục tiêu hàng năm, ngày quan trọng hay các sự kiện lớn khác.
Kỹ thuật này đã giúp Capossela lên kế hoạch cho công việc của mình xung quanh những kỳ nghỉ dài chẳng hạn như chuyến thăm gia đình.
"Tôi không căng thẳng về những gì sẽ xảy ra hay những gì tôi làm chưa đủ. Lý do là tôi đã chủ động lên kế hoạch lên lịch trình năm tới. Thời gian là tài nguyên quý giá nhất của chúng tôi, bạn không thể đi ngược lại dòng thời gian đã trôi qua. Vì vậy, điều quan trọng là phải tự vấn bản thân 'Tôi sẽ làm những gì trong năm tới?'".
Capossela đã học được kỹ năng quản lý thời gian nhờ làm việc với tỷ phú Bill Gates. Ảnh: Wired.
Chia nhỏ thời gian thành các quỹ
Đã khi nào bạn cảm thấy bản thân đang lãng phí thời gian chỉ để họp hành hay trả lời thư từ chưa? Đó là cạm bẫy từng gây rối một trong những CEO thành công nhất thế giới. Năm 2017, Gates từng chia sẻ rằng đôi khi ông phải "chắt chiu" từng phút một để thể hiện sự nghiêm túc với tư cách là nhà lãnh đạo kinh doanh.
Song Gates đã tìm ra giải pháp sáng tạo cho vấn đề này. Tỷ phú người Mỹ đã chia quỹ thời gian của mình thành các nhóm nhỏ khác nhau và điều chỉnh thời lượng cho phù hợp.
Capossela đã học tập kỹ thuật này và chia quỹ thời gian của ông thành 4 nhóm: Thời gian dành cho vấn đề nhân sự (tuyển dụng và quản lý nhóm), chiến lược công ty, tiếp thị và khách hàng. CMO 53 tuổi khuyến nghị mọi người nên dành 25% ngày làm việc cho mỗi nhóm thời gian.
Để xem xét tính hiệu quả và khả năng kiểm soát công việc, bạn nên trải nghiệm phương pháp chia nhóm thời gian này trong 3-4 tháng.
"Tôi cảm thấy rất thoải mái tự do. Kỹ năng này giúp tôi quản lý mọi thứ một cách chiến lược hơn và đánh bại các nhiệm vụ đang 'ăn' hết thời gian của mình", Capossela chia sẻ.
