Theo ông Rajesh Achanta, cựu Phó chủ tịch phụ trách Supply Network Operations khu vực châu Á, Trung Đông và châu Phi của P&G, trong bối cảnh kinh tế toàn cầu nhiều biến động, không ít doanh nghiệp phải cân nhắc giữa hai lựa chọn: giảm tồn kho để giải phóng dòng tiền hoặc duy trì mức dự trữ cao hơn nhằm bảo vệ chuỗi cung ứng. Quyết định này tưởng chừng đơn giản nhưng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành và tăng trưởng của doanh nghiệp.
Ông Rajesh Achanta, cựu Phó Chủ tịch phụ trách Supply Network Operations khu vực châu Á, Trung Đông và châu Phi của Procter & Gamble. Ảnh: NVCC
Ông cho biết, quản trị tồn kho là một trong những bài toán khó nhất đối với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô. Mức tồn kho không hợp lý có thể gây áp lực lên dòng tiền hoặc làm gián đoạn khả năng đáp ứng thị trường. Tồn kho có tác động trực tiếp đến dòng tiền tự do của doanh nghiệp.
Nếu giữ tồn kho quá cao, vốn sẽ bị "chôn" trong kho, làm giảm khả năng thanh khoản. Nhưng nếu cắt giảm quá mạnh, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng không đủ hàng để bán khi nhu cầu tăng hoặc chuỗi cung ứng gặp gián đoạn. Những doanh nghiệp quản trị tồn kho kém có thể cạn tiền mặt và phải đóng cửa. Ngược lại, nếu chỉ tập trung giảm tồn kho, doanh nghiệp có thể tối ưu sổ sách nhưng lại không còn sản phẩm để bán.
"Vì vậy quyết định tồn kho luôn là bài toán cân bằng giữa tối ưu chi phí và bảo vệ khả năng phục vụ thị trường", ông Rajesh Achanta nói.
Ông cũng lưu ý rằng "quản trị tồn kho là khoa học, không phải nghệ thuật", nhiều lãnh đạo doanh nghiệp vẫn ra quyết định tồn kho dựa trên kinh nghiệm hoặc cảm tính. Sau giai đoạn thiếu hàng, doanh nghiệp thường tăng mạnh lượng tồn kho. Ngược lại, khi chịu áp lực dòng tiền, họ lại có xu hướng giảm tồn kho sâu để giải phóng vốn. Cách tiếp cận này dễ dẫn đến những quyết định thiếu cân bằng.
Ông nhấn mạnh, quản trị tồn kho cần dựa trên các mô hình phân tích thay vì kinh nghiệm đơn lẻ. Mức tồn kho phù hợp cần được xác định dựa trên nhiều yếu tố, gồm đặc điểm chuỗi cung ứng, mức độ biến động của cung và cầu cũng như mô hình vận hành của từng doanh nghiệp. Vì vậy, không có con số tồn kho cố định áp dụng cho mọi tổ chức. Doanh nghiệp trong ngành hàng tiêu dùng nhanh với mạng lưới cung ứng toàn cầu sẽ có cách xác định tồn kho khác với doanh nghiệp sản xuất theo đơn hàng hoặc doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào nguyên liệu nhập khẩu.
Ngoài việc sử dụng mô hình nội bộ, ông Rajesh cho rằng doanh nghiệp nên tham khảo dữ liệu của các công ty cùng ngành để hiểu mức tồn kho của mình đang ở đâu so với thị trường. Các công ty niêm yết thường công bố thông tin về tồn kho trong báo cáo thường niên, tạo ra nguồn dữ liệu tham chiếu quan trọng.
Ông lấy ví dụ tại Procter & Gamble, tổng tồn kho thường chiếm khoảng 5-6% doanh số. Con số này bao gồm thành phẩm, nguyên vật liệu đóng gói và hàng đang trong quá trình sản xuất. Theo ông, đây không phải là chuẩn chung cho mọi doanh nghiệp, nhưng có thể được sử dụng như điểm tham chiếu để so sánh với thị trường.
Nếu mức tồn kho của doanh nghiệp cao hơn đáng kể so với các đối thủ trong cùng ngành, điều đó có thể cho thấy cơ hội cải thiện hiệu quả vận hành. Ngược lại, nếu đối thủ duy trì tồn kho thấp nhưng vẫn tăng trưởng ổn định, doanh nghiệp cần tìm hiểu các phương thức vận hành giúp họ đạt được kết quả đó.
Ông Rajesh cũng cho rằng tồn kho không chỉ là vấn đề của bộ phận vận hành hoặc chuỗi cung ứng. Trên thực tế, mức tồn kho cho thấy nhiều quyết định trong toàn bộ tổ chức. Độ chính xác của dự báo bán hàng, chiến lược sản phẩm, kế hoạch khuyến mãi và năng lực vận tải đều có ảnh hưởng trực tiếp.
Newing phối hợp VPBank tổ chức SME Forum 2026 vào ngày 2/3. Ảnh: Newing
Vì vậy, quản trị tồn kho hiệu quả đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận kinh doanh, tài chính và vận hành. Khi các bộ phận này cùng hướng tới mục tiêu chung như doanh thu, lợi nhuận và dòng tiền, doanh nghiệp sẽ có điều kiện xây dựng mức tồn kho phù hợp hơn.
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) thường có lợi thế về tốc độ ra quyết định so với các tập đoàn lớn. Tuy nhiên, tốc độ chỉ mang lại hiệu quả khi đi cùng định hướng rõ ràng. Ông ví SME như chiếc tàu cao tốc có thể đổi hướng nhanh, trong khi các tập đoàn lớn giống một con tàu lớn di chuyển chậm hơn nhưng thường có lộ trình ổn định.
"Thành công không đến từ tốc độ đơn thuần, điều quan trọng là tốc độ phải đi cùng với phương hướng đúng. Do đó lãnh đạo cần nhìn các quyết định vận hành, trong đó có tồn kho, không chỉ dưới góc độ ngắn hạn của một quý, mà trong bối cảnh chiến lược dài hạn của doanh nghiệp", ông Rajesh cho biết.
Những kinh nghiệm về quản trị tồn kho này sẽ được ông Rajesh Achanta chia sẻ tại SME Forum 2026 với chủ đề "Sức bật mới cho cuộc chơi lớn", dự kiến diễn ra ngày 20/3 tại TP HCM. Chương trình do Newing phối hợp VPBank SME tổ chức, dự kiến quy tụ hơn 700 CEO, nhà sáng lập và lãnh đạo doanh nghiệp, cùng đại diện các tập đoàn đa quốc gia. Các phiên thảo luận tập trung vào những bài học thực tiễn về vận hành, chuỗi cung ứng và tăng trưởng trong bối cảnh kinh tế nhiều biến động. Sau diễn đàn, các nội dung chia sẻ dự kiến được phát triển thành những workshop ứng dụng chuyên sâu và chương trình study tour quốc tế, nhằm hỗ trợ lãnh đạo chuyển hóa tri thức quản trị thành hành động cụ thể trong tổ chức.
SME Forum 2026 nằm trong chuỗi diễn đàn lãnh đạo do Newing khởi xướng từ năm 2022, với sự tham gia của các diễn giả là lãnh đạo, chuyên gia thực chiến - những người trực tiếp điều hành, ra quyết định ở quy mô lớn tại các tập đoàn trong khu vực và trên thế giới. Trong giai đoạn 2022-2025, các diễn đàn này đã quy tụ hơn 800 CEO và lãnh đạo từ hơn 300 doanh nghiệp, tạo không gian trao đổi về các phương pháp quản trị hiện đại cùng những bài học thực tiễn từ quá trình vận hành doanh nghiệp.
