Gần đây Giáo sư Kevin Kruse tại Đại học Princeton phỏng vấn 200 người cực kỳ thành công gồm có 7 tỷ phú, 13 vận động viên Olympic và nhiều doanh nhân thành công với câu hỏi mở đơn giản:
"Bí quyết về hiệu suất quan trọng nhất của anh/chị là gì?"
Dưới đây là một vài điểm chung mà tôi tập hợp được:
1. Người thành công tập trung vào phút chứ không phải giờ
Phần lớn mọi người quen với việc thiết lập lịch làm việc của mình thành những khoảng thời gian một giờ hoặc nửa giờ. Còn đối với những người cực kỳ thành công, mỗi ngày có 1.140 phút và thời gian là tiền bạc. Tiền bạc mất đi còn có thể kiếm lại được nhưng thời gian trôi qua thì không bao giờ trở lại. Shannon Miller, vận động viên Olympic môn thể dục dụng cụ đã chia sẻ với Kevin: "Đến tận hôm nay, tôi vẫn sắp xếp lịch trình hầu như là từ phút này đến phút khác." Bạn phải kiểm soát từng giây phút để làm chủ cuộc đời mình.
2. Người thành công tập trung chỉ vào một việc duy nhất
Những người làm việc hiệu quả biết công việc quan trọng nhất của họ là gì và tập trung thực hiện việc đó trong khoảng thời gian đầu giờ sáng. Công việc nào sẽ tác động lớn nhất đến quá trình đạt được mục tiêu của bạn? Thành tích nào sẽ giúp bạn thăng tiến trong công việc? Đó là những việc mà mỗi ngày bạn nên dành riêng buổi sáng để thực hiện.
3. Người thành công không sử dụng danh sách những việc cần làm
Thay vì lúc nào cũng viết danh sách việc cần làm, hãy xếp lịch cho mọi thứ. Thực tế chỉ 41% công việc trong danh sách việc cần làm được hoàn thành. Tất cả những việc chưa hoàn thành khiến bạn căng thẳng và mất ngủ do hiệu ứng Zeigarnik. Hiệu ứng Zeigarnik nghĩa là công việc chưa hoàn thành sẽ đeo bám tâm trí bạn cho đến khi bạn làm xong những việc đó. Những người có hiệu suất cao xếp lịch cho mọi thứ, họ làm việc và sống theo lịch trình đó.
4. Người thành công đánh bại sự trì hoãn
Phiên bản tương lai của bạn không đáng tin bởi ta thường không nhất quán về thời gian. Hôm nay ta mua rau vì nghĩ rằng cả tuần mình sẽ ăn món salad tốt cho sức khỏe; nhưng sau đó ta không ăn, để đến khi thực phẩm bị hỏng, ta lại bỏ đi. Người thành công suy nghĩ về những gì họ có thể làm bây giờ để đảm bảo phiên bản tương lai của họ sẽ làm đúng việc. Hãy dự đoán điều bạn cản trở bản thân trong tương lai và tìm ra giải pháp ngay hôm nay để đánh bài phiên bản tương lai của bạn.
5. Người thành công quan tâm đến những lĩnh vực khác ngoài công việc
Kevin học được điều này đầu tiên từ Andy Grove của Intel: "Luôn luôn có nhiều việc phải làm , những việc nên làm thì luôn nhiều hơn những việc có thể làm." Người cực kỳ thành công biết những gì họ quý trọng trong cuộc sống. Dù đó là công việc nhưng họ cũng coi trọng những lĩnh vực khác. Tùy mỗi người, đó có thể bao gồm thời gian dành cho gia đình, tập thể dục, và việc cho đi. Họ có ý thức phân bổ 1.440 phút mỗi ngày cho từng vấn đề mà họ coi trọng và rồi kiên định với kế hoạch đã đặt ra.
6. Người thành công sử dụng số tay
Richard Branson nhiều lần nói rằng mình không thể gây dựng tập đoàn Virgin nếu không có một quyển sổ tay luôn mang theo đến mọi nơi. Trong một cuộc phỏng vấn, ông vua vận chuyển người Hy Lạp Aristotle Onassis cho biết, "Hãy luôn mang theo một quyển sổ tay. Viết ra mọi thứ… Đó là bài học triệu đô mà bạn không được học ở trường kinh doanh" Những người làm việc hiệu quả giải tỏa tâm trí bằng cách viết ra mọi thứ khi họ nảy ra suy nghĩ.
7. Người thành công xử lý email chỉ vài lần mỗi ngày
Những người cực kỳ hiệu quả không kiểm tra email cả ngày. Họ không để ý đến từng tiếng chuông thông báo email mới để xem ai vừa gửi thư cho mình. Thay vào đó, giống như mọi việc khác, họ sắp xếp một khoảng thời gian để xử lý email nhanh chóng và hiệu quả. Đối với một số người, đó chỉ là một lần mỗi ngày. Đối với người khác, họ có thể xử lý email vào buổi sáng, trưa và tối
8. Người thành công không họp hành nhiều
Khi Kevin đề nghị Mark Cuban đưa ra lời khuyên quan trọng nhất về hiệu suất, Mark nhanh chóng đáp: "Đừng bao giờ tham gia họp nếu điều đó không mang lại giá trị." Các cuộc họp là kẻ giết thời gian khét tiếng. Họp trễ, họp không đúng người, họp vòng vo và kéo dài. Bạn nên tránh các cuộc họp bất cứ khi nào có thể và nên ít tổ chứ các buổi họp hơn. Nếu bạn thật sự phải tổ chức một cuộc họp, hãy thực hiện gọn gẽ và đi trực tiếp vào vấn đề.
9. Người thành công biết nói "không" khi cần thiết
Tỷ phú Warren Buffet từng nói "Sự khác biệt giữa người thành công và rất thành công là người rất thành công nói ‘không’ với hầu hết mọi thứ. James Altucher dí dỏm chia sẻ một mẹo: "Nếu một việc không phải là ‘Tuyệt cú mèo’ thì đừng làm việc đó." Nhớ rằng, bạn chỉ có 1.440 phút mỗi ngày. Đừng dễ dàng cho đi thời gian của bạn.
10. Người thành công tuân theo quy luật 80/20
Được biết đến là nguyên tắc Pareto, trong hầu hết mọi việc, 80% kết quả đến từ 20% hoạt động. Những người làm việc hiệu quả biết hoạt động nào hướng đến những kết quả tuyệt vời nhất. Họ tập trung vào những hoạt động đó và bỏ qua những hoạt động còn lại.
11. Người thành công ủy thác hầu hết mọi việc
Những người làm việc hiệu quả không thường xuyên hỏi "Mình có thể làm việc này bằng cách nào?" Thay vào đó, họ đặt câu hỏi: "Việc này có thể được hoàn thành bằng cách nào?" Họ bỏ bản thân mình ra khỏi công việc nhiều nhất có thể. Những người hiệu quả không gặp phải những vấn đề về kiểm soát và cũng chẳng phải những người quản lý chi li. Họ biết cách ủy thác và trong nhiều trường hợp thì mức đủ tốt là có thể chấp nhận.
12. Người thành công chạm vào mọi thứ chỉ một lần
Bao nhiêu lần bạn mở một bức thư thông thường và rồi đặt nó xuống rồi sau này phải giải quyết thêm lần nữa? Bao nhiêu lần bạn đọc một email rồi đóng lại và để nó trong hộp thư đến nhằm giải quyết sau? Những người cực kỳ thành công cố gắng "chạm đến mọi thứ chỉ trong một lần".
Nếu một việc chỉ tốn ít hơn 5 -10 phút, họ sẽ giải quyết việc đó ngay lập tức. Điều này giúp bạn bớt căng thẳng, vì bạn sẽ không phải bận tâm đến nó nữa và bạn cũng hiệu quả hơn vì không phải đọc lại hoặc đánh giá lại vấn đề thêm một lần nữa.
13. Người thành công tuân thủ đều đặn một thói quen buổi sáng
Mặc dù Kevin thấy có nhiều thói quen khác nhau, nhưng phần lớn những người thành công chăm sóc cơ thể vào buổi sáng bằng cách uống nước, ăn một bữa sáng lành mạnh, tập thể dục nhẹ. Họ nuôi dưỡng tâm trí bằng cách thiền hoặc cầu nguyện, đọc sách hoặc những bài viết truyền cảm hứng.
14. Năng lượng là tất cả
Bạn không thể tạo ra thêm thời gian cho mỗi ngày nhưng bạn có thể nâng cao năng lượng để cải thiện khả năng tập trung và năng suất. Những người cực kỳ thành công không bỏ bữa sáng, nghỉ ngơi hay thời gian giải lao để đạt được nhiều thành công hơn. Thay vào đó, họ xem thức ăn là nhiên liệu, giấc ngủ là sự phục hồi và thời gian giải lao là cơ hội tái tạo năng lượng để hoàn thành nhiều việc hơn.
