1. Quy tắc 25/5
Tỷ phú Warren Buffett đã chia sẻ với phi công riêng của mình về bài học đơn giản trong các ưu tiên nghề nghiệp. Theo đó, phương pháp của Buffett là trước tiên hãy lập danh sách gồm 25 điều bạn muốn đạt được trong sự nghiệp; đánh dấu 5 mục tiêu quan trọng bậc nhất. Đây là những mục tiêu cấp bách và được ưu tiên thực hiện; gạch bỏ hết 20 điều còn lại trong danh sách.
Phương pháp này giúp bạn định hướng rõ đích đến của mình và tập trung thực hiện chúng. Đồng thời đó còn là yêu cầu kỷ luật thép, ý chí mạnh mẽ và biết kiểm soát bản thân.
Khi bạn phải hoàn thành vô số các công việc, deadlines... hãy thử áp dụng quy tắc 25/5 này để nâng cao năng suất công việc, lấy một tờ giấy và viết xuống 25 đầu việc cần hoàn thành. Tiếp đến, hãy tự hỏi bản thân: "Tôi cần nói "không" với 20 việc nào để có thể tập trung hoàn thành 5 việc được đánh dấu ưu tiên".
Mặc dù quy tắc 25/5 này không phải do Warren Buffet tạo ra, nhưng nó thực sự hiệu quả. Khi thực hiện quy tắc, bạn sẽ tối đa hóa năng suất của mình bằng cách chỉ dành thời gian cho những thứ sẽ thúc đẩy bạn tiến tới thành công.
2. Quy tắc viết ngược
Bạn có thể áp dụng quy tắc này khi viết email hay báo cáo. Bạn cần đảo ngược vai trò của mình với tư cách là người viết thành vai trò của người đọc nội dung bạn gửi đến. Điều này rất hữu ích, bởi nó ngăn việc bạn viết quá dài hoặc viết những nội dung không giúp ích cho mục đích của người nhận.
Tập thói quen viết ngược là cách giúp bạn phát triển trí tuệ cảm xúc của mình, tập đồng cảm với mọi người xung quanh.
3. Câu hỏi vàng
Khi cần phải đưa ra quyết định nhưng lại bị yếu tố cảm xúc chi phối, hãy tự hỏi bản thân: "Tôi sẽ cảm thấy thế nào về lựa chọn này trong một ngày, một tuần, một tháng, một năm?''. Câu hỏi này sẽ ép buộc bạn phải ''nhìn thấy tương lai''. Khi não bộ suy nghĩ và điều khiển, cảm xúc sẽ không thể chi phối bạn trong quyết định này.
4. Quy tắc 5 phút
Đã khi nào có một nhiệm vụ lớn trước mắt nhưng thay vì bắt tay ngay vào thực hiện, bạn lại ngồi xem video Youtube cả buổi sáng? Lý do khiến chúng ta làm điều này vì não bộ quá choáng ngợp khi suy nghĩ sẽ phải tốn thời gian dài để hoàn thành công việc đó.
Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng quy tắc 5 phút: Tự thoả thuận với bản thân để hoàn thành nhiệm vụ chỉ trong 5 phút. Thực tế khi áp dụng quy tắc này bạn đang ''đánh lừa'' bộ não của mình để xem nhiệm vụ lớn như một nhiệm vụ nhỏ. Tất nhiên khi đã bắt tay vào xử lý, bạn sẽ ngồi làm việc lâu hơn 5 phút.
5. Quy tắc bấm giờ
Bạn là một người luôn coi công việc là mục tiêu hàng đầu. Song bạn vẫn cần cân bằng công việc với những yếu tố khác, thậm chí quan trọng hơn như gia đình hay sức khoẻ. Vậy phương pháp là gì?
Bạn có thể cân bằng mọi thứ bằng phương pháp bấm giờ: Đặt quy tắc thời gian làm việc cho mỗi ngày phù hợp, sau khoảng thời gian đó là những phút giây dành cho gia đình hay chăm sóc sức khoẻ... Bạn cần phải coi việc chăm sóc sức khoẻ của bản thân, chuyện gia đình như một cuộc hẹn quan trọng mà không thể bỏ lỡ.
Nhiều công ty và nhân viên văn phòng áp dụng quy tắc tính giờ này để đạt được sự cân bằng và xây dựng được văn hoá làm việc bổ ích.
6. Quy tắc viết
Đã khi nào gặp phải tình huống, bạn đặt câu hỏi cho người đối diện nhưng họ không thể làm theo các yêu cầu đó. Khi đã cố giải thích, thuyết phục, bạn mới thực sự nhận ra bản thân mình cũng chưa hoàn toàn suy nghĩ thấu đáo về ý tưởng này.
Để khắc phục điều này bạn có thể áp dung quy tắc viết: Nếu bạn muốn làm rõ suy nghĩ của mình hãy xác định điều gì là quan trọng, muốn truyền đạt ý và viết nó xuống giấy.
Quy tắc này sẽ giúp bạn làm sáng tỏ suy nghĩ của mình, cải thiện trí nhớ đồng thời giúp bạn tự tin khi giao tiếp bởi mọi thứ đã được chuẩn bí sẵn sàng
7. Quy tắc 4 bước chống trì hoãn
Nếu quy tắc 5 phút không đủ để bạn hoàn thành nhiệm vụ của mình, hãy thứ áp dụng phương pháp này:
1. Thừa nhận việc phải thay đổi
Nếu là một người thường có thói quen trì hoãn, hãy ngừng viện các lý do mà tập thừa nhận trì hoãn sẽ khiến bạn không đạt được mục tiêu hay đơn giản là không thể hoàn thành công việc đúng tiến độ.
Nếu không có suy nghĩ này, bạn sẽ không bị thuyết phục rằng mình cần phải thay đổi, bắt tay vào thực hiện công việc. Để thực hiện được điều này, khi có ý định trì hoãn hãy nói ''Chần chừ là không tốt'' để có thể hành động ngay lập tức.
2. Xác định và hiểu cảm xúc của bạn
Những người trì hoãn thường xuất hiện 3 loại cảm xúc đi kèm như sợ hãi vì đó là một nhiệm vụ quá lớn, kiêu hãnh vì bạn có thể hoàn thành công việc này một cách nhanh chóng hay cảm xúc lo lắng vì bạn đang còn quá nhiều công việc khác.
Việc xuất hiện những cảm xúc này không có gì sai song bạn cần phải xác định và hiểu chúng để có được phương pháp hiệu quả.
Sợ phải xử lý là điều đương nhiên. Song bạn có thể chia nhỏ dự án thành những nhiệm vụ nhỏ có thể hoàn thành trước. Tự hào về năng suất làm việc của mình là tốt nhưng liệu có phải lúc nào bạn cũng đạt được hiệu suất đó hay không?
Lo lắng cũng là một cảm xúc dễ hiểu khi phải đảm nhận quả nhiều công việc và không có khoảng thời gian nghỉ. Tuy nhiên bạn có thể đặt giới hạn thời gian nghỉ giải lao như 5-10 phút
3. Làm việc sớm hơn
Đối với người thường xuyên trì hoãn, việc bắt đầu công việc một cách ngay lập tức là điều xa xỉ. Tuy nhiên bạn nên nhớ bắt đầu làm việc không có nghĩa là bạn phải hoàn thành ngay lúc đó.
Sự bắt đầu giúp bạn tạo được guồng quay làm việc. Nó cho phép bạn hoàn thành được nhiều việc hơn những gì mình mong đợi.
Vì thế, ngay sau khi kết thúc cuộc họp hãy bắt đầu lập kế hoạch. Khi có một ý tưởng, đừng chỉ viết ra, bạn cần bắt tay vào thực hiện nó. Khi nhận nhiệm vụ được giao, bạn cần chuẩn bị ngay nếu có thể.
4. Đặt lịch cho công việc
Nếu không thể thực hiên một nhiệm vụ hay dự án ngay lập tức, bạn hãy thêm nó vào lịch làm việc và đảm bảo thời gian để thực sự hoàn thành nhiệm vụ.
Đặc biệt giữa các nhiệm vụ, bạn cần đan xen những giờ giải lao bởi nếu lấp đầy lịch với các đầu việc, cuộc họp liên tiếp, đó chỉ là cách bạn đang vắt kiệt sức của mình.
8. Quy tắc 3 câu hỏi
Có 3 câu hỏi bạn nên tự hỏi mình trước khi nói bất kì điều gì với ai:
- Điều này có cần phải nói không?
- Điều này có cần phải nói bởi bạn?
- Tôi có cần phải nói điều này không?
Với những câu hỏi đơn giản này bạn sẽ có những lời nói đúng mực và đúng thời điểm.
9. Quy tắc thẩm định lại
Bất kì khi nào bạn cảm thấy làm việc không hiệu quả, bị mắc kẹt trong những khó khăn hoặc đơn giản là sợ hãi về những điều sắp xảy ra, bạn nên nhớ đến quy tắc đánh giá lại: Đừng tập trung vào con đường phía trước, hãy nhìn lại xem bạn đã đi được bao xa.
Sự thay đổi quan điểm đơn giản này có thể thay đổi sự thất vọng thành hài lòng, lo lắng thành cảm kích.
10. Quy tắc điều trước sau
Nhiều người thường rơi vào trạng thái có quá nhiều việc và không đủ thời gian để làm. Khi đối diện với tình huống này, bạn có thể tuân thủ quy tắc trước sau: Thu hẹp danh sách cần làm xuống chỉ còn 2-3 nhiệm vụ, sau đó chỉ tập trung vào xử lý những nhiệm vụ hàng đầu.
Việc ưu tiên này giúp bạn không bị choáng ngợp với khối lượng công việc lớn. Đồng thời đây cũng là phương pháp để bạn có thể xử lý hiệu quả từng nhiệm vụ.
