Sau khi tốt nghiệp Harvard, Anthony tới làm việc ở một công ty đầu tư tài chính. Chưa đầy hai năm, cậu ấy đã lên tới vị trí Giám đốc bộ phận. Vào công ty cùng lúc với cậu ấy còn có một cậu thanh niên tên là Martin. Nhưng hoàn toàn khác với Anthony, Martin không những không được thăng chức mà ngược lại còn thường xuyên bị phê bình vì không hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Có một lần, khi Anthony đang phê bình Martin vì công việc không đạt yêu cầu, Martin giận dữ than phiền: "Tôi cho rằng đây không phải lỗi của tôi. Anh có biết công việc của tôi nhiều thế nào không? Lúc anh tan làm rồi tôi vẫn phải tăng ca. Phần công việc do tôi phụ trách quá nặng nề, mỗi lần tới công ty tôi đều cắm đầu làm việc, thường xuyên bận rộn tối tăm mặt mũi.
Tôi không những chủ động tăng ca mà thậm chí khi về nhà rồi, nằm lên giường cũng nghĩ tới công việc. Anh nói tôi làm việc không chăm chỉ nhưng hằng ngày có biết bao tài liệu phải xem thế này làm sao tôi có thể hoàn thành ổn thỏa và đúng hạn chứ?".
Nghe cậu ta than xong, Anthony nói: "Như thế này đi, mời cậu dành ra mười phút làm việc quý giá của mình để tìm hiểu tình hình công việc của tôi nhé!". Đoạn, Anthony không để tâm tới cậu ta nữa mà mặc cho cậu ta ở lại văn phòng của mình quan sát. Martin nhìn thấy Anthony chăm chú đọc một bản tài liệu trong tay, chau mày suy nghĩ sau đó quả quyết đặt bút kí tên.
Có điện thoại gọi tới, Anthony không do dự dài dòng mà ngay lập tức đưa ra chỉ thị công việc. Thư kí bước vào trình tài liệu, Anthony xem xong tài liệu trong tay rồi mới nhận tài liệu mới, sau đó nhanh chóng đưa ra ý kiến.
Bạn có thực sự bận như bạn nghĩ?
Martin bắt đầu so sánh những gì mình quan sát được với thói quen làm việc hằng ngày của mình, cậu ta phát hiện ra điểm khác biệt lớn nhất giữa mình và Anthony chính là, Anthony nhanh chóng giải quyết việc đang dang dở trong tay, không để tài liệu chất thành núi trong văn phòng.
Còn bản thân Martin mặc dù cũng bận rộn nhưng tốc độ giải quyết tài liệu không nhanh, hơn nữa thường tốn khá nhiều thời gian để đưa ra quyết định. Còn thường xuyên phải làm lại, không tập trung. Ví dụ, khi nhận nhiệm vụ mới, bất kể nó có gấp hay không, bất kể việc mình đang làm tiến hành được một nửa rồi hay chưa, Martin luôn thích làm việc mới trước, kết quả tốn thời gian làm lại việc cũ...
Sau đó, Martin đã nói với Anthony: "Cảm ơn anh đã dạy tôi điều này, tôi nghĩ sau này sẽ không than thở công viên mình quá bận nữa".
Ngoài điểm này ra, Anthony cũng có rất nhiều phương pháp nâng cao hiệu suất làm việc khác mà Martin không hề biết.
Mỗi ngày trước khi đi ngủ, anh liệt kê ra những công việc cần làm của ngày hôm sau, sau đó sắp xếp theo mức độ quan trọng. Khi bắt đầu ngày làm việc, Anthony là việc theo thứ tự ưu tiên và không để bị can thiệp bởi các việc khác, đợi khi nào hoàn thành việc thứ nhất rồi hãy làm việc tiếp theo. Theo anh, chỉ cần bạn đảm bảo những việc phải làm trong ngày hôm đó là quan trọng nhất thì không cần bận tâm đến việc nó sẽ tiêu tốn nhiều thời gian của bạn.
Mỗi ngày dành ít nhất nửa tiếng để bản thân yên tĩnh suy nghĩ. Tốt nhất là dành nửa tiếng đến một tiếng vào buổi sáng sau khi ngủ dậy để suy nghĩ. Thời gian này không hề lãng phí, Anthony có thể suy nghĩ, bao quát nội dung công việc của hôm đó hoặc trong đầu sẽ nảy ra ý tưởng nào đó, cứ kiên trì tất có thu hoạch.
Cố gắng làm tốt công việc ngay khi bắt đầu, như thế bạn mới không lặp lại công việc, tiêu tốn thời gian không cần thiết.
Anh cũng nghiêm khắc kiểm soát thời gian dùng điện thoại. Nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho việc "buôn" điện thoại với bạn bè, đồng nghiệp, thì bạn sẽ thấy mình không có đủ thời gian để làm việc, nói gì tới chuyện tích lũy cho tương lai.
Sắp xếp những công việc cùng tính chất làm một lúc. Chúng ta đều biết rằng, làm việc theo tuần tự có thể nâng cao hiệu suất, vì thế khi bạn làm lại một việc tương tự sẽ thành thục hơn nhiều, hiệu suất cũng theo đó mà được nâng cao.
Kết thúc một ngày, bạn hãy ghi chép tỉ mỉ những việc đã làm trong ngày, mỗi việc tốn bao nhiêu thời gian. Một thời gian sau, tổng kết lại nguyên nhân khiến mình lãng phí thời gian, từ đó tìm ra phương pháp cải thiện.
(Nội dung bài viết tham khảo cuốn Khi bạn đang mơ thì người khác đang nỗ lực- tác giả Vĩ Nhân)
