Theo khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng 2024 nêu rõ: người yêu cầu công chứng, người làm chứng và người phiên dịch phải ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên – trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 50 Luật Công chứng 2024 và trường hợp người yêu cầu công chứng không ký được và không điểm chỉ được. Đồng thời, việc ký văn bản phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.
Bổ sung thêm, theo Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định cụ thể về việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng như sau: Ảnh chụp phải nhận diện rõ người ký văn bản và công chứng viên thực hiện việc công chứng; Ảnh phải rõ ràng, sắc nét, không dễ phai mực hoặc bay màu; Không được chỉnh sửa, cắt ghép hoặc thêm bớt chi tiết, bối cảnh; Ảnh có thể in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; nếu in bằng giấy ảnh chuyên dụng, kích thước tối thiểu là 13x18 cm.
Trong trường hợp có nhiều người cùng tham gia ký, có thể chụp ảnh từng người hoặc chụp chung, miễn là đảm bảo rõ ràng, đúng quy định. Nếu ký ở các thời điểm hoặc địa điểm khác nhau, ảnh sẽ được chụp riêng tương ứng.
Ngoài ra, người yêu cầu công chứng và công chứng viên có thể lựa chọn quay phim toàn bộ quá trình ký kết, và video này cũng được xem là một phần hồ sơ lưu trữ.
Việc bổ sung quy định chụp ảnh (hoặc quay phim) được xem là bước tiến quan trọng trong minh bạch hóa quy trình công chứng, góp phần chống giả mạo chữ ký và tranh chấp pháp lý sau này. Tuy nhiên, quy định mới cũng đặt ra một số băn khoăn về quyền riêng tư, chi phí thực hiện, và năng lực lưu trữ dữ liệu hình ảnh tại các tổ chức hành nghề công chứng.
