Dù được nhiều địa phương triển khai với kỳ vọng rút ngắn thủ tục đất đai và thúc đẩy quá trình số hóa dữ liệu, việc nộp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) trực tuyến qua ứng dụng VNeID thời gian gần đây vẫn ghi nhận nhiều phản ánh về tình trạng hồ sơ bị “treo”, bị trả lại hoặc liên tục yêu cầu bổ sung.
Vậy những sai sót nào trong quá trình kê khai đang khiến hồ sơ không được phê duyệt? Đây là các lý do:
Tài khoản chưa định danh mức 2
Theo quy định, chỉ tài khoản VNeID đã định danh mức 2 mới được sử dụng đầy đủ tính năng nộp thông tin về Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Nếu tài khoản vẫn ở mức 1, người dùng sẽ không nhìn thấy các mục kê khai liên quan đến đất đai, dễ dẫn đến hiểu nhầm rằng ứng dụng gặp lỗi kỹ thuật. Đây là nguyên nhân phổ biến khiến nhiều người không thể hoàn tất thao tác nộp hồ sơ.
Ảnh chụp giấy tờ không đạt yêu cầu
Một trong những lỗi khiến hồ sơ bị từ chối nhiều nhất là ảnh chụp mờ, lóa sáng hoặc thiếu trang. Hệ thống yêu cầu người dân phải tải đầy đủ các trang của sổ đỏ với định dạng PDF, JPG, JPEG hoặc PNG và dung lượng tối đa 3,5 MB.
Ảnh tải lên phải thể hiện rõ các thông tin pháp lý như số thửa, số tờ bản đồ, diện tích, mục đích sử dụng đất... Nếu hệ thống không đọc được dữ liệu từ hình ảnh, hồ sơ sẽ không thể tiếp nhận hoặc bị yêu cầu bổ sung.
Nhập sai số thửa, địa chỉ hoặc thông tin chủ sử dụng
Nhiều hồ sơ bị treo hoặc bị trả lại do người dân nhập sai số thửa, số tờ bản đồ, diện tích hoặc địa chỉ không trùng khớp với nội dung ghi trên sổ đỏ. Đây đều là các dữ liệu pháp lý bắt buộc phải chính xác tuyệt đối. Chỉ một sai lệch nhỏ cũng đủ khiến cơ quan xử lý yêu cầu bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận hồ sơ.
Chọn nhầm loại thủ tục
Ứng dụng VNeID phân loại rõ các thủ tục như cấp đổi, cấp lại do mất, đăng ký biến động, chỉnh lý thông tin… Tuy nhiên, nhiều người dân vẫn lựa chọn nhầm nội dung xử lý, đặc biệt trong các trường hợp sang tên, chuyển nhượng hoặc thay đổi thông tin chủ sử dụng đất. Việc chọn sai loại thủ tục khiến hồ sơ không thể được giải quyết theo đúng quy trình của cơ quan chức năng.
Không theo dõi tình trạng hồ sơ sau khi nộp
Sau khi gửi hồ sơ, người dân cần thường xuyên kiểm tra mục “Hồ sơ của tôi” để biết tình trạng tiếp nhận và các yêu cầu bổ sung từ cơ quan chức năng. Thực tế ghi nhận nhiều trường hợp hồ sơ bị chậm xử lý do người dân không theo dõi, bỏ qua thông báo yêu cầu cung cấp thêm giấy tờ hoặc xác minh thông tin.
Cảnh giác với các cuộc gọi, tin nhắn lừa đảo
Người dân cần thận trọng để tránh rơi vào bẫy lừa đảo trong quá trình thực hiện thủ tục trực tuyến:
Việc nộp sổ đỏ trực tuyến qua VNeID giúp người dân giảm đáng kể thời gian đi lại, hạn chế thủ tục giấy tờ và hỗ trợ quá trình làm sạch dữ liệu đất đai. Tuy nhiên, để hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng và xử lý hiệu quả, người dân cần kê khai chính xác, đầy đủ và tránh các lỗi thường gặp nêu trên. Khi thực hiện đúng quy trình, việc nộp sổ đỏ qua VNeID sẽ trở nên thuận tiện, an toàn và hiệu quả hơn.
Các bước nộp sổ đỏ trực tuyến qua VNeID:
Bước 1: Đăng nhập VNeID, chọn mục Dịch vụ khác.
Bước 2: Chọn Cung cấp thông tin cho cơ quan Nhà nước → Tạo mới.
Bước 3: Trong phần Thông tin cung cấp, chọn mục Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Hệ thống sẽ tự động trích xuất thông tin cá nhân như họ tên, số định danh. Nếu kê khai hộ, người dùng nhập thêm họ tên và lý do kê khai. Nếu sổ đỏ thuộc tổ chức, cần nhập tên tổ chức.
Bước 4: Điền thông tin về số hiệu giấy chứng nhận, địa chỉ thửa đất (theo địa chính ba cấp: tỉnh/thành, quận/huyện, xã/phường) và địa chỉ hiện tại (hai cấp).
Bước 5: Tải lên bản chụp đầy đủ các trang của sổ đỏ, định dạng PDF, PNG, JPG, JPEG với dung lượng tối đa 3,5MB.
Bước 6: Kiểm tra lại, xác nhận thông tin chính xác và gửi yêu cầu.
Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị thông báo "Gửi thông tin thành công". Người dân có thể xem lại hồ sơ đã gửi trong phần Lịch sử hoặc tiếp tục tạo bản mới.
