Giải pháp lưu trữ hồ sơ, chứng từ tiết kiệm chi phí

Thuỳ Anh, nhân viên kế toán một doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Hà Nội cho biết khá mệt mỏi với công việc lưu trữ chứng từ, hồ sơ của công ty. Theo cô, các loại hoá đơn hiện nay đã được chuyển sang dạng điện tử, nhưng chứng từ đi kèm như hợp đồng, biên bản nghiệm thu bàn giao thì vẫn phải lưu bản cứng thủ công. Cô và đồng nghiệp mất rất nhiều thời gian và công sức mỗi khi cần tìm lại.

"Đa phần hồ sơ của công ty tôi phải lưu giữ trong 10 năm. Hiện tại, lượng tài liệu quá lớn, chúng tôi còn thiếu cả tủ đựng, trong khi lượng giấy tờ này ngày một nhiều lên", nhân viên kế toán này cho hay.

Tương tự, Minh Phương, nhân viên hành chính một bệnh viện tư tại Hà Nội cũng đang gặp khó khăn với việc tìm giải pháp quản lý, lưu trữ tài liệu, chứng từ. Phương cho biết hiện bệnh viện chưa có giải pháp tối ưu để quản lý các loại giấy tờ phù hợp với xu hướng chuyển đổi số hiện nay. Bên cạnh lưu trữ truyền thống, cô muốn scan tài liệu để sau này dễ dàng tìm kiếm, khoa học hơn. Tuy nhiên, việc scan thủ công cũng chưa khả thi vì lượng giấy tờ mỗi ngày phải tiếp nhận quá nhiều.

Hiểu được cái khó của doanh nghiệp, Công ty cổ phần Logistics Hàng không (ALS) và Công ty cổ phần Đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI (FSI) mới đây ra mắt giải pháp toàn diện về lưu trữ vật lý và số hóa tài liệu. Theo đại diện ALS, đây là giải pháp tổng thể, đồng bộ và toàn diện nên độ an toàn, bảo mật cao, cũng như thuận tiện tra cứu, truy xuất.

Cụ thể, giải pháp tích hợp này góp phần tháo gỡ vướng mắc cho các doanh nghiệp đang phải dành nhiều không gian diện tích để lưu trữ tài liệu, các đơn vị muốn cắt giảm chi phí hay các đơn vị có nhu cầu quản lý và tra cứu tài liệu nhanh chóng.

Bên cạnh tiết kiệm không gian, nhân lực, ALS cho biết các đơn vị có thể cắt giảm 30% đến 50% chi phí lưu trữ khi ứng dụng giải pháp. "Dịch vụ của chúng tôi đáp ứng tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu vật lý với độ an toàn, bảo mật cao, đem lại sự yên tâm cho khách hàng", đại diện ALS khẳng định.

Khách hàng có thể lựa chọn linh hoạt dịch vụ tùy theo nhu cầu. Đối với giải pháp lưu trữ vật lý, ALS bảo quản hồ sơ trong hệ thống kho sức chứa lớn, hiện đại, đạt tiêu chuẩn nhiệt độ, độ ẩm, chống mối mọt. Theo ALS, tài liệu sẽ được lưu trong mỗi thùng tiêu chuẩn, được mã hóa, niêm phong và có thể truy xuất bất cứ khi nào ngay tại kho trung tâm hoặc chuyển tới địa điểm của khách hàng.

Đối với các tài liệu quan trọng, khách hàng có thể lựa chọn dịch vụ số hóa với công nghệ nhận dạng chữ viết, bảo mật đa tầng. Những tài liệu quan trọng này sẽ được lưu trữ đám mây, giúp khách hàng tra cứu truy xuất tức thời, theo nhu cầu một cách thuận tiện, nhanh chóng, bảo mật cao.

Với cả hai dạng lưu trữ trên, doanh nghiệp đều có thể dễ dàng quản lý, truy xuất toàn bộ tài liệu vật lý và số hóa cũng như chi phí lưu trữ của mình trên nhiều nền tảng web, app.

ALS là một trong những đơn vị tiên phong trong cung cấp các giải pháp logistics hàng không với tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam. Với các lợi thế về hạ tầng, cơ sở vật chất, trang thiết bị có sẵn, công ty này đang cung cấp hệ thống kho tài liệu lớn với diện tích lữu trữ vật lý lên đến 1 triệu thùng tài liệu. Các kho lưu trữ tại vị trí trung tâm, dễ dàng kết nối, đảm bảo công tác vận hành, quản lý tài liệu dễ dàng với tổ chức, doanh nghiệp. Trong khi đó, FSI Việt Nam cũng là đơn vị hàng đầu về công nghệ số hoá tài liệu.

(Ảnh: ALS)