Nghị định 254/2026/NĐ-CP mang đến một thuận lợi lớn cho cộng đồng doanh nghiệp và hộ kinh doanh với quy định: Khi nhận khoản tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng dịch vụ thì chưa phải lập hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, theo Thuế Thành phố Đồng Nai, ranh giới giữa "tiền đặt cọc" và "tiền thu trước dịch vụ" rất dễ nhầm lẫn. Nếu không phân biệt rõ ràng bản chất pháp lý, người nộp thuế rất dễ đối mặt với rủi ro bị xử phạt hành chính do lập hóa đơn sai thời điểm.
Không phải mọi khoản mang tên "đặt cọc" đều không phải lập hóa đơn
Theo Thuế Thành phố Đồng Nai, Bộ luật Dân sự cho phép các bên thỏa thuận sử dụng biện pháp đặt cọc trong nhiều loại giao dịch. Tuy nhiên, trường hợp nhận đặt cọc chưa phải lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP chỉ áp dụng với hoạt động cung cấp dịch vụ; không có quy định áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa.
Đối với hợp đồng cung cấp dịch vụ, khoản tiền chỉ được xem là tiền đặt cọc chưa phải lập hóa đơn khi có mục đích bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng, thay vì thanh toán trước cho phần dịch vụ sẽ được cung cấp.
Để hạn chế rủi ro, Thuế thành phố Đồng Nai khuyến nghị thỏa thuận đặt cọc phải được thể hiện rõ bằng văn bản. Các bên có thể lập một thỏa thuận riêng hoặc đưa nội dung đặt cọc thành điều khoản độc lập trong hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Điều khoản này cần ghi rõ khoản tiền được giao nhằm "bảo đảm thực hiện hợp đồng". Nội dung phải phù hợp với bản chất thực tế của giao dịch, không chỉ dừng lại ở cách đặt tên trên hợp đồng hoặc chứng từ thu tiền.
Doanh nghiệp cũng cần bảo đảm sự thống nhất giữa hợp đồng, phiếu thu và nội dung chuyển khoản. Đây là những chứng từ quan trọng để chứng minh bản chất khoản tiền khi cơ quan thuế kiểm tra.
Ghi "thanh toán đợt 1" phải xuất hóa đơn ngay khi nhận tiền
Cơ quan thuế đặc biệt lưu ý các trường hợp hợp đồng, phiếu thu hoặc nội dung chuyển khoản sử dụng những cách diễn đạt như "thanh toán đợt 1", "ứng trước tiền dịch vụ", "tạm ứng chi phí" và các từ ngữ có tính chất tương tự.
Với những trường hợp này, khoản tiền có thể được xác định là tiền thanh toán hoặc tiền thu trước cho dịch vụ, thay vì tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng.
Do đó, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử ngay trong ngày nhận được tiền. Người bán không được chờ đến khi hoàn thành dịch vụ, nghiệm thu hợp đồng rồi mới xuất hóa đơn gộp.
Nguồn ảnh: Thuế Thành phố Đồng Nai
Mức phạt hành chính đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm khi bán hàng hóa năm 2026 là bao nhiêu?
Căn cứ theo khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi được sửa đổi bởi điểm a khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP quy định mức xử phạt hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm như sau:
- Phạt cảnh cáo: đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa 01 số hóa đơn;
- Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng: trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ 01 số hóa đơn;
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn;
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng: trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn;
- Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng: trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 100 số hóa đơn trở lên và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn;
- Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn;
- Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 100 số hóa đơn trở lên.
Như vậy, hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm có thể bị xử phạt với mức tối đa lên đến 70 triệu đồng.
Lưu ý : Mức phạt tiền trên áp dụng đối với hành vi vi phạm của tổ chức. Đối với cùng một hành vi, mức phạt đối với tổ chức sẽ gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân. (khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
Đối với người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân.
