Doanh thu vượt 1 tỷ đồng, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn thế nào?
Từ tháng 7, nhiều chính sách thuế quan trọng chính thức có hiệu lực. Theo đó, Luật Quản lý thuế năm 2025 cùng các nghị định, thông tư hướng dẫn chính thức được triển khai, gồm: Nghị định số 252/2026 quy định về quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; Nghị định số 253/2026 quy định về quản lý thuế đối với hoạt động thương mại điện tử và kinh doanh trên nền tảng số; Nghị định số 254/2026 quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức thực hiện Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cùng các thông tư hướng dẫn triển khai.
Những quy định mới tác động trực tiếp đến hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các chủ thể hoạt động trên nền tảng thương mại điện tử.
Tại hội thảo “Những quy định quan trọng khi triển khai chính sách thuế mới - Thuế và hóa đơn điện tử trong thương mại điện tử và bán hàng đa kênh” chiều 20/7, các hộ kinh doanh đã nêu những vướng mắc liên quan đến hóa đơn điện tử và nghĩa vụ thuế khi kinh doanh trên nhiều kênh.
Một hộ kinh doanh sách ngoại văn tại Hà Nội cho biết đang bán hàng cả trực tiếp và trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, TikTok. Hộ này băn khoăn cách xử lý hóa đơn đối với các đơn hàng hoàn, hủy và việc có phải chuyển ngay phương pháp tính thuế khi doanh thu trong năm vượt ngưỡng hay không.
Một số hộ kinh doanh thắc mắc, nếu sàn thương mại điện tử đã khấu trừ và nộp thuế thay thì có còn phải xuất hóa đơn hay không? Một số hộ có doanh thu 6 tháng đầu năm vượt 1 tỷ đồng cũng lo ngại việc tiếp tục xuất hóa đơn và kê khai doanh thu sẽ dẫn đến tính trùng nghĩa vụ thuế.
Giải đáp những vấn đề này, ông Đặng Văn Thành, Phó Chi cục trưởng Chi cục Thuế thương mại điện tử, cho biết, theo quy định, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Về việc lập hóa đơn, hộ kinh doanh có hai phương án.
Một là, hộ kinh doanh sẽ tự xuất hóa đơn. Theo quy định tại Nghị định 254, sàn thương mại điện tử có trách nhiệm cung cấp thông tin người mua, người bán và giao dịch để hộ kinh doanh xuất hóa đơn đúng thời điểm.
Hai là, hộ kinh doanh cũng có thể ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử xuất hóa đơn thay. Trường hợp sàn đã xuất hóa đơn thì hộ kinh doanh không phải lập hóa đơn nữa.
Liên quan đến hàng hóa bị đổi hoặc trả lại sau khi đã xuất hóa đơn điện tử, bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn thuế Việt Nam (VTCA), cho hay, theo quy định, khi khách hàng đổi hoặc trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, hộ kinh doanh chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp hai bên có thỏa thuận người mua phải xuất hóa đơn trả lại hàng thì người mua sẽ lập hóa đơn trả lại và hai bên thực hiện kê khai điều chỉnh thuế theo hóa đơn này.
Giải đáp băn khoăn về việc doanh thu thực tế trong năm vượt ngưỡng làm thay đổi điều kiện áp dụng phương pháp tính thuế, ông Vũ Hồng Long, Phó trưởng Thuế TP Hà Nội, cho biết phương pháp tính thuế của hộ, cá nhân kinh doanh được xác định theo doanh thu thực tế và áp dụng ổn định trong suốt cả năm. Việc chuyển sang phương pháp tính thuế mới chỉ thực hiện từ năm tiếp theo khi đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.
Quy định này nhằm bảo đảm tính ổn định trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế, đồng thời đơn giản cho công tác quản lý. Cơ quan thuế cũng khuyến nghị các hộ kinh doanh dự kiến vượt ngưỡng trong năm chủ động chuẩn hóa sổ sách, hóa đơn, chứng từ và hồ sơ chi phí để thuận lợi khi áp dụng phương pháp tính thuế mới từ năm sau.
Hộ kinh doanh ăn uống cần chuẩn bị chứng từ thế nào?
Trả lời câu hỏi của hộ kinh doanh ăn uống về việc mua nguyên liệu từ hộ sản xuất, chợ đầu mối hoặc các nguồn không có hóa đơn điện tử, ông Long cho hay chi phí được trừ phải đáp ứng ba điều kiện: phát sinh thực tế, có đầy đủ hóa đơn/chứng từ hợp lệ và thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.
Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ trực tiếp của người sản xuất, nông dân, ngư dân hoặc người bán không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh có thể lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn để chứng minh chi phí được trừ. Bảng kê cần ghi đầy đủ thông tin định danh người bán, thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá và giá trị giao dịch.
Ngoài bảng kê, hộ kinh doanh cần lưu kèm các tài liệu chứng minh giao dịch thực tế như đơn đặt hàng, giấy xác nhận mua bán, phiếu giao nhận, phiếu nhập kho, phiếu cân hoặc chứng từ thanh toán để làm căn cứ hạch toán chi phí.
Trả lời băn khoăn của hộ kinh doanh ăn uống có chuỗi nhà hàng với nhiều điểm bán và nhiều nguồn nhập nguyên liệu, bà Nguyễn Thị Cúc cho rằng cần tổ chức, lưu trữ hồ sơ theo từng khâu để vừa thuận tiện cho quản trị, vừa đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.
Theo bà Cúc, hộ kinh doanh cần quản lý riêng nguồn mua của từng cửa hàng, lưu đầy đủ phiếu nhập - xuất - điều chuyển hàng hóa và hạch toán thống nhất giữa cơ sở chính với các điểm bán để thuận tiện quản trị cũng như đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế.
Theo cơ quan thuế, doanh thu của hộ, cá nhân kinh doanh được xác định bằng tổng doanh thu từ tất cả các kênh bán hàng, gồm bán trực tiếp và trên các nền tảng thương mại điện tử, qua tài khoản ngân hàng, ví điện tử và tiền mặt.
Cơ quan thuế khuyến nghị hộ kinh doanh mở tài khoản riêng phục vụ hoạt động kinh doanh và theo dõi đầy đủ các khoản thu bằng tiền mặt để thuận tiện đối chiếu, giải trình khi cần. Với các khoản thu bằng tiền mặt, hộ kinh doanh cũng nên mở sổ sách theo dõi để tránh bỏ sót doanh thu.
