Không ít hộ kinh doanh khi bị truy thu thuế thường cho rằng cơ quan thuế “tính lại doanh thu”. Tuy nhiên, đối chiếu các quy định pháp luật hiện hành cho thấy, phần lớn trường hợp bị truy thu không xuất phát từ việc che giấu doanh thu, mà từ việc hiểu sai nguyên tắc xác định doanh thu tính thuế ngay từ đầu. Sai ở nguyên tắc sẽ kéo theo toàn bộ số liệu kê khai bị sai lệch.
Trọng tâm của vấn đề nằm ở cách xác định doanh thu. Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 40/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, quy định rất rõ:
“Doanh thu tính thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là toàn bộ tiền bán hàng, tiền gia công, tiền hoa hồng, tiền cung ứng dịch vụ phát sinh trong kỳ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”
Quy định này thể hiện hai nguyên tắc pháp lý cốt lõi. Thứ nhất, doanh thu được xác định theo thời điểm phát sinh giao dịch kinh tế (“phát sinh trong kỳ”), chứ không phải thời điểm nhận tiền. Thứ hai, yếu tố dòng tiền (“đã thu hay chưa”) không phải là căn cứ để xác định doanh thu tính thuế. Chính việc áp dụng sai hai nguyên tắc này là nguyên nhân dẫn đến hàng loạt sai sót trong kê khai.
Hiểu sai thứ nhất: Chỉ kê khai khi đã thu được tiền
Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh chỉ ghi nhận doanh thu khi tiền đã về tài khoản. Với các khoản bán chịu hoặc cho khách nợ, doanh thu thường bị “treo lại” chưa kê khai. Tuy nhiên, cách làm này mâu thuẫn trực tiếp với quy định nêu trên, bởi pháp luật đã khẳng định rõ “không phân biệt đã thu được tiền hay chưa”.
Điều đó có nghĩa, ngay khi hàng hóa đã bán hoặc dịch vụ đã cung cấp, nghĩa vụ thuế đã phát sinh. Việc khách hàng chưa thanh toán chỉ là quan hệ công nợ dân sự, không làm thay đổi nghĩa vụ thuế. Khi cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu hợp đồng, dữ liệu bán hàng hoặc thực tế hoạt động, phần doanh thu đã phát sinh nhưng chưa kê khai sẽ bị xác định lại. Khi đó, hộ kinh doanh không chỉ bị truy thu phần thuế thiếu mà còn phải nộp tiền chậm nộp theo khoản 2 Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019, với mức 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.
Hiểu sai thứ hai: Thu tiền trước nhưng phân bổ doanh thu theo thời gian
Một sai sót khác thường gặp trong các lĩnh vực như spa, phòng gym, đào tạo là việc tự chia nhỏ doanh thu. Ví dụ, khi thu một lần tiền gói dịch vụ 12 tháng, nhiều hộ kinh doanh lại phân bổ doanh thu thành 12 phần để kê khai dần theo từng tháng.
Tuy nhiên, nếu đối chiếu lại khoản 2 Điều 4 Thông tư 40/2021/TT-BTC , quy định “ toàn bộ tiền … phát sinh trong kỳ” cho thấy: khi khoản tiền đã được thu, giao dịch kinh tế đã hoàn thành về mặt giá trị, và toàn bộ số tiền đó được coi là doanh thu của kỳ phát sinh. Quan trọng hơn, pháp luật hiện hành không có quy định nào cho phép hộ kinh doanh phân bổ doanh thu theo thời gian cung cấp dịch vụ. Việc tự phân bổ vì vậy làm sai lệch doanh thu tại thời điểm phát sinh, và khi bị kiểm tra, cơ quan thuế sẽ điều chỉnh lại toàn bộ số liệu, kéo theo truy thu và xử phạt.
Hiểu sai thứ ba: Không xuất hóa đơn thì không phát sinh nghĩa vụ thuế
Trong môi trường kinh doanh online, không ít cá nhân, hộ kinh doanh cho rằng không xuất hóa đơn thì cơ quan thuế không thể ghi nhận doanh thu. Tuy nhiên, cách hiểu này không có cơ sở pháp lý. Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2021/TT-BTC, chỉ cần có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ là đã thuộc đối tượng nộp thuế.
Như vậy, nghĩa vụ thuế phát sinh từ bản chất của hoạt động kinh doanh, không phụ thuộc vào việc có lập hóa đơn hay không. Hóa đơn chỉ là công cụ ghi nhận, không phải điều kiện làm phát sinh nghĩa vụ thuế. Trong trường hợp người nộp thuế không kê khai hoặc kê khai không đầy đủ, cơ quan thuế có thể căn cứ dữ liệu thu thập được để xác định lại nghĩa vụ thuế. Quyền này được quy định tại Điều 50 Luật Quản lý thuế 2019, theo đó cơ quan thuế được “ấn định thuế” khi người nộp thuế không xác định được chính xác số thuế phải nộp.
Hiểu sai thứ tư: Không tách bạch dòng tiền dẫn đến bị ấn định doanh thu
Một vấn đề mang tính kỹ thuật nhưng lại gây rủi ro lớn là việc sử dụng chung tài khoản cá nhân cho cả mục đích kinh doanh và chi tiêu riêng. Khi đó, toàn bộ dòng tiền vào tài khoản rất khó phân định đâu là doanh thu, đâu là khoản không liên quan.
Trong trường hợp người nộp thuế không chứng minh được căn cứ tính thuế, Điều 50 Luật Quản lý thuế 2019 cho phép cơ quan thuế ấn định doanh thu dựa trên dữ liệu thu thập được. Trên thực tế, điều này có thể dẫn đến tình huống toàn bộ số tiền nhận vào tài khoản bị coi là doanh thu tính thuế, kể cả những khoản không phải từ hoạt động kinh doanh.
Hiểu sai thứ năm: Doanh thu dưới 100 triệu đồng thì “không cần kê khai”
Quy định về ngưỡng 100 triệu đồng/năm cũng thường bị hiểu sai. Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thì không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, đây chỉ là ngưỡng miễn thuế, không phải miễn nghĩa vụ quản lý.
Nói cách khác, cơ quan thuế vẫn có quyền xác định lại doanh thu thực tế. Nếu doanh thu thực tế vượt ngưỡng này, nghĩa vụ thuế sẽ phát sinh và phần kê khai không chính xác trước đó sẽ bị truy thu. Việc không theo dõi doanh thu vì cho rằng “không phải nộp thuế” chính là nguyên nhân khiến nhiều hộ kinh doanh rơi vào thế bị động khi bị kiểm tra.
Từ các quy định nêu trên có thể thấy, điểm cốt lõi mà nhiều hộ kinh doanh hiểu sai là đánh đồng doanh thu tính thuế với dòng tiền thực nhận. Trong khi đó, pháp luật đã quy định rõ: doanh thu được xác định theo thời điểm phát sinh giao dịch, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
Theo khoản 2 Điều 17 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế có nghĩa vụ kê khai “ chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng thời hạn… ”. Khi nguyên tắc xác định doanh thu bị hiểu sai, toàn bộ hệ thống kê khai phía sau gần như chắc chắn sai theo, và việc bị truy thu thuế trở thành hệ quả tất yếu.
Trong bối cảnh dữ liệu tài chính ngày càng minh bạch, việc hiểu đúng một quy định tưởng chừng đơn giản có thể là ranh giới giữa tuân thủ và rủi ro thuế kéo dài nhiều năm.
