Họp có thể là một cách tốt để triển khai một dự án trong công việc. Tuy nhiên, chúng thường không được thực hiện một cách hiệu quả, gây lãng phí rất nhiều thời gian và tiền bạc.
Trên thực tế, có nhiều cách để làm cho các cuộc họp trở nên hiệu quả hơn, từ họp trong lúc… đi dạo cho đến viết ra các ý tưởng thay vì phát biểu. Về phần mình, Steve Jobs – nhà đồng sáng lập của Apple, đã sử dụng một số cách để giúp các cuộc họp đem lại kết quả tốt hơn.
Dưới đây là 3 nguyên tắc "vàng" mà ông áp dụng:
Hạn chế số người tham gia
Theo chuyên gia nghề nghiệp, các cuộc họp thường không hiệu quả khi có quá nhiều người tham gia. Nhiều người hơn đồng nghĩa với nhiều khả năng bị gián đoạn, nhiều tiếng ồn và nhiều hiểu nhầm hơn. Và Steve Jobs cũng đồng tình với quan điểm này. Vì thế, ông thường yêu cầu các cuộc họp có số lượng người tham gia vừa đủ.
Thậm chí, tờ Huffington Post từng đưa tin rằng Steve Jobs đã công khai nói với nhân viên Nhà Trắng rằng ông sẽ không gặp Tổng thống Mỹ lúc bấy giờ là ông Barack Obama vì lịch trình của ông quá dày đặc.
Jeff Bezos, người sáng lập Amazon, cũng tin rằng các cuộc họp sẽ kém hiệu quả hơn khi có quá nhiều người tham dự. Ông áp dụng "quy tắc hai chiếc pizza" để giới hạn số người tham dự (số thành viên chỉ nên vừa đủ để cả nhóm ăn 2 chiếc pizza).
Trong khi đó, người giàu nhất hành tinh – tỷ phú Elon Musk, từng khuyến khích mọi người rời khỏi các cuộc họp nếu chúng không có bất kỳ ý nghĩa nào với họ.
"Rời đi không phải thô lỗ, bất lịch sự mà bắt ai đó ở lại và lãng phí thời gian mới bị gọi là thô lỗ", CEO Tesla cho biết.
Trình bày không quá 3 mục
Để giúp mọi người duy trì sự tập trung, các cuộc họp không nên có nhiều hơn 3mục trình bày, nếu không họ sẽ rất dễ mất tập trung và sa đà vào những điều không liên quan đến điểm trọng yếu nhất.
Hơn nữa, theo khoa học, con người thường không thể nhớ một lượng lớn thông tin được truyền tải trong một lần, đặc biệt là khi cuộc họp kéo dài nhiều tiếng đồng hồ.
Để chứng minh, 2 nhà tâm lý học người Anh là J. Blackburn và EJ Lindgren đã ghi âm lại một cuộc họp của Hiệp hội Tâm lý học Cambridge. 2 tuần sau, họ yêu cầu những người tham dự viết ra những gì nhớ được từ cuộc họp.
Kết quả là trung bình, mỗi người chỉ nhớ được khoảng 8,4% nội dung cuộc họp. 42% viết ra những điều sai lệch hoặc thậm chí không được thảo luận.
Con người thường không thể nhớ một lượng lớn thông tin được truyền tải trong một lần (Ảnh: Internet).
Theo Steve Jobs, điều quan trọng đối với mỗi cuộc họp là phải có chương trình rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu để mỗi cá nhân có thể tiện theo dõi, ghi nhớ và đóng góp ý kiến.
Một giám đốc điều hành chia sẻ: "Trước hết, hãy cho tôi cái nhìn tổng quát về buổi họp, nếu không, tôi sẽ không ngồi đó để lãng phí thời gian. Nếu không biết tại sao phải tham gia cuộc họp thì chẳng có lý do gì để họp cả".
Không kéo dài thời gian
Steve Jobs tin rằng các cuộc họp thường hiệu quả hơn khi chúng diễn ra trong thời gian ngắn. Sự chú ý và sức chịu đựng về tinh thần của chúng ta thường bị ảnh hưởng khi cuộc họp kéo dài cả tiếng, thậm chí là vài tiếng đồng hồ.
Sheryl Sandberg – nữ COO của Facbeook, đôi khi còn kết thúc những cuộc họp dự kiến kéo dài 1 tiếng chỉ trong 10 phút khi cảm thấy mọi việc đã ổn.
Nguồn: BI
