Mục sở thị văn phòng "làm việc linh hoạt" của Savills: Không chỗ ngồi cố định, không chấm công hằng ngày

Mới đây, Savills Việt Nam - công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, đầu tư, định giá bất động sản cũng tuyên bố theo đuổi mô hình làm việc linh hoạt. Vậy một văn phòng thiết kế theo mô hình mới này có gì đặc biệt và khác biệt với mô hình truyền thống?

Trước nhất, theo bà Hoàng Nguyệt Minh - Giám đốc Cấp cao, Bộ phận Cho thuê Thương mại Savills Hà Nội, doanh nghiệp cần thực hiện khảo sát với cán bộ nhân viên để hiểu rõ nhu cầu thực tế của mỗi bộ phận, từ đó tính toán tỷ lệ chỗ ngồi cố định, chỗ ngồi linh động cho phù hợp.

“Trước đây, đa phần các doanh nghiệp thiết kế văn phòng đều tập trung vào trải nghiệm của khách hàng, đối tác đến thăm nhưng giờ đây, phương án thiết kế văn phòng sẽ tập trung vào nhu cầu sử dụng của nhân viên nhiều hơn.

Với Savills Hà Nội, chúng tôi cũng khảo sát xem từng bộ phận có nhu cầu sử dụng văn phòng đến đâu. Ví dụ, nhóm bán hàng thường dành ít nhất 40-50% thời gian gặp gỡ khách hàng, đối tác ở ngoài; khi các bạn về văn phòng lại cần 50-60% thời gian làm việc rất tập trung nên sẽ sử dụng những khu vực ngồi riêng biệt. Những khu vực này cũng giúp các bạn gọi điện cho khách hàng mà không làm phiền đến người xung quanh cũng như không bị người khác làm phiền. Đổi lại, bộ phận nghiên cứu thị trường thường cần hơn 80% thời gian ngồi tại văn phòng và làm việc tập trung”, bà Nguyệt Minh chia sẻ.

Không có một công thức chung để thiết kế văn phòng theo mô hình làm việc linh hoạt nhưng theo vị chuyên gia Savills, các văn phòng thường có ba khu vực bao gồm: bàn làm việc cố định, khu vực làm việc theo nhóm, khu vực giải trí.

Một trong những điểm khác biệt lớn nhất của mô hình làm việc linh hoạt so với mô hình truyền thống nằm ở việc sẽ luôn có một vị trí làm việc phù hợp với từng nhu cầu của nhân viên: họp online, họp nhóm nhỏ, làm việc tập trung,... thay vì mỗi người chỉ có một chỗ ngồi cố định, không có lựa chọn nào khác.

Do đó, với mô hình làm việc linh hoạt, nhân viên thường không được sắp xếp vào một chỗ ngồi cố định mà đăng kí theo ngày, không trang trí và để đồ dùng cá nhân lên bàn như mô hình truyền thống. Mọi vật dụng của nhân viên được xếp vào tủ cá nhân, dọn dẹp bàn sạch sẽ vào cuối ngày. Đó cũng là điểm mới mà nhân sự cần làm quen.

“Những đổi mới có thể tạo ra bất tiện trong giai đoạn đầu, bởi mọi người vốn đã quen với chỗ ngồi cũ, thậm chí bị ảnh hưởng bởi quan niệm phong thủy. Sở thích bày tranh ảnh, để giày dép, thùng rác xung quanh bàn làm việc cũng phải thay đổi. Các sếp có thể cũng không có phòng làm việc riêng. Nhưng đổi lại, nhân viên sẽ được làm việc trong một môi trường sạch sẽ, gọn gàng, đầy đủ tiện nghi”.

Bà Hoàng Nguyệt Minh nhấn mạnh, để thành công trong việc chuyển đổi sang mô hình làm việc linh hoạt, không chỉ cần thay đổi thiết kế văn phòng, mà còn phụ thuộc rất nhiều vào sự quyết tâm, khuyến khích của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tập trung quản lý nhân viên thông qua kết quả, hiệu suất công việc thay vì áp dụng hình thức điểm danh chấm công với khung giờ cố định.

Về chi phí, trong khi nhiều người lo ngại vì chi phí thiết kế văn phòng tốn kém thì theo bà Nguyệt Minh, bản chất chi phí thiết kế không có nhiều khác biệt với mô hình truyền thống. Điểm khác biệt nằm ở cách bố trí, sắp xếp số lượng bàn ghế khác nhau. Ví dụ, thay vì xếp 100 bộ bàn ghế làm việc cố định cho 100 người như trước thì có thể chỉ cần 60 bàn cố định, còn lại là các khu vực theo nhóm, khu vực chung.