Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức được sử dụng thay thế hồ sơ giấy
Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 20 Nghị định 27/2026/NĐ-CP, các thành phần hồ sơ điện tử được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức có giá trị thay thế hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật và thẩm quyền của cơ quan có liên quan.
Trường hợp phát sinh yêu cầu nghiệp vụ cần sử dụng hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hoặc cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức được khai thác hồ sơ điện tử từ Cơ sở dữ liệu quốc gia để chuyển đổi sang bản giấy phục vụ công việc.
Việc chuyển đổi hồ sơ điện tử sang bản giấy phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Trong trường hợp này, cán bộ, công chức, viên chức không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có trong hồ sơ điện tử.
Như vậy, kể từ ngày 01/7/2026, hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức được chính thức sử dụng thay thế hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức; việc sử dụng hồ sơ giấy (nếu có) chỉ thực hiện thông qua chuyển đổi từ hồ sơ điện tử theo đúng quy định pháp luật.
Quản lý cán bộ, công chức bằng Cơ sở dữ liệu quốc gia
Theo khoản 1 Điều 3 và Điều 4 Nghị định 27/2026/NĐ-CP, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức là cơ sở dữ liệu dùng chung quốc gia, được lưu trữ tập trung, kết nối và đồng bộ với các hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức trong toàn bộ hệ thống cơ quan nhà nước từ trung ương đến cấp xã.
Cơ sở dữ liệu này phục vụ trực tiếp công tác quản lý nhà nước, hoạch định chính sách, lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức.
Việc xây dựng, vận hành và khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia phải bảo đảm dữ liệu được cập nhật thường xuyên, thống nhất, dùng chung và tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật về dữ liệu, giao dịch điện tử, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng và bảo vệ bí mật nhà nước theo khoản 5 Điều 4 Nghị định 27/2026/NĐ-CP.
Thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã hồ sơ cán bộ, công chức
Một điểm thay đổi mang tính nền tảng từ ngày 01/7/2026 là việc thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức. Quy định này được xác lập trực tiếp tại khoản 3 Điều 16 Nghị định 27/2026/NĐ-CP.
Theo đó, mỗi cán bộ, công chức, viên chức chỉ có một hồ sơ điện tử duy nhất, được gắn với một mã định danh thống nhất là số định danh cá nhân và được sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ quá trình quản lý, tra cứu, khai thác và sử dụng hồ sơ trên môi trường điện tử.
Việc thống nhất mã định danh nhằm loại bỏ tình trạng trùng lặp hồ sơ, bảo đảm liên thông dữ liệu giữa các cơ quan, đơn vị và tạo nền tảng kết nối với các cơ sở dữ liệu quốc gia khác theo quy định tại Điều 10 Nghị định 27/2026/NĐ-CP.
Trách nhiệm tạo lập và cập nhật hồ sơ điện tử theo thời hạn
Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm và thời hạn trong việc tạo lập, cập nhật hồ sơ điện tử. Theo khoản 2 Điều 18, trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày công bố hoặc ban hành quyết định bầu cử, tuyển dụng, bổ nhiệm, tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền phải hoàn thành việc tạo lập hồ sơ điện tử cho cán bộ, công chức, viên chức.
Sau khi hồ sơ điện tử được tạo lập, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ thông tin trong thời hạn 03 ngày làm việc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của thông tin đã kê khai.
Trong quá trình công tác, mọi thông tin phát sinh phải được cập nhật kịp thời; cơ quan sử dụng cán bộ có trách nhiệm cập nhật, đồng bộ dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia không quá 03 ngày làm việc kể từ khi có thay đổi. Hồ sơ điện tử chỉ được phê duyệt sau khi được kiểm tra, xác thực và ký số bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ.
Dữ liệu cán bộ, công chức được quản lý tập trung và đồng bộ toàn quốc
Theo Điều 5 Nghị định 27/2026/NĐ-CP, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức bao gồm đầy đủ các nhóm dữ liệu, từ thông tin định danh, quan hệ gia đình, lịch sử bản thân đến thông tin tuyển dụng, bổ nhiệm, vị trí việc làm, tiền lương, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, tài sản, thu nhập và sức khỏe.
Dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm thông tin do cán bộ, công chức cung cấp; dữ liệu từ hoạt động nghiệp vụ quản lý của các cơ quan; dữ liệu từ các hệ thống thông tin liên quan và được kết nối, đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu khác.
Quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức đối với dữ liệu cá nhân
Từ ngày 01/7/2026, cán bộ, công chức, viên chức có quyền tra cứu, trích xuất hồ sơ điện tử của mình; được cung cấp thông tin về quá trình công tác, diễn biến tiền lương, kết quả đánh giá, khen thưởng, kỷ luật và được thông báo các mốc quan trọng như nâng lương, hết thời hạn bổ nhiệm, cập nhật hồ sơ điện tử theo khoản 2 Điều 15 Nghị định 27/2026/NĐ-CP.
Song song với quyền lợi, cán bộ, công chức, viên chức có nghĩa vụ cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin phát sinh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của dữ liệu đã kê khai và cập nhật trong hồ sơ điện tử theo điểm a và điểm e khoản 2 Điều 19.
Theo Điều 25, hồ sơ và dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức phải được áp dụng các biện pháp mã hóa, kiểm soát truy cập, sao lưu, dự phòng và bảo vệ theo quy định của pháp luật về an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và bảo vệ bí mật nhà nước.
Việc truy cập, khai thác hồ sơ điện tử chỉ được thực hiện đúng thẩm quyền, đúng mục đích; nghiêm cấm lạm dụng dữ liệu và xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cán bộ, công chức, viên chức.
