Sự khác biệt này thể hiện rõ khi đặt mô hình chuỗi và quán nhỏ lên cùng một bàn cân. Với các chuỗi F&B, dữ liệu doanh thu, chi phí, hành vi khách hàng đã được ghi nhận bài bản ngay từ đầu thông qua hệ thống công nghệ. Việc tổng kết một năm vận hành vì thế không quá khó khăn, bởi doanh thu không chỉ là con số cộng dồn mà được phân tách theo từng cửa hàng, từng nhóm sản phẩm, từng khung giờ hay mùa vụ. Từ đó, chuỗi dễ dàng đánh giá hiệu quả, nhận diện điểm nghẽn và lập kế hoạch cho năm tiếp theo.
Ngược lại, với phần lớn quán nhỏ lẻ và hộ kinh doanh gia đình, tổng kết năm vẫn là bài toán nhiều thách thức. Doanh thu thường được theo dõi rời rạc theo ngày hoặc theo tháng, chủ yếu để biết quán "có lãi hay không". Trong khi đó, một năm vận hành F&B là tổng hòa của rất nhiều biến số, từ giá nguyên liệu biến động theo mùa, chi phí nhân sự tăng giảm, đến những khoản chi nhỏ lẻ phát sinh mỗi ngày. Khi nhìn riêng lẻ, các khoản chi này không quá lớn, nhưng khi cộng dồn suốt 12 tháng, chúng âm thầm bào mòn lợi nhuận.
Với các mô hình nhỏ, việc ghi chép sổ sách hoặc theo dõi doanh thu bằng Excel có thể chấp nhận được trong ngắn hạn. Tuy nhiên, khi hoạt động kinh doanh kéo dài suốt một năm, dữ liệu bắt đầu chồng chéo và khó kiểm soát. Doanh thu lúc này không còn là chỉ số duy nhất cần quan tâm, mà quan trọng hơn là doanh thu đến từ đâu, chi phí phát sinh mạnh ở giai đoạn nào, mùa cao điểm thực sự rơi vào thời điểm nào và khung giờ nào trong ngày mang lại hiệu quả cao nhất. Đây chính là những câu hỏi mà các chuỗi hoặc quán lớn thường có sẵn câu trả lời, còn quán nhỏ thì không. Chính vì vậy, những quyết định cho năm tiếp theo của chủ quán dễ rơi vào phán đoán, cảm tính, thiếu cơ sở.
Những năm gần đây, các giải pháp công nghệ được thiết kế riêng cho mô hình nhỏ và hộ kinh doanh bắt đầu xuất hiện nhằm thu hẹp khoảng cách này. Các ứng dụng quản lý bán hàng như FABiBox do iPOS.vn phát triển không hướng tới việc biến quán nhỏ thành chuỗi, mà tập trung giúp chủ quán nhìn rõ bức tranh vận hành của chính mình.
Dữ liệu từ bán hàng, dữ liệu kho đến chi phí nhân sự được ghi nhận xuyên suốt, cho phép chủ quán lần đầu tiên có thể tổng hợp một năm kinh doanh một cách trực quan, từ nhóm món được yêu thích nhất, nhóm món ít được lựa chọn, hành vi quay lại của tệp khách quen, đến tổng chi phí đầu tư, mùa cao điểm trong năm và các khung giờ bán hàng hiệu quả trong ngày.
Chị An, chủ một hãng cà phê xe đẩy tại Cần Thơ, cho biết sau khi áp dụng FABiBox, việc tổng kết hoạt động kinh doanh trở nên rõ ràng hơn rất nhiều. "Tôi biết giai đoạn nào đang vận hành hiệu quả, thời điểm nào cần kiểm soát chi phí chặt hơn, sản phẩm nào nên tập trung và sản phẩm nào cần tinh gọn. Những quyết định cho năm mới có cơ sở để tự tin hơn", chị chia sẻ.
Theo ông Trần Xuân Trung - Giám đốc Kinh doanh iPOS.vn khu vực miền Bắc: Tổng kết năm không nên là lợi thế riêng của các chuỗi. Khi công nghệ đủ đơn giản và phù hợp, các mô hình nhỏ cũng có thể quản trị dựa trên dữ liệu để ra quyết định chính xác hơn. Hiểu đúng một năm vận hành quan trọng không kém việc bán được bao nhiêu. Dữ liệu giúp chủ quán quan sát kỹ hơn, nhưng đi chắc hơn trong năm tiếp theo.
Trong bối cảnh thị trường F&B ngày càng cạnh tranh, khoảng cách giữa chuỗi và quán nhỏ không chỉ nằm ở quy mô, mà ở khả năng nhìn rõ và hiểu đúng về các vấn đề vận hành. Khi bài toán tổng kết năm được giải quyết bằng những công cụ phù hợp, các mô hình nhỏ lẻ mới có nền tảng để bước vào năm mới với những quyết định bền vững hơn, thay vì tiếp tục vận hành dựa trên cảm tính.
