Amy Landino, 39 tuổi, là một huấn luyện viên xây dựng thương hiệu cá nhân và là người sáng tạo ra AmyTV trên YouTube. Nhưng trước khi trở thành người thành công với thu nhập thụ động 18.000 USD (gần 457 triệu VNĐ) một tháng, Landino từng là sinh viên bỏ dở đại học với khoản nợ 50.000 USD.
Cô đã cố gắng xây dựng một doanh nghiệp tiếp thị truyền thông xã hội từ con số không. Khi doanh nghiệp càng phát triển, khối lượng công việc ngày càng tăng. Cô phải trả lời khách hàng với những cuộc gọi bất kể ngày đêm. Họ muốn mặc cả giá và mong muốn được trả lời ngay mọi email gửi đến.
Cô biết mình cần thuê thêm người nhưng không đủ khả năng. Đó là lúc Landino tạo ra trợ lý giả. Đến sau này nhìn lại, cô cho rằng đó là quyết định đúng đắn nhất từng đưa ra.
Trong những ngày đầu kinh doanh, Landino nhận thấy phần lớn khối lượng công việc như trả lời điện thoại, trả lời email đều thực hiện trên nền tảng kỹ thuật số. Vì thế, cô hay người khác trả lời khách hàng đều không quan trọng. Cô tạo ra trợ lý giả có tên Olivia, lập một địa chỉ email chuyên nghiệp và giới thiệu với khách hàng.
Thay đổi nhỏ này đã có hiệu quả ngay lập tức. Khi khách hàng muốn lên lịch họp, Olivia sẽ có vai trò sắp xếp. Khách hàng bắt đầu tôn trọng thời gian hơn, sẵn sàng chấp nhận mức giá đề ra và làm việc chuyên nghiệp hơn.
Nhiều người có thể nghĩ rằng dù có tạo ra Olivia thì Landino vẫn là người làm hết mọi việc. Nhưng một trợ lý giả thực sự có thể biến đổi doanh nghiệp. Khi lấy tư cách là chính mình nói chuyện với khách hàng, Landino khó có thể trả lời “không”, nhưng với vai trò là một trợ lý, cô có thể từ chối nếu thời gian và sức lực không cho phép.
Khách hàng cũng sẽ nhận thấy được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Điều này giúp Landino có thêm kinh nghiệm giao việc hiệu quả và điều hành doanh nghiệp của mình khi thuê những trợ lý thực thụ.
Nhưng Landino cũng có những lời khuyên khi tạo ra một trợ lý giả. Đó là công việc này phải giúp phát triển chứ không tạo thêm việc, đồng thời phải luôn nhớ mục tiêu cuối cùng là thuê những con người thực sự.
Phương pháp trợ lý giả đã dạy cho Landino những bài học thực tế và quan trọng về việc coi trọng thời gian, thiết lập ranh giới chuyên nghiệp và tạo ra hệ thống để phát triển.
Theo CNBC
