Học tập kinh nghiệm thuê ngoài nhân sự từ Prudential Việt Nam – Microsoft để không ‘tiền mất, tật mang’

GIẢI PHÁP "NHÂN SỰ THUÊ NGOÀI" - TIỀM NĂNG NHƯNG CŨNG LẮM RỦI RO

Trên thế giới, mô hình "Nhân sự Thuê ngoài" đã tăng trưởng 5-7% trong thời gian vừa qua, tập trung nhiều nhất ở các lĩnh vực cơ khí, tài chính, công nghệ và dịch vụ bán lẻ. Tại Việt Nam, mô hình "Nhân sự Thuê ngoài" cũng đang được doanh nghiệp ưa chuộng.

Trong năm 2021, các doanh nghiệp Việt đã chi đến 2 tỷ USD cho các dịch vụ BPO (business process outsourcing - thuê ngoài quy trình doanh nghiệp). So với các quốc gia trong khu vực Đông Nam Á, Việt Nam đang có mức chi tiêu trung bình cho dịch vụ BPO, nằm giữa Malaysia (1.6 tỷ USD) và Indonesia (2.2 tỷ USD). Con số này vẫn thua khá xa khi so sánh với "thiên đường HR Outsourcing" Philippines (50 tỷ USD).

Ở khía cạnh khác, khi nói đến GDP, Việt Nam tăng trưởng 6.6% (cao nhất trong nhóm Đông Nam Á và Thái Bình Dương - APAC). Sở hữu thị trường nhân sự dồi dào (lên đến 51 triệu người lao động), "Nhân sự Thuê ngoài" tại Việt Nam được dự đoán sẽ còn nhiều tiềm năng phát triển.

"Có 3 khía cạnh tích cực khi doanh nghiệp áp dụng giải pháp này. Về tài chính: giải pháp này giúp tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Về vận hành: giúp doanh nghiệp cải thiện các quy trình quản trị nhân sự; gia tăng hiệu quả sử dụng dữ liệu kỹ thuật số; gia tăng hiệu suất công việc.

Về sự phát triển của doanh nghiệp: giúp tăng sự nhanh nhạy khi thay đổi về quy định hoặc cấu trúc doanh nghiệp; cải thiện tốc độ và chuyên môn khi thực hiện các nhiệm vụ cụ thể; cải thiện khả năng phục hồi và mở rộng giữa các biến động như Covid-19; và tăng hiệu quả sử dụng các công cụ kỹ thuật số", ông John Antos - Phó Chủ tịch chiến lược, Dịch vụ tính lương toàn cầu và APAC (ADP), chia sẻ trong Hội nghị về "Nhân sự Thuê ngoài Việt Nam 2022" do Talentnet tổ chức.

Hơn nữa, theo khảo sát từ ADP, 73% CEO và 70% người lao động quan tâm đến việc nâng cao điểm kỹ năng. Với sự hỗ trợ từ mô hình nhân sự thuê ngoài, nhà quản trị nhân sự có thể tập trung thời gian phát triển các kỹ năng chuyên môn, đáp ứng nhu cầu và sự thay đổi của thị trường lao động.

Tuy nhiên, giải pháp ‘Nhân sự Thuê ngoài’ không hoàn toàn tốt, bởi nếu doanh nghiệp thực hành tệ có thể ‘tiền mất tật mang’. Theo bà Nguyễn Thị Xuân Hương - Giám đốc Nhân sự của AkzoNobel Việt Nam, giải pháp này có 3 điểm yếu như sau: "Đầu tiên, tỷ lệ nghỉ việc của nhóm nhân sự thuê ngoài cao hơn gấp đôi so với nhân sự nội bộ.

Thứ hai, khi gặp sự cố với dịch vụ thuê ngoài, doanh nghiệp vừa phải giải quyết song song với người lao động và đơn vị cung cấp dịch vụ. Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro khi năng lực của nhóm nhân sự thuê ngoài không đủ chất lượng".

Nói chung, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến mức độ tương thích giữa mô hình và tính chất của doanh nghiệp, cũng như nguy cơ đánh mất khả năng kiểm soát ở khâu quản lý.

Để hạn chế rủi ro, có 3 điểm mà các nhà lãnh đạo cần nhớ để tránh các sai lầm khi áp dụng giải pháp nhân sự thuê ngoài: ngoài đưa ra mục tiêu hợp lý, phù hợp với kỳ vọng thực tế; chúng ta cần phải chọn đối tác đáng tin cậy và có năng lực phù hợp với mục tiêu mong muốn của doanh nghiệp; đồng thời xây dựng quá trình thẩm định, kiểm tra hiệu quả.

GƯƠNG THÀNH CÔNG CỦA PRUDENTIAL VIỆT NAM VÀ MICROSOFT

Prudential là một trong những doanh nghiệp giàu kinh nghiệm nhất trong mảng thuê ngoài nhân sự ở Việt Nam.

Bà Bùi Thị Thanh Thúy - Phó Tổng giám đốc Nhân sự của Prudential Việt Nam kể: Bắt đầu từ năm 2017, từ một đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực bảo hiểm nhân thọ, Prudential rớt xuống vị trí thứ 4. Nguyên nhân được dự đoán đến từ mô hình hoạt động, hoặc sự thiếu kỹ năng của nhân sự.

Prudential đứng trước bước ngoặt quan trọng và đầy thách thức, vì vừa phải chuyển đổi quy trình, vừa cung cấp kỹ năng cho nhân sự để nhanh chóng lấy lại vị thế trên thị trường. "Nhân sự thuê ngoài" trở thành giải pháp chính mà Prudential lựa chọn.

"Lúc đó, chúng tôi xác định kỳ vọng của mình như thế này: Nhân sự thuê ngoài có thể thay thế một phần hoặc toàn bộ chức năng của một nhân sự hoặc bộ phận bất kỳ. Theo đó, Prudential đã cân nhắc trên 2 câu hỏi chính: Tác vụ/ công việc này có thực sự quan trọng và cần nguồn lực hỗ trợ hay không?; tác vụ này đã có những chuyên gia - nhân sự có kỹ năng cao để vận hành hay chưa?

Việc trả lời các câu hỏi này giúp HR xác định được chức năng nào cần thuê ngoài, kèm theo kỳ vọng phát triển dành cho từng công việc cụ thể", bà Bùi Thị Thanh Thúy hồi tưởng.

Về vấn đề đo lường - đánh giá kết quả: Nhân sự thuê ngoài không nên được đo lường bằng các số liệu tức thời mà nên nhìn vào kết quả lâu dài. Tại Prudential, các kế hoạch nhân sự thuê ngoài đều có chiến lược cụ thể theo khung thời gian và được đo lường hiệu quả bởi 2 yếu tố: tối ưu tài chính doanh nghiệp và điểm kỹ năng của nhân sự lao động.

"Để áp dụng mô hình này thành công, HR là mắt xích quan trọng. Tại Prudential, phòng Nhân sự là người cố vấn, đưa ra các gợi ý về định hướng phát triển nhân sự cho lãnh đạo doanh nghiệp.

Song song đó, HR cần có cái nhìn toàn diện đối với nhu cầu phát triển chuyên biệt của từng phòng ban, từ đó xác định vị trí nào cần tối ưu hoá, mũi nhọn nào cần bổ trợ nguồn lực thuê ngoài.

Tất nhiên, để có thể thuyết phục lãnh đạo doanh nghiệp đây chính là thời điểm cần bổ sung nguồn lực từ bên ngoài, HR phải chỉ ra những lợi ích khác biệt và to lớn hơn bên cạnh việc tiết kiệm chi phí", sếp cấp cao của Prudential Việt Nam chia sẻ.

Phần mình, để duy trì hệ sinh thái khá phức tạp, Microsoft chú trọng yếu tố "Văn hóa" với sự dung hòa giữa 4 yếu tố: sự đóng góp của văn hóa vào sự phát triển doanh nghiệp; giá trị của doanh nghiệp; kỳ vọng của quản lý và Các nguyên tắc lãnh đạo. Hiện ‘ông lớn’ Microsoft có 150.000 nhân viên, làm việc cùng 75 triệu tổ chức - 17 triệu đối tác và hơn 1 tỷ người dùng trên toàn cầu

Mọi nỗ lực quản trị của Microsoft đều tập trung vào nguyên tắc "tối ưu hóa khả năng của mỗi nhân sự để họ làm điều họ giỏi nhất".

Để xây dựng nền văn hóa như trên và hỗ trợ sự phát triển cá nhân của từng nhân viên, Microsoft chọn sử dụng thuê ngoài cho rất nhiều phòng ban như bán hàng - sales và tiếp thị - marketing, kế toán, quản lý văn phòng, hỗ trợ công nghệ thông tin nội bộ, dịch vụ khách hàng, sản xuất và nhiều lĩnh vực khác…

"Vậy chúng tôi đã làm thế nào để quản trị một mạng lưới ‘Nhân sự Thuê ngoài lớn’ như vậy?

Thứ nhất, chúng tôi đã xây dựng một chính sách cho đối tượng Nhân sự thuê ngoài, bao gồm hệ thống định nghĩa - quy trình - trách nhiệm chặt chẽ, được áp dụng xuyên suốt quá trình họ cộng tác với Microsoft. Thứ hai, chúng tôi ứng dụng công nghệ vào quá trình sử dụng dịch vụ Nhân sự thuê ngoài, nhằm đảm bảo đáp ứng được cả 3 yếu tố sau.

Văn hóa đa dạng và hòa nhập: thúc đẩy đa dạng và hòa nhập (D&I) đối với nhân sự thuê ngoài mà không vi phạm các chính sách, quy định, pháp luật chung. Hiệu suất luôn được đo lường bằng cách lồng ghép phân tích dữ liệu và đo lường từ xa, vào đo lường hiệu suất dịch vụ Nhân sự Thuê ngoài.

Tuân thủ quy định địa phương: đảm bảo hợp đồng, quá trình làm việc với nhân sự thuê ngoài luôn tuân theo các chính sách, quy định, pháp luật của địa phương nơi nhân viên sinh sống và làm việc", bà Nguyễn Quỳnh Trâm - Tổng Giám đốc Microsoft Việt Nam cho hay.

Microsoft có nhiều công cụ hỗ trợ nhân viên thuê ngoài như Microsoft Power BI - có vai trò như một trợ lý ảo, giúp hỗ trợ nhân viên tổ chức công việc hiệu quả và theo dõi hiệu suất làm việc trong ngày. Cho phép tất cả nhân viên quan sát dashboard của nhau, từ đó, học hỏi và nỗ lực phát triển để xây dựng môi trường làm việc cạnh tranh lành mạnh.

Hay Microsoft Viva: Nền tảng mạng xã hội nội bộ giúp kết nối giúp nhân viên, xây dựng hội thoại mở để nhân viên cởi mở giao lưu với đồng nghiệp. Ứng dụng đóng vai trò đặc biệt trong bối cảnh xu hướng hybrid working (làm việc linh hoạt kết hợp giữa online và offline) ngày càng phổ biến.